高校檔案管理信息網絡化建設存在的問題及對策分析

高 靜

晉中學院，山西 晉中 030619

在計算機網絡技術不斷發展背景下，高校檔案管理也逐漸朝向信息化、網絡化方向發展。高校檔案承載著科研、教育、基建等原始信息，對高校未來發展有著重要意義。從另一個方面看，信息網絡也存在著雙面性特點，雖然可以提高檔案管理效率、質量，降低勞動強度，但也產生了新的問題，如基礎不完善、功能單一等，難以充分發揮信息網絡化管理效用，這就要針對現有問題采取有效的措施，完善高校檔案信息網絡化建設體系。

一、高校檔案管理信息網絡化建設問題

從高校檔案管理信息網絡化建設現狀來看，其主要存在的問題表現在：（1）基礎投入不足。很多高校將投入重點放到了教學和科研層面，導致檔案信息化管理投入不足，基礎設施不完善，如存儲硬盤、打印機數量不足以及軟件不完善等；（2）功能單一。不重視豐富管理平臺功能，更多是將網絡管理平臺作為一個信息載體，無法發揮高效率傳輸、廣泛共享信息等作用；（3）忽視了檔案信息化管理的服務性，而服務性直接關乎著檔案資源開發效率；（4）部分檔案信息被黑客篡改、盜取、復制，缺乏安全體系建設，無法保證檔案信息安全。

二、加強高校檔案管理信息網絡化建設對策

（一）強化基礎平臺建設

基礎平臺建設要從軟件、硬件兩個層面出發。在硬件層面上，需要保證計算機、打印機、傳真機功能和數量滿足要求，這也是檔案信息化管理的基礎；軟件系統作為網絡平臺功能實現的核心，包括網絡平臺的邏輯功能，可以實現電子檔案分類、傳輸、利用、整合等一系列功能，從而提高檔案利用率。良好的軟件管理平臺應該包括調度系統、監控系統、數據庫、檢索口、導航、安全系統、交互系統等。檔案平臺信息化建設需要將紙質檔案信息錄入到網絡平臺中，為了避免人工錄入錯誤，提高錄入率，可以采購一個文字掃描儀，可以直接將檔案內容掃描到Word 文檔上。

（二）豐富檔案信息平臺功能

由于當今高校檔案承載信息媒介的多樣性，除了文字，還包括圖片、視頻、音頻等。因此，檔案平臺需要將不同類型數據分類，統一存儲到數據庫當中，借助互聯網以及局域網傳輸、共享檔案信息，提高檔案資源利用率、開發率。在信息查詢方面，借助檢索窗口，用戶只需要輸入關鍵詞即可找到相關檔案信息，授權用戶還可以直接下載或打印電子檔案信息，提高檔案利用便利性。當然，也可以將數據庫信息在網絡中共享，除了檔案部門，其他部門也可以登錄檔案管理平臺查詢信息，可以大大減少檔案利用的工作量，提升了檔案共享率、利用率。

（三）構建檔案服務中心

新時期下，高校逐漸融入到市場經濟體系已經成為了必然趨勢和主要發展方向，但高校作為事業單位，必須要保證自身的公益性基本原則，承擔起應有的社會責任。因此，在服務層面上，需要構建高校檔案服務中心，為群眾提供檔案信息服務，借助網絡實現資源的共享和傳遞，構建師生、學校、科研、社會的信息溝通橋梁，提高檔案管理的生命力，保障檔案信息服務質量。服務中心利用檔案信息管理平臺的分類、查詢、利用、共享等功能，向全校師生、社會群眾公布檔案信息。反之，也可以向社會中收集有價值信息，共享更多信息，拉近高校和社會之間的距離，促進進一步豐富高校檔案信息化管理平臺的服務質量，降低信息搜索成本，實現良性循環與利用。檔案信息服務中心的核心功能是檔案處理和利用。挖掘檔案中潛藏的重要價值，對檔案資源二次開發，這樣才能夠實現最終的服務目標。

（四）強化信息平臺安全管理

很多高校都是重建設、輕管理，特別是網絡平臺安全管理。互聯網作為公開平臺，是一個開放空間，因此安全性問題一直存在。如病毒、木馬等可以盜取高校機密檔案或非公開檔案信息，如果將這些信息公布到社會上會給高校帶來巨大的損害。所以要提高檔案信息平臺的安全性，如采用安全認證技術、病毒防護技術、數據集加密技術、容災技術（備份技術）等。對于高校非公開或機密檔案來說，需要做好備份和保密工作，確保這些信息不被黑客等非法分子盜取。當然，公開檔案也要注重安全管理，避免被他人惡意篡改流傳到社會中，給高校帶來負面影響。因此，要豐富安全防護措施，設置智能防火墻、采用病毒查殺技術、定期修復系統漏洞、核心文件加密、定期備份，根據檔案管理人員、檔案應用人員設定檔案信息訪問權限，從而提高檔案信息的安全性。

三、結束語

綜上所述，在網絡信息時代下，高校檔案信息網絡化建設已經成為了必然趨勢。檔案信息化管理平臺，對加強檔案管理質量、效率、檔案開發、挖掘價值有著重要意義。這就需要結合高校信息化檔案平臺建設問題，不斷完善基礎建設工作、豐富管理平臺功能、提供優質服務、做好安全防護工作等，這樣才能夠保障檔案信息網絡管理平臺的綜合效益。