提高民政檔案現代化管理水平的措施

徐 智

雙鴨山市寶清縣民政局，黑龍江 寶清 155600

一、前言

因民政檔案具有較多種類和較大數量，在民政檔案管理過程中容易引發很多亟待妥善解決的問題。在檔案管理工作中將提高現代化管理水平的方式作為一個主要問題應重點進行考慮。

二、對民政檔案管理不斷增加相關支持力度

在民政部門日常工作中，檔案管理對各項工作的開展具有舉足輕重的作用，提高民政檔案管理水平能夠確保相關檔案資料完整性。近年來，日益擴大應用范圍的計算機技術，可將計算機管理方式應用于民政檔案管理中。對民政部門檔案管理工作應采取現代化方式，使民政部門領導提高重視信息化管理的程度，由于需投資的額度較大，有關領導只有制定科學決策才有利于開展信息化建設工作。在此項工作中應加大資金投入力度，在信息管理中購置相應的硬件設備，增加培訓檔案管理人員的專項經費，使其管理效率得到明顯提升。

三、民政檔案網絡應積極構建并在應用中不斷提高質量

民政檔案管理中主要涵蓋黨群、行政、婚姻登記、低保等工作，因較為復雜的內容，只由民政檔案人員收集無法實現全面覆蓋，因此，應由各基層部門將相關檔案資料的收集工作認真做好，因各基層部門的管理工作范圍相對穩定，分門別類接觸事物，因此在民政檔案收集時較為有利。民政檔案管理是為其資料的有效利用提供有利條件，因此，在民政檔案網絡建設管理工作中應確保各項資料相對具有較高的質量，在各網點之間加強相關工作聯系。可在整理匯總各網點中妥善處置好相關工作，使具有松散關系表現的民政檔案網絡，在具體工作中加強必要的聯系。無法及時將民政檔案歸檔這一問題較為普遍存在，導致該問題的主要原因是在工作中民政檔案管理者缺乏熱情，工作態度不夠認真，對民政檔案管理缺乏較高的重視程度。因此，在檔案網絡建設工程中應積極采取比較有效的激勵機制，對民政檔案網絡中業績比較突出的網點根據年度或季度進行相應的獎勵。以激發民政檔案管理人員的重視程度，進而使工作成效得到進一步提升。

四、提高對民政檔案工作的重視程度

民政檔案工作人員應進一步提高對檔案管理工作的重視程度，對相關信息資源的歸納管理提高認識。在民政檔案的日常工作中，檔案管理人員為群眾服務的意識應提高，積極挖掘有關資料的深入內涵，進而合理利用民政檔案信息。對有關檔案資料的應用范圍進行科學合理地控制，只采用查閱形式的傳統民政檔案信息應用，難以充分發揮管理人員的才能，民政檔案利用率達不到較高水平。民政檔案管理工作盡管看似平凡，但具有不可替代的重要作用，民政檔案管理部門應結合工作實際制定有針對性地管理措施，民政檔案管理人員提高對不同人員的不同需求采取有針對性地應對措施，將民政檔案結合其具體需要準確送達。

五、民政檔案不斷提高信息化管理水平

一是民政檔案在硬件和軟件兩方面加強信息化基礎建設，硬件基礎設施方面應加強民政檔案信息管理平臺的建設并在應用過程中不斷完善，可利用計算機技術加強民政檔案信息管理。在軟件方面應進一步提高管理人員的整體管理水平，使其對網絡、計算機、數字技術及現代管理等方面的知識加深了解。管理人員在具體工作中應將傳統管理理念徹底轉變。民政部門利用一定的時間邀請專家培訓檔案管理人員的工作方法及專業技能等方面的內容。在檔案管理工作中有關人員應對個人知識體系進行相應更新，以應對工作中的實際需要，使檔案管理水平不斷提升，進而與工作實際相適應。

二是加強電子檔案歸檔工作。現階段計算機技術日新月異，電子檔案逐漸增多，加強對電子檔案資料的保存對于檔案管理工作整體水平的提升至關重要。在此項工作中應特別關注對檔案加強管理以提高安全性，以免因計算機系統方面產生問題，造成遺失電子檔案的嚴重后果。因此，應用功能完善的軟件以用于提高軟件安全性，進而在一定程度上有效保護檔案信息。

六、結語

綜上所述，結合民政檔案管理工作實際，計算機及網絡技術的不斷更新換代為民政檔案管理創造了有利條件，也在一定程度上進一步提高了工作成效。現代化檔案管理應在具體管理工作中提高信息化管理水平，民政部門對此項工作應結合實際需求增加資金支持力度，深入探索提高民政檔案信息的利用率，特別是在信息化建設方面應進一步加大力度，使民政檔案管理工作效率不斷提升，服務質量不斷提升，進而對民政檔案管理現代化起到一定的促進作用。