淺議企業(yè)檔案的綜合管理

（吉林省通化市通化鋼鐵股份有限公司運輸公司，吉林 通化 134002）

隨著經(jīng)濟、科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展和企業(yè)活動的多樣化,企業(yè)檔案日益成為多種門類與載體、內(nèi)涵不斷豐富的檔案綜合體。

那么企業(yè)在新一輪競爭中如何開創(chuàng)新優(yōu)勢，企業(yè)檔案工作如何為企業(yè)開創(chuàng)輝煌，企業(yè)檔案工作的管理采取何種舉措來應(yīng)對，筆者認為，現(xiàn)代企業(yè)面臨著市場的不斷變化，其內(nèi)部各項工作都要與企業(yè)的生存和發(fā)展相適應(yīng)。企業(yè)的轉(zhuǎn)軌變型，使各個單位在各項管理決策中對信息的需求，已由比較專一向綜合、零散向系統(tǒng)、原始向精加工發(fā)展，原有的管理模式、單調(diào)的檔案信息，已不適應(yīng)客觀形式發(fā)展的需要。因此，筆者在借鑒以往經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，提出為適應(yīng)現(xiàn)行改革的需要，必須加強企業(yè)檔案的科學(xué)化管理。

一、企業(yè)檔案實行綜合管理的必要性

（一）企業(yè)檔案綜合管理存在的主要問題

1.管理分散：作為企業(yè)檔案，基本上都是將文書檔案、科技檔案、會計檔案拼湊到一起實行集中管理，人事檔案由人事部門管理，勞資檔案由勞資部門管理，沒有從本質(zhì)上保持檔案的整體性，這樣會很容易將一些業(yè)務(wù)檔案遺漏丟失。

2.企業(yè)檔案管理隊伍、管理制度已不能適應(yīng)新的形勢需要。一是檔案人員隊伍削弱，我們現(xiàn)在的企業(yè)，檔案人員多數(shù)是一兼多職，造成檔案工作兼而不顧，每年例行公事的組卷、立卷，沒有時間進行深挖潛，有的單位在改革中忽視了檔案管理制度的建立，造成檔案管理混亂，甚至出現(xiàn)企業(yè)檔案的流失，隨著企業(yè)制度的完善，檔案的數(shù)量與日俱增，檔案的管理難度也隨之增大，但有關(guān)的管理措施還尚未跟上。

（二）企業(yè)檔案管理實行綜合管理的必然性

1.企業(yè)檔案是各類檔案的總和

企業(yè)檔案作為一個檔案的全宗、必須是一個有機的整體，在一個企業(yè)內(nèi)各部門，不同形式的檔案在管理中必須按全宗進行，并要求在機構(gòu)、體制、人員、設(shè)備、制度等方面都實行綜合整體管理。從管理對象來看，這是企業(yè)檔案管理的共同規(guī)律，從管理方法來看，這具有明顯的整體性。

2.檔案是企業(yè)的信息來源，是企業(yè)的靈魂

由于生產(chǎn)力和科學(xué)技術(shù)的不斷進步，檔案的種類在不斷增加，檔案工作的內(nèi)容也日益擴大，這使企業(yè)檔案工作也發(fā)生了變化。為適應(yīng)新形式發(fā)展需要，必須實行檔案的綜合管理。企業(yè)只有實行檔案的綜合管理，才能更全面、更集中、更突出地發(fā)揮檔案的整體優(yōu)勢，更有效地、更大限度地開發(fā)利用檔案的信息資源，為企業(yè)的發(fā)展建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)。

二、企業(yè)檔案綜合管理能夠促進企業(yè)再創(chuàng)優(yōu)勢

從企業(yè)檔案綜合管理的特點可以看出，企業(yè)檔案的綜合管理將在優(yōu)勝劣汰的競爭機制中發(fā)揮作用，創(chuàng)造更高的效益，為企業(yè)服務(wù)。

（一）企業(yè)檔案綜合管理使檔案部門更好的發(fā)揮作用。企業(yè)檔案實行綜合管理，有助于行政主管部門把著眼點放在提高檔案工作基礎(chǔ)管理上，放在提高工作質(zhì)量和綜合水平上，放在提高專兼職人員素質(zhì)和檔案信息開發(fā)服務(wù)的功能上；有助于強化全員檔案意識，提高企業(yè)各職能科室把平時在各項活動中形成的材料歸檔的自覺性。

（二）企業(yè)檔案綜合管理，綜合開發(fā)信息資源，為企業(yè)適應(yīng)市場服務(wù)。檔案信息資源的綜合開發(fā)利用，為企業(yè)產(chǎn)生的經(jīng)濟效益是十分顯著的，它雖不直接創(chuàng)造經(jīng)濟價值，但利用綜合檔案信息資源可避免重復(fù)努力，間接地為企業(yè)節(jié)約大量資金，促進企業(yè)經(jīng)濟效益的提高，為企業(yè)創(chuàng)造無窮的財富。

三、企業(yè)檔案實行綜合管理的條件

綜觀企業(yè)檔案管理的特點、現(xiàn)狀以及作用，說明實行企業(yè)檔案綜合管理是正確的，但要真正實行綜合管理還是有一定難度。

（一）企業(yè)檔案實行綜合管理，領(lǐng)導(dǎo)要到位，具體人員要到位。要進行檔案綜合管理，首先在企業(yè)中應(yīng)有一個統(tǒng)一的檔案管理機構(gòu)，要有明確分管理檔案的領(lǐng)導(dǎo)，不能只是掛名、虛設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)，檔案人員素質(zhì)與檔案綜合管理水平的提高要相適應(yīng)，完善好檔案管理網(wǎng)絡(luò)，檔案人員要具備檔案方面的專業(yè)知識，又熟悉檔案工作的規(guī)章制度，掌握檔案業(yè)務(wù)的原則和方法及要有相關(guān)的科學(xué)技術(shù)知識和綜合協(xié)調(diào)能力，能更好地開發(fā)與利用企業(yè)的信息資源。

（二）企業(yè)檔案實行綜合管理，健全制度要到位，必要設(shè)施要到位。

1.企業(yè)檔案實行綜合管理必須建立健全統(tǒng)一的檔案管理制度。體現(xiàn)綜合管理的整體內(nèi)容，不能分別制定文書檔案歸檔制、科技檔案歸檔制、庫房管理制度等，應(yīng)把這些制度作為一個單位內(nèi)綜合管理制度中的組成部分，這樣可以在內(nèi)容上避免重復(fù)。

2.搞好企業(yè)檔案的綜合管理，要努力改善保管條件，檔案采取多種形式，用現(xiàn)代化裝具或計算機輔助管理來維護檔案的完整，最大限度地延長檔案的壽命。

（三）企業(yè)檔案實行綜合管理，監(jiān)督指導(dǎo)要到位。

《中華人民共和國檔案法》賦予企業(yè)和其他組織內(nèi)的檔案部門的主要職責(zé)之一就是加強對檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)職能，各企業(yè)檔案部門對所屬機構(gòu)檔案工作除了通常采取的電話、會議等不甘落后指導(dǎo)工作外，還包括綜合本單位系統(tǒng)的實際，對專、兼職檔案人員進行系統(tǒng)或?qū)ｎ}的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要。

綜上所述，企業(yè)檔案實行綜合管理后，掌握了企業(yè)單位中的黨群、行政及生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)營等管理活動的原始材料和計算數(shù)據(jù)，這是我們參與服務(wù)的有利條件，充分運用這些有利條件，在服務(wù)思路上、形式上要有根本的轉(zhuǎn)變。在改革中只有強化企業(yè)檔案實行綜合管理，才能進一步推動企業(yè)檔案工作的蓬勃發(fā)展，才能取得更大的經(jīng)濟效益和社會效益，為兩個文明建設(shè)服務(wù)，為企業(yè)的改革和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。企業(yè)檔案實行綜合管理是必由之路。