淺談“互聯網+”在高校科研檔案管理工作的運用

許玲玲

（廣西大學行健文理學院，廣西 南寧 530005）

在高校的檔案管理中,科研檔案的管理是其工作的重要組成部分,科研檔案所呈現的規模和管理水平反映了該學校一直以來的學術積淀及科研傳承。科研檔案也是高校檔案管理中重要的檔案內容之一，對高校科研中積累的工作流程，以及相關成果和數據等進行記錄，對高校科研在每年申報項目、立項情況加以體現，其參考價值和保存價值很高。所謂教學決定生存，科研決定水平。高校科研檔案結合“互聯網+”的發展背景，對檔案管理及利用起到了提高效率的作用。

一、高校科研檔案管理中存在的問題和不足

（一）重視程度較低

以往高校管理中，對科研檔案管理重視程度較低。在傳統觀念影響下，認為檔案管理并非學校重點工作，完成上報，不泄露即可。還有些工作人員抱著“不出錯，即無過”的想法對移交上來的檔案資料，只是進行單純地保管、簡單利用，且從來不主動去收集檔案資料，造成許多珍貴的檔案資料遺失。通常上級要求交申報材料后，不為自己學校保存檔案的現象時常發生。因此，高校科研檔案并沒有發揮其應有的價值。

（二）檔案人員素質不夠

很多學校專職檔案管理員只有若干名，還需要二級學院或二層單位對科研工作進行組織和管理，往往這些人員都是兼職教學任務或其他方面的工作。這些兼職的人員素質不能與的檔案管理要求相適應，不能夠推廣一些管理經驗，還往往對學校層單位有很強的依賴。有工作制度要求也并沒有很好地去行使職責，只是做一個傳遞或跑腿的。

（三）管理創新落后

目前，仍有很多高校采取的是傳統科研檔案管理方法，簡單地掃描、編輯、上傳、查詢等，甚至有的高校只用EXCEL 表格手工錄入統計管理，沒有對信息化技術和方法充分利用。一些高校雖然引進了檔案信息化管理，但是在數字化檔案管理軟件上，沒有形成統一化的安全標準管理體系。一些數字化檔案管理軟件，沒有對接上學校的OA 系統，檔案信息處理利用效率降低。

二、“互聯網+”在高校科研檔案管理工作運用

（一）“互聯網+檔案”的內涵及意義

“互聯網+”的含義就是“互聯網+各個傳統行業”。但這種“+”并不是兩者簡單的組合，而是利用現代信息通信技術及互聯網平臺，將互聯網與傳統行業實現深度融合，從而創新的發展業態。

（二）檔案統計工作的職能

為確保項目管理的規范化，才能使計數據的真實性、完整性和準確性得到充分的保障。一個信息的是否準確在很大的程度上取決于統計信息的質量的高低，因此集中力量把控好基礎數據的質量關、加強對項目數據的管理監控力度，不斷的促進科研管理部門統計數據信息質量監控機制是十分必要的。隨著現代化建設的不斷推進，統計信息的需求量不斷增加，對于科研管理統計部門的工作人員來說，是一邊需要借助網絡填寫相關報表，定期向上級領導提供統計信息，另一邊充分利用互聯網共享資源的優勢，也很好地為二級學院或二層單位的不重視檔案解決依賴性問題。充分發揮出自己統計監督的職責，及時在網絡相關文獻中提取、匯總、整理及保存工作，并且積極監督和指導相關科室的報表工作。

（三）利用“互聯網+檔案”模式，推進高校科研檔案服務創新

隨著社會對檔案信息的需求越來越高，檔案工作人員采用靈活多樣的服務方式，變被動服務為主動服務，變一般化檔案查閱為多樣化、特色化服務，變粗淺的單層次服務為多層次的全方位服務。科研管理部門根據自身人力、財力和物力情況，找準科研檔案工作服務創新的突破口。開展諸如“項目立項/結題通知（文件）”“項目進程提醒”“項目信息”“成果檔案實體信息庫”“業績獲獎情況”等服務項目的研究與開發，同時還與人事職改辦的教師職稱，教師教學科研工作量、學生創新實踐教學等關聯，不斷擴大高校科研檔案管理工作的作用，為教學科研、師生員工以及整個社會的服務范圍。

（四）“互聯網+”檔案信息化安全

檔案管理運用上“互聯網+”后，是我們需要注意信息化安全的問題。我們不僅要做好硬件的維護、加強防病毒工作，而且要做好數據備份，防止檔案管理系統因意外帶來的不可恢復性。除此之外，我們還要加強檔案內部管理體制的建設，提高管理工作人員保密意識，確保科研項目、成果檔案管理信息化的安全運行。

三、結語

綜上所述，在“互聯網+檔案”的模式下可提高科研檔案管理的工作效率與質量，是影響學校整體的管理水平。“互聯網+”背景下的檔案管理還有很多的功能和作用可以探討，這需要科研管理工作人員用心工作，時刻保持檔案意識頭腦，開發科研檔案的利用形式，從而使科研檔案發揮出更大的價值。