互聯網視野下高校辦公管理系統可行性初探

葛 玲

1.貴州師范大學求是學院，貴州 貴陽 550001；2.廈門大學信息學院，福建 廈門 361005

隨著互聯網的不斷發展，高校信息系統的發展速度也很迅猛。高校日常事務性辦公數據信息紛繁復雜，對內對外的業務量雜亂無序，人員層次各異，隨著高校不斷擴招和發展，傳統信息處理系統無法滿足日益增長的辦公需求。假若采用傳統方式共享現有的數據信息資源的話，不僅降低了資源利用率，還會引起管理成本有所增加等問題，同時還會出現現有系統兼容難的問題，不得不采用最新技術進行全新管理系統軟件的開發。

高校龐大的辦公系統要做到有條不紊，循環有序的話，必須將現有的高校辦公業務管理系統，和不同職能部門、不同學院、教學一線單位之間的管理業務統一整合起來，重新整理、關聯，使之有效循環、及時處理、高效地進行辦公管理。現實中，行之有效最能解決問題的方案，就是根據高校需求，調查研究，設計開發符合學校自身的高校OA 協同辦公管理信息系統。為了對現有的網絡進行有效利用，提高高校信息數據的利用率，對已有的模塊進行完善，并增加新的功能，保存系統功能的兼容性，減少軟件的變動，讓高校各工作人員在工作中能真切的感受到信息技術所帶來的辦公效率變化，從而完成各個部門之間的協同辦公管理的目標。因此，急需開發一款高校協同辦公管理軟件來為高校各個部門提供一個一體化的綜合管理平臺。

通過對高校的OA 協同辦公事務的具體情況進行分析，可以較好的確定該系統的主要管理對象為教師、檔案、后勤和會議等。完成需求分析后，可以采用SSH 框架進行業務邏輯設計，數據管理可以采用Oracle 數據庫。開發設計系統功能模塊業務邏輯時，必須充分考慮功能模塊之間的耦合關聯性，然后使用MVC 設計模式對系統進行低耦合設計，降低系統開發難度和成本，從而提高系統可靠性和擴展性，提升系統開發效率。可行性分析研究目的在于，避免不必要的盲目投資，最大化減少對高校經費和資源的損失。具體可以從以下四個方面進行分析。

一、技術可行性

21 世紀，國外互聯網信息技術迅猛發展的勢頭推開了中國IT 技術發展的大門，中國的信息技術產業如雨后春筍蓬勃發展起來。高校辦公自動化管理系統采用的是主流的信息開發管理技術，在網絡和數據安全方面得益于現代網絡技術和數據庫技術的快速發展，使得高校辦公自動化軟件系統的網絡和數據安全有所保障，同時，有了大容量存儲設備和高質量的硬件設施作為硬件方面的強大保障，為高校OA 協調辦公事務處理系統的存儲能力、通訊能力和處理速度開發做好了準備。在高校OA 協調辦公事務處理系統的使用方面，要求使用人員或者工作人員必須具有較高的文化素質，可經過培訓很快的熟練系統并加以使用，完成維護。作為普通用戶，系統給予查看權限，使用方便、操作簡單，技術要求不高。綜合考慮，高校OA 協調辦公事務處理系統在技術上具有可行性。

二、經濟可行性

經濟可行性是指該系統的開發設計過程中所需要的成本，包括軟件、硬件以及開發人員工資成本等。高校OA 協調辦公事務系統的開發設計主要是在高校內部進行，其軟件只需要購置Oracle 軟件即可，硬件方面需要采用一臺配置較好的電腦為服務器，其他用戶電腦只需要通過內部網絡即可進行相關功能模塊的操作。開發人員的工資也是高校能夠承受的。雖然新系統的后期維護也需要費用，但本系統可以提供更加準確和及時的信息，提高高校日常辦公管理的效率。這樣不僅可以減少不必要的人員和資源浪費，還能為高校管理者提供決策數據支持。綜合對后期帶來的經濟效益與前期的投資進行分析比較，認為本系統在經濟上具有可行性。因此，在經濟上，該系統軟件的設計開發是可行的。

三、管理可行性

高校OA 協調辦公事務系統主要使用的是市場主流的數據庫Oracle 數據庫。該數據庫具有普遍性，對于原有的數據庫數據可以進行有效循環處理移植到新的數據庫中之后還會進行多次更新，當前的高校OA 協調辦公事務系統數據庫是已經被優化了的全新的該系統數據庫，以便為管理體制有條件提供新系統所必需的各種數據。對數據進行了智能分析后的系統，使用起來更加方便，可有效地提高系統管理效率。出于高校OA 協調辦公事務系統的易用性，系統的使用和管理者能夠快速熟悉管理流程進行事務管理。綜上考慮，高校OA 協調辦公事務系統具有良好的管理可行性。

四、安全可行性

高校協同辦公管理事務在處理的過程中，涉及到了高校的職工和學生用戶的檔案數據和學校后勤管理數據。為了保證這些數據的安全可靠，在系統的數據庫訪問和維護時，只有授權的部門用戶才能夠對數據進行查看，而且采用的后臺數據庫也自帶了數據的安全設置功能。因此，系統的設計方案是安全可行的。