如何做好事業(yè)單位檔案收集工作

翟忠波

大慶市大同區(qū)法律援助中心，黑龍江 大慶 163515

一、前言

事業(yè)單位的檔案收集事關(guān)事業(yè)單位的內(nèi)控能力和管理能力，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位重要的工作內(nèi)容之一，要全面強(qiáng)化法制觀念和合規(guī)理念，理順單位內(nèi)部相關(guān)人員之間的關(guān)系，重視企業(yè)內(nèi)部的宣傳工作、積極總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、重視工作的方式和方法。

二、事業(yè)單位檔案收集工作存在的問(wèn)題

（一）檔案收集工作機(jī)制不完善

新時(shí)代的社會(huì)不斷演變和發(fā)展，事業(yè)單位的管理機(jī)制也要與時(shí)俱進(jìn)，要讓事業(yè)單位的管理方式方法能夠適應(yīng)社會(huì)實(shí)際情況。在事業(yè)單位中，檔案收集工作要予以充分的關(guān)注，無(wú)論是檔案的整理、收集、編撰、管理、統(tǒng)計(jì)、應(yīng)用，都應(yīng)當(dāng)要做好各項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作。但是，有些單位對(duì)于事業(yè)單位的收集并不重視，僅僅是空喊口號(hào)，缺少具體落實(shí)的措施。很多單位并沒(méi)有真正重視檔案管理工作，僅僅在檔案管理方面進(jìn)行重視，缺少在收集環(huán)節(jié)就做好落實(shí)，制定的制度都是方向性的、缺乏細(xì)節(jié)和可操作性。在檔案收集過(guò)程中沒(méi)有指派專人專員進(jìn)行專項(xiàng)收集，也沒(méi)有設(shè)置崗位說(shuō)明和明確崗位職責(zé)。種種原因都導(dǎo)致檔案收集工作無(wú)法真正落地，真正能夠完成上級(jí)下達(dá)的任務(wù)。在檔案收集過(guò)程中的責(zé)任不明確，檔案的收集管理工作無(wú)法做到有序管理。

（二）檔案收集工作不標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范

事業(yè)單位里，有的單位對(duì)于資料收集、整理、移交、管理等環(huán)節(jié)存在諸多的不規(guī)范地方。比如，在資料收集過(guò)程中，檔案文件不齊備、編號(hào)重復(fù)、編號(hào)無(wú)規(guī)律、文本時(shí)間和實(shí)際收集時(shí)間不一致等等。有些檔案歸檔之后沒(méi)有得到妥善的保管。

（三）事業(yè)單位內(nèi)部存在職能不明晰的問(wèn)題

事業(yè)單位的組織架構(gòu)往往是采取金字塔式的直線職能，這就導(dǎo)致了部門之間各自為政、職能科室相互溝通較少的問(wèn)題，這就對(duì)檔案收集工作的有效開(kāi)展存在一定的困難。不同的科室職能壁壘，在實(shí)踐工作中，人事檔案部門通過(guò)下達(dá)任務(wù)、命令的方式獲得職能科室的人事檔案信息，但是對(duì)于檔案信息的準(zhǔn)確性缺少有效的檢查和監(jiān)督辦法。

（四）專業(yè)人員對(duì)事業(yè)單位檔案收集工作的忽視

事業(yè)單位中存在大量的專業(yè)技術(shù)人員，諸如醫(yī)院里的醫(yī)生、學(xué)校里的老師等，不少專業(yè)技術(shù)人員和市場(chǎng)比較貼近，為事業(yè)單位提供技術(shù)支持的服務(wù)。還有不少的專業(yè)技術(shù)人員利用業(yè)余時(shí)間學(xué)習(xí)獲取了國(guó)家的各種職業(yè)證書。但是有些專業(yè)技術(shù)人員存在各種各樣的顧慮、不重視檔案收集工作，并沒(méi)有每年匯報(bào)相應(yīng)人事信息，這就導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案收集有一定的短板。

三、做好事業(yè)單位檔案收集工作的原則

（一）制度重構(gòu)

事業(yè)單位內(nèi)部職能不明晰帶來(lái)了流程、崗位的相對(duì)僵化問(wèn)題，不能僅僅通過(guò)組織架構(gòu)的調(diào)整就一言以蔽之，必須對(duì)制度重新進(jìn)行構(gòu)建，使配套設(shè)施能夠更好地入手，這樣才更具有可操作性。在制度重構(gòu)原則的指引下，人事部門不僅需要落實(shí)現(xiàn)有制度，還需要通過(guò)新制度的引入，深入調(diào)研科室建設(shè)來(lái)彌補(bǔ)人事檔案收集中存在的不足。

（二）激勵(lì)兼容

與專業(yè)技術(shù)人員溝通的過(guò)程中可以了解到，整合人力資源過(guò)程中，由于擔(dān)心因?yàn)閰⒓宇~外的項(xiàng)目工作而消耗自身本應(yīng)爭(zhēng)取的績(jī)效考評(píng)內(nèi)容。出于自身利益的考慮，很多人對(duì)于檔案收集工作并不積極。所以，需要引入激勵(lì)的原則，讓參與項(xiàng)目的人員打消后顧之憂，配合事業(yè)單位員工做好檔案收集的工作。

（三）部門首責(zé)

事業(yè)單位的崗位職能涇渭分明，有些管理崗位、技術(shù)崗位的職工決定了他們無(wú)法像行政人員那樣進(jìn)行檔案收集的工作。為了避免因?yàn)樾畔⒉粚?duì)稱造成的檔案收集困擾，就需要依靠部門、科室的負(fù)責(zé)人領(lǐng)頭，遵循部門首責(zé)的原則。

四、做好事業(yè)單位檔案收集工作的問(wèn)題對(duì)策

（一）全員重視

要通過(guò)對(duì)全員的崗位培訓(xùn)、崗位宣講等手段來(lái)重視檔案收集的工作，在優(yōu)化檔案收集工作時(shí)，事業(yè)單位的黨委部門要發(fā)揮職能的引領(lǐng)作用。針對(duì)現(xiàn)階段檔案收集工作困難重重的現(xiàn)狀，黨委應(yīng)當(dāng)組織全員開(kāi)展崗位意識(shí)的培訓(xùn)和宣講工作，促進(jìn)大家明白檔案收集與職業(yè)發(fā)展息息相關(guān)，做好各項(xiàng)檔案收集工作將有助于他們?cè)跇I(yè)務(wù)層面更好的發(fā)展，將集體利益和個(gè)人利益進(jìn)行有效的聯(lián)結(jié)。

（二）調(diào)整崗位制度

要對(duì)事業(yè)單位檔案收集管理崗位制度進(jìn)行“邊際調(diào)整”，設(shè)置崗位制度不應(yīng)當(dāng)和現(xiàn)有崗位制度安排相沖突。當(dāng)前，需要鼓勵(lì)檔案收集管理的工作人員去支援其他部門，但是面臨崗位人員缺失的現(xiàn)狀，支援可以通過(guò)部門聯(lián)系制度來(lái)取代，讓電子政務(wù)平臺(tái)與相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行對(duì)接，提升溝通和信息交互的效率。通過(guò)對(duì)部門聯(lián)系制度的落實(shí)，將工作業(yè)績(jī)和個(gè)人利益掛鉤起來(lái)，納入對(duì)檔案管理人員的工作考核指標(biāo)中，能夠有效激勵(lì)他們更好地完成本職工作。

（三）消除后顧之憂

上文提到了管理人員、專業(yè)人員對(duì)于檔案收集工作的后顧之憂，這就需要我們?cè)趰徫恍v、培訓(xùn)過(guò)程中，通過(guò)對(duì)國(guó)家政策的剖析、單位制度的支持和保障來(lái)讓大家明白制度的細(xì)節(jié)，消除他們對(duì)影響本職工作的后顧之憂。當(dāng)前，國(guó)家政策已經(jīng)開(kāi)始鼓勵(lì)事業(yè)單位非行政人員參與體制外的各項(xiàng)工作，在這個(gè)政策的指引下，能夠?yàn)闄n案收集和整合自身人力資本提供了政策保障。

（四）考核指標(biāo)掛鉤

專業(yè)技術(shù)人員所在科室的負(fù)責(zé)人，不僅需要承擔(dān)日常管理職責(zé)，還需要對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部人事的相關(guān)職責(zé)負(fù)責(zé)。部門負(fù)責(zé)人要對(duì)人事信息的專業(yè)性承擔(dān)一定的責(zé)任，要促進(jìn)他們更好地完成檔案收集的工作，就應(yīng)當(dāng)在年終績(jī)效考核中加入檔案收集的內(nèi)容，突出對(duì)事業(yè)單位檔案收集工作的重要性。在績(jī)效評(píng)估的過(guò)程中，要結(jié)合檔案收集的管理目標(biāo)來(lái)開(kāi)展，在新常態(tài)下組織檔案收集部門完備評(píng)價(jià)指標(biāo)，組織人事部門、業(yè)務(wù)部門、黨委多方參與，實(shí)現(xiàn)評(píng)價(jià)的公平、公正和客觀。

（五）要形成有效的控制手段

除了對(duì)意識(shí)上重視、制度上保障、資源上支持、績(jī)效上激勵(lì)之外，行之有效的控制手段是保證檔案收集系統(tǒng)性和完整性重要方式方法。可以從以下幾個(gè)環(huán)節(jié)狠抓落實(shí)：

第一，預(yù)約收集環(huán)節(jié)。新時(shí)期的檔案收集工作要應(yīng)用新技術(shù)、新方式、新手段進(jìn)行更為有效的收集管理，在收集管理的相關(guān)工作落實(shí)布置中，要結(jié)合過(guò)去的工作經(jīng)驗(yàn)、實(shí)際的工作情況、預(yù)料可能產(chǎn)生的材料檔案。將檔案管理部門的收集環(huán)節(jié)工作予以提前的計(jì)劃、公布。比如對(duì)于檔案材料歸納的條款編號(hào)、歸檔時(shí)間、歸檔規(guī)范等等。

第二，現(xiàn)場(chǎng)收集環(huán)節(jié)。檔案收集的相關(guān)部門一定要全程參與檔案的驗(yàn)收、鑒定的相關(guān)環(huán)節(jié)及時(shí)做好溝通協(xié)調(diào)，對(duì)于檔案收集到的文件要第一時(shí)間做好驗(yàn)收、收納和處理的工作。例如，在科研課題研討會(huì)議中，檔案部門也要做到知曉、參與，其主要目的在于了解項(xiàng)目設(shè)計(jì)的進(jìn)度、評(píng)審鑒定的情況，更好地對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行驗(yàn)收，以保障檔案驗(yàn)收的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、完整性，最終給予驗(yàn)收相關(guān)的意見(jiàn)建議。對(duì)于不合格的材料，則可以及時(shí)通報(bào)相關(guān)單位進(jìn)行更正，避免因?yàn)闀r(shí)間過(guò)長(zhǎng)導(dǎo)致檔案的缺失、管理的疏忽等。對(duì)于無(wú)法參與的會(huì)議、項(xiàng)目，不能通過(guò)簡(jiǎn)單的走形式草草收?qǐng)觯ㄟ^(guò)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫仍O(shè)計(jì)和保障進(jìn)行有效落實(shí)。

第三，設(shè)卡收集環(huán)節(jié)。設(shè)卡收集指的是對(duì)材料收集過(guò)程中不同的關(guān)卡進(jìn)行制約，對(duì)相關(guān)工作人員主動(dòng)提交材料進(jìn)行的制度保障和約束。例如，可以采用相關(guān)經(jīng)濟(jì)手段進(jìn)行設(shè)卡收集，比如在科技檔案收集過(guò)程中，讓財(cái)務(wù)部門設(shè)定一個(gè)合理比例的經(jīng)費(fèi)作為歸檔抵押資金，等材料收集完整后再將這部分資金返還給相關(guān)部門。又如，在機(jī)關(guān)參加相關(guān)會(huì)議帶來(lái)的材料文件中，要?dú)w檔部門確認(rèn)檔案材料無(wú)誤后，才在差旅、項(xiàng)目費(fèi)用發(fā)票上簽字審批通過(guò)，財(cái)務(wù)才可以審核和打款報(bào)銷。通過(guò)設(shè)卡的環(huán)節(jié)，能夠通過(guò)行政、經(jīng)濟(jì)的手段對(duì)檔案收集的質(zhì)量、效率予以保障。

五、小結(jié)

新時(shí)期的機(jī)關(guān)事業(yè)單位在原有工作基礎(chǔ)上進(jìn)行了革新，為了更好地迎合時(shí)代發(fā)展的需求和與時(shí)俱進(jìn)，在檔案收集工作中，我們也要保持觀念的更新，從意識(shí)上重視、從制度上保障、從資源上支持、從績(jī)效上激勵(lì)、從環(huán)節(jié)上約束，讓各個(gè)部門加強(qiáng)溝通、互相支持。除此之外，各級(jí)事業(yè)單位還要在日常工作中對(duì)產(chǎn)生的新問(wèn)題新情況進(jìn)行探究，制定行之有效的對(duì)策、強(qiáng)化制度建設(shè)和完備，確保檔案收集工作的有序開(kāi)展。