企業(yè)辦公室綜合事務(wù)管理現(xiàn)狀及改進(jìn)措施

（神華巴彥淖爾能源有限責(zé)任公司，內(nèi)蒙古 巴彥淖爾 015000）

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和信息技術(shù)的推廣使用，促使企業(yè)的管理方式不斷的創(chuàng)新，企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展中的事務(wù)更多，涉及的內(nèi)容更廣，這對(duì)企業(yè)辦公室的管理也提出了新的要求。辦公室作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展中的重要職能部門(mén)，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展有著極大的影響作用。通過(guò)提高企業(yè)辦公室綜合事務(wù)管理的能力和水平，能夠促使企業(yè)的各個(gè)部門(mén)更加和諧，更加有效的開(kāi)展合作，同時(shí)管理者也能夠更加準(zhǔn)確的、及時(shí)的了解各部門(mén)和人員的具體工作情況，采取有效的措施進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)，推動(dòng)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

一、企業(yè)辦公室綜合事務(wù)管理的現(xiàn)狀分析

（一）辦公室人員的整體能力有待提高

當(dāng)前，部分企業(yè)在管理的過(guò)程當(dāng)中沒(méi)有充分的認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)企業(yè)辦公室管理的重要性，所采用的人才選拔標(biāo)準(zhǔn)等不規(guī)范，從而導(dǎo)致應(yīng)聘人員的綜合業(yè)務(wù)能力、辦事能力、知識(shí)水平等相對(duì)比較低，在面對(duì)突發(fā)情況的時(shí)候不能及時(shí)的、很好的處理，導(dǎo)致企業(yè)辦公室綜合事務(wù)管理的水平不高，效率下降，從而影響企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展。例如，部分職員不能熟練的掌握和運(yùn)用表格制作、文字輸入等相關(guān)工具軟件，管理過(guò)程中的基本技能有待進(jìn)一步提高；在工作的過(guò)程中存在著工作延期、推卸責(zé)任的情況，影響日常辦公的效率；企業(yè)部分的員工在工作中思維模式比較固化，不能夠積極主動(dòng)的參與新事物的學(xué)習(xí)，工作中缺乏創(chuàng)新性和創(chuàng)新意識(shí)，影響工作的氛圍，同時(shí)也影響整體的管理水平。

（二）工作熱情和工作積極性有待提高

企業(yè)辦公室作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)和管理中的重要職能部門(mén)，辦公室人員工作的效率和工作的氛圍會(huì)對(duì)企業(yè)的整體發(fā)展產(chǎn)生影響。企業(yè)在管理過(guò)程中需要積極主動(dòng)地加強(qiáng)溝通和交流，營(yíng)造良好的工作氛圍。部分企業(yè)在對(duì)辦公室人員進(jìn)行選拔的過(guò)程中沒(méi)有對(duì)相關(guān)人員的性格、特點(diǎn)、需求等的進(jìn)行測(cè)試和分析，從而導(dǎo)致辦公室人員的語(yǔ)言交流能力和靈活變通能力不強(qiáng)。在工作過(guò)程中缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，無(wú)法準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)到自身的責(zé)任與義務(wù)，工作缺乏熱情和積極性，從而導(dǎo)致企業(yè)部分員工無(wú)所事事，不按照企業(yè)的規(guī)章制度和程序規(guī)范進(jìn)行業(yè)務(wù)活動(dòng)等。

（三）管理過(guò)程不規(guī)范

部分企業(yè)在管理的過(guò)程中，對(duì)相關(guān)制度、程序和規(guī)范落實(shí)不到位，從而導(dǎo)致管理的目標(biāo)性不強(qiáng)，不能準(zhǔn)確的劃分職責(zé)和權(quán)限，沒(méi)有將企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)和相關(guān)職責(zé)等劃分到具體的人員和部門(mén)當(dāng)中，從而導(dǎo)致企業(yè)的員工無(wú)法準(zhǔn)確的了解自身的責(zé)任與義務(wù)，日常工作當(dāng)中分配不合理工作處理不當(dāng)?shù)葐?wèn)題，從而影響到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展。

二、企業(yè)辦公室綜合事務(wù)管理的提升措施

（一）開(kāi)展教育和培訓(xùn)工作

企業(yè)可以通過(guò)開(kāi)展培訓(xùn)和教育工作，提高辦公室人員的整體能力和水平。一方面，通過(guò)加強(qiáng)思想政治教育工作，強(qiáng)化企業(yè)文化建設(shè)，營(yíng)造更加活躍的、寬松的工作環(huán)境和工作氛圍，增強(qiáng)企業(yè)辦公室職員的責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，提高辦公室人員的創(chuàng)新能力和創(chuàng)新意識(shí)。促使企業(yè)辦公室人員養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣和工作態(tài)度，更加積極的、熱情的投入到工作當(dāng)中。另一方面，組織開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，通過(guò)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，提高辦公室相關(guān)人員的業(yè)務(wù)能力和基本技能。

（二）科學(xué)的制定招聘標(biāo)準(zhǔn)

辦公室在管理的過(guò)程當(dāng)中，需要科學(xué)的、合理的選拔人才。首先，需要科學(xué)的制定招聘標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)相關(guān)人員的技能等進(jìn)行綜合考評(píng)和分析，擇優(yōu)錄取。其次，對(duì)新錄用的員工科學(xué)的制定試用期，在試用期內(nèi)對(duì)辦公室員工的工作能力、基本技能、操作能力、業(yè)務(wù)能力、語(yǔ)言交際能力、靈活應(yīng)對(duì)能力等進(jìn)行綜合的分析，以便能夠更好的適應(yīng)崗位的需求。最后，需要對(duì)相關(guān)人員的性格、特點(diǎn)、特長(zhǎng)和需求等進(jìn)行評(píng)價(jià)和分析，及時(shí)的對(duì)崗位進(jìn)行調(diào)整，促使人員能夠發(fā)揮出最大價(jià)值。

（三）加強(qiáng)日常管理

企業(yè)辦公室需要不斷的提高管理的能力，加強(qiáng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)與員工間的交流和溝通，促使企業(yè)內(nèi)部相關(guān)人員更加和諧的相處，營(yíng)造良好的工作環(huán)境和工作氛圍。通過(guò)有效的溝通和交流，及時(shí)的了解員工的心理狀態(tài)和員工的相關(guān)需求，針對(duì)員工日常工作和生活中的問(wèn)題，幫助員工解決，通過(guò)有效的關(guān)懷，提升員工的歸屬感和工作積極性，從而提高員工的工作效率。

（四）建立和完善相關(guān)管理制度

企業(yè)需要不斷地建立和完善相關(guān)管理制度，促使辦公室的管理工作更加的規(guī)范、更加的科學(xué)、更加的合理、更具有人性化，從而提高辦公室綜合事務(wù)管理能力。一是，企業(yè)辦公室需要提供全方位的管理服務(wù)，對(duì)企業(yè)的工作流程和工作環(huán)節(jié)進(jìn)行管控。二是，科學(xué)的制定激勵(lì)制度，通過(guò)有效的獎(jiǎng)罰制度，確保日常工作中的各項(xiàng)目標(biāo)和職責(zé)落實(shí)到實(shí)處，從而提高工作的效率。三是，建立和完善考核制度，制定科學(xué)的考核標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)有效的考核，促使企業(yè)的各項(xiàng)工作和流程更加的清晰，工作的分配更加的合理。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，為有效的提高企業(yè)辦公室綜合管理的能力和水平，需要不斷地建立和完善相關(guān)管理制度，實(shí)施規(guī)范化管理。這需要企業(yè)在管理的過(guò)程中不斷的發(fā)現(xiàn)管理中的問(wèn)過(guò)，增強(qiáng)相關(guān)人員的整體能力和水平，完善相關(guān)制度和規(guī)范，并做好相關(guān)制度、規(guī)范和程序的落實(shí)工作，針對(duì)管理中的問(wèn)題采取有效的措施，推動(dòng)企業(yè)持續(xù)發(fā)展。