檔案信息利用價值的研究

譚 暢

吉林司法警官職業學院，吉林 長春 130000

檔案信息，從廣義上來說，指能夠來源于檔案的反映和記錄、再現各種事物已經發生過的運動狀態、方式及其規律的可以消除人們不確定性的象征或知識。有兩層的含義：一是來源于檔案的信息，二是關于檔案的信息。通常我們所說的檔案信息是指第一種含義，也就是狹義的檔案信息，是依托于載體但是不包括載體的知識內容。廣義的檔案信息不僅包括了檔案的內容，同時也包括了在檔案加工及整理過程所產生的產品，如檔案的目錄、索引內容信息等。所以檔案信息的含義比檔案內容，其內容更加廣泛。檔案信息是人類智慧的集中體現，是檔案實體所蘊含的所有知識、內容等的智慧集合體。

一、當前檔案信息資源使用存在的弊端

盡管人們已經意識到檔案的價值且檔案信息資源越來越多，但由于各種因素的限制，使得當前的檔案的利用率還不是很高。當前面臨的主要困難是在檔案管理方面還較為落后，傳統管理模式還沒有被創新和變革。實際上，當前很多檔案館（室）都是一種被動服務的工作方式，在自身工作宣傳方面做的也不是很到位。表現在檔案管理部門和使用者之間無法進行有效的交流溝通，表現出檔案管理者整理和收集管理著大量的檔案信息資源，但是信息的需求者卻不知或者無法利用到。因此，檔案管理更多的傾向了資料及信息的收集和整理，但是卻對使用者的利用缺乏必要的關注，使得多數檔案被置之高閣而無法發揮應有的利用價值。另外，從檔案內容的使用來看，有的使用者僅僅是參考其中的具體信息，但有的則需要挖掘其中的深層次的內涵，但檔案管理部門卻無法滿足這一方面的需要，也就是檔案管理的編研部門無法真正發揮其設置的作用，其檔案信息資源開發利用還需要進行創新和深度發展。另外，因為檔案管理方面缺乏必要的信息化、網絡化建設，使用者無法進行方便、快捷的使用，也使得檔案的利用率受到抑制。

二、檔案信息利用效益分析

檔案信息利用效益分析，主要是指測算社會效益及經濟效益等。其中檔案利用工作的社會效益，是與經濟效益相對而言，社會效益可以從政治效益、思想文化效益等方面進行理解。如通過檔案維護我國國家主權及領土的完整，維護國家的根本利益，促進民族團結，從而為國家的重大決策提供支持，為建設新中國及推動改革開放服務等；通過檔案來實現社會穩定，貫徹落實黨的各項政策，為解決各類產權糾紛，進行地界劃定等提供相應的憑證；利用檔案來維護公民及單位團體的合法權益，檔案通過提供個人的出生證明、婚姻財產、學歷證書等內容來提供公證的材料依據，從而為保障公民的相應的權益提供保障，為監督合同及契約或者協議的有效執行提供有效的依據；利用檔案為我國開展社會主義精神文明建設提供條件，通過各類檔案出版物、檔案展覽等方式對社會各界群眾特別是青少年開展愛國主義思想教育、傳承中華文明，為開展歷史學習、研究及推動我國科學文化事業的發展提供相應的檔案信息服務等。

雖然我們無法對檔案利用效益進行精準計算，但卻不能否定檔案信息利用中客觀存在的利用效益。檔案利用效益，概況來說有以下幾個特點：一是具有多維性的特點。檔案信息資源在利用中應重視其信息共享能力的開發，這是檔案信息利用多維性存在的主要原因，尤其是檔案信息資源的共享性與物質產品所具有的多用途不同，其多方面的效益是可以并存的、同時實現的，而物質產品的用途卻不能同時實現和并存。二是具有間接性的特點。檔案信息資源的價值是間接發揮作用的，是一種有著間接性的效益。三是具有長效性的特點。進行檔案的保持其目標是為了后期的應用，所以檔案只要處于保存期內，就決定了其價值具有長期的有效性，其價值的發揮也是長期的。

三、檔案信息利用評價

檔案工作的最終目的及重要產出是檔案信息利用評價，檔案工作的全部核心就在于對檔案信息利用的評價。而評價則主要通過利用活動中所產生的各種數據來進行相應的利用狀況的判斷，從而為監測檔案信息利用工作提供一定的數據支持，便于更好的了解檔案信息利用以后的發展方向，并為更好的實施管理提供科學化的數據支持，從而更好的推動檔案信息利用工作的開展和創新，提高檔案信息利用活動的質量。檔案信息利用評級可以分為定性評價和定量評價兩種，對于可以測量的工作進行定量分析，而對于無法直接測量的只能進行定性分析和評價。前者可以根據相應的公式，根據所獲得的數據進行計算即可；而對于定性評價，則需要開展精確的評價，通常使用二次量化法，也就是先定性再定量，從而使得評價定性指標有量的概念，并以量作為前提，在量化的前提下進行定性描述。

總之，追求效益是所有行政及事業管理和生產生活的根本目標。在開發利用檔案信息資源中追求效益是為實現根本目標而服務的，這些社會效益與經濟效益都包含了各級各類檔案信息機構在開發檔案信息資源中所產生的效益，是在檔案信息的基礎上而實現的，體現在了包含國家機關及團體、企事業單位所產出的總效益中。歷史事實證明，檔案信息資源的經濟效益是可見的，并借助不同單位的微觀預算，為客觀效益的統計測算打下基礎。