創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理提高檔案工作水平的途徑分析

趙曉釩

（淄博市第一醫(yī)院，山東 淄博 255200）

我國的醫(yī)院檔案管理發(fā)展得越來越成熟，主要涉及醫(yī)院各類公文、各類活動和事件的記錄、工作文檔等，是醫(yī)院日常工作的重要一環(huán)。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作采取紙質(zhì)化辦公模式，效率低，資源浪費量大。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)如今的醫(yī)院檔案管理工作大多借助電子設(shè)備進行，不但能節(jié)省資源，還能方便操作，實現(xiàn)信息共享。所以，創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作方法對于醫(yī)院日常工作來說十分重要。

一、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）醫(yī)院檔案管理工作的特點

醫(yī)院檔案具體指的是醫(yī)院各類公文、各類活動和事件的記錄、工作文檔等，對于醫(yī)院管理工作來說至關(guān)重要。根據(jù)醫(yī)院檔案的概念，可以得出醫(yī)院檔案管理工作的特點，主要有以下幾點：第一，有章可循。醫(yī)院檔案載體的規(guī)范性高，必須按照國家的相關(guān)規(guī)定編寫和管理，對它的內(nèi)容、格式、檢驗等方面都有一系列的規(guī)章制度限制，所以醫(yī)院檔案管理是有章可循的。第二，可使用性。醫(yī)院檔案管理工作服務(wù)于醫(yī)院的各項工作，他的目的不僅在于存儲信息，還在于方便信息使用。醫(yī)院檔案可作為參考資料，具有權(quán)威性。醫(yī)院檔案可作為決策憑據(jù)，具有科學性。使用醫(yī)院檔案時，它可向我們提供查詢、存儲、分類、管理等功能，方便使用。第三，安全性強。醫(yī)院檔案作為醫(yī)院的內(nèi)部資料，具有很強的安全性。安全性要求不僅在于醫(yī)院檔案的存儲方面，還在于他的使用和傳播過程都必須注意保密。

（二）醫(yī)院檔案管理工作的原則

醫(yī)院檔案管理工作的原則可以分為三大點，第一，醫(yī)院檔案完整性。醫(yī)院檔案需要記錄某一工作的全部流程，在收集檔案時，不可發(fā)生疏漏，要完全能記錄整個流程。醫(yī)院檔案的完整性關(guān)系到使用的高效性和管理工作的工作質(zhì)量，是醫(yī)院檔案管理最重要的部分。第二，收集工作規(guī)范化。醫(yī)院檔案的收集工作困難主要體現(xiàn)在醫(yī)院檔案的分布不集中，收集起來麻煩，分布無規(guī)律，難以尋找。所以，醫(yī)院檔案的收集環(huán)節(jié)需要有專門的制度規(guī)范它，讓專人負責專職，工作分配到個人，規(guī)范工作流程。第三，檔案篩選法則。醫(yī)院工作雜而細，不是所有的工作都需要記錄到檔案內(nèi)，我們只需要選取價值高的工作記錄。醫(yī)院資料篩選入檔案的工作至關(guān)重要，有目的、有策略的選取最有價值的信息，排除無關(guān)信息，提高醫(yī)院檔案管理工作效率。

二、醫(yī)院檔案管理的工作方法

（一）管理主動化

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作被動地接受指令，管理效率低，有時會出現(xiàn)工作的時間不夠的現(xiàn)象。醫(yī)院檔案主動化要求前移進行管理工作的時間，主動整理文檔和主動進入運轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，控制整個流程的進展，確保收集的檔案的精確性和系統(tǒng)性。第一，建立醫(yī)院檔案體制，以制度來保障工作進展。醫(yī)院檔案體制涉及的制度包括歸檔制度、收集制度、整理制度等，歸檔制度是最重要的制度。歸檔制度的規(guī)范化可以統(tǒng)一工作流程，方便工作人員操作，提高管理效率。第二，管理工作流程化。把整個管理工作整理為一個流程工作，流程中分化為幾個階段工作，每個階段工作都有對應的工作任務(wù)和人員安排，上一個階段的人員沒有權(quán)限管理下一個階段的人員，提高工作效率。人員的安排分為三個主要崗位，主要負責預立卷、檔案整合和庫房監(jiān)控管理。三級分配方式使得醫(yī)院檔案管理工作有條理，保證了醫(yī)院檔案管理工作的安全性和完整性。

（二）管理信息化

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作將信息技術(shù)應用在其中。信息技術(shù)可以應用在信息存儲、信息保密、信息共享、資源節(jié)約等方面。醫(yī)院檔案作為醫(yī)院的內(nèi)部資料，具有很強的安全性，避免發(fā)生泄漏。安全性要求不僅在于醫(yī)院檔案的存儲方面，還在于他的使用和傳播過程都必須注意保密。將醫(yī)院檔案管理信息化，采取各種加密算法和通信協(xié)議，可以提高信息的安全性。檔案管理信息化離不開計算機設(shè)備和操作設(shè)備的人員，所以，管理人員需要有專業(yè)素養(yǎng)和操作設(shè)備的能力。為了培養(yǎng)操作人員的專業(yè)核心素養(yǎng)，醫(yī)院可以組織培訓活動，培訓管理人員的理論知識和實踐能力。邀請信息技術(shù)相關(guān)的專家開講座，宣傳檔案管理信息技術(shù)和現(xiàn)代化操作系統(tǒng)，提升管理人員的設(shè)備使用能力和規(guī)范管理能力。信息化管理應用到信息化軟件技術(shù)包括檔案管理系統(tǒng)、檢索系統(tǒng)、電子開發(fā)系統(tǒng)和其他相關(guān)軟件系統(tǒng)。擁有電子信息技術(shù)的部分工作人員積極帶動其他工作人員共同學習，共享資源。因為醫(yī)院檔案管理工作是一項基礎(chǔ)性、綜合性的工作，醫(yī)院的全體人員都應該能掌握和靈活運用。最后，醫(yī)院檔案管理信息化需要提高工作人員的思想意識，讓管理人員充分了解檔案信息化的重要性，把發(fā)展信息技術(shù)作為管理工作的首要任務(wù)，提高現(xiàn)代化的管理意識，深化管理人員對管理的理解。對于醫(yī)院來說，重視檔案管理工作需要加大對于管理工作的人才投入，吸引優(yōu)秀人才，引進先進設(shè)備，提高醫(yī)院檔案管理工作的效率和工作質(zhì)量。

我國的醫(yī)院檔案管理發(fā)展得越來越成熟，改變傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作的紙質(zhì)化辦公模式，現(xiàn)如今的醫(yī)院檔案管理工作大都采用電子設(shè)備，醫(yī)院檔案完整性高，收集工作規(guī)范化，有一套獨立的檔案篩選法則，提高檔案管理工作效率。管理工作逐漸趨向于主動化和信息化，改進后的檔案管理工作不僅能節(jié)省資源，還能方便操作，實現(xiàn)信息共享，保證了醫(yī)院檔案管理工作的安全性和完整性，以提高檔案工作水平。