醫院突發公共衛生事件防控檔案的收集及管理

代行衍

摘 要：醫院是突發公共衛生事件防控的主戰場，各醫院均針對性做出了公共衛生事件防控的相關策略，在此期間不僅醫務工作者們做出了巨大貢獻，而且醫院檔案管理工作者也面臨著十分艱巨的任務，本文論述了醫院突發公共衛生事件防控檔案收集和管理的方法，從多方面分析了醫院檔案收集及管理在突發公共衛生事件期間及過后的重要作用。

關鍵詞：醫院;檔案管理;突發公共衛生事件防控

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.071

突發公共衛生事件具有內容多樣性、資料搜集非程序性、資料收集復雜性的特點，因此，給突發公共衛生事件檔案資料的收集帶來了巨大困難。醫院處在突發公共衛生事件防控一線，醫務人員在突發公共衛生事件防控戰中做出了重要貢獻，醫院突發公共衛生事件防控檔案的收集、管理和利用也面臨著巨大挑戰。

1 醫院突發公共衛生事件防控檔案管理的重要性

1.1 醫院檔案管理部門的職責

做好檔案的收集和管理是檔案管理工作者的職責。醫院是突發公共衛生事件的主戰場，醫院在工作中產生了大量文字、圖片、視頻形式的檔案資料，這些資料是對突發公共衛生事件期間醫院工作的記錄，是今后應對突發公共衛生事件的重要參考，而且對醫學研究、復盤分析、工作改進等具有重要價值。

1.2 為突發公共衛生事件防控工作提供參考

醫院在突發公共衛生事件防控期間可以獲得一手病例資料，對患者的年齡、性別以及感染時間、治療手段等進行系統的記錄，有利于對突發公共衛生事件的深入研究，并為學術研究提供重要的參考

資料。

1.3 促進醫院管理和改進

突發公共衛生事件爆發給眾多醫院的管理和決策帶來了巨大挑戰，記錄和收集醫院應對突發公共衛生事件的處理方式對醫院今后總結經驗和查漏補缺起著關鍵作用。檔案工作者應記錄真實的情景，在檔案整理分析工作中既要善于總結經驗，又能找出醫院應對的不足之處，補齊醫院在突發公共衛生事件期間管理方面的短板，及時共享經驗和心得，幫助國家建立完善的突發公共衛生事件防控制度體系。

2 醫院突發公共衛生事件防控檔案的收集

醫院突發公共衛生事件檔案對于事件防控有著重要的參考價值，醫院突發公共衛生事件檔案的收集要本著第一時間、實事求是的原則，通過文字、視頻、音頻、圖片等多種收集方式，多渠道深層次地對檔案進行真實記錄。

首先，對醫院突發公共衛生事件期間的檔案收集要做到詳盡真實，對上級單位和衛生管理部門的批示、公告、文件和醫院領導在工作中的講話和批示進行記錄，記錄上級部門和領導做出的重要決策和產生的影響。

第二，對突發公共衛生事件期間進行的重要會議的紀要、決議等資料進行收集整理，對會議中提出的工作預案、工作總結、事件分析等進行收集，為分期總結和突發公共衛生事件過后的復盤分析提供重要資料。

第三，記錄突發公共衛生事件期間醫院各科室志愿者成員名單，收集醫院在突發公共衛生事件防控中的醫療工作者和志愿者們珍貴的影像資料、請愿書、家書等材料，幫助做好宣傳和表彰工作。協助媒體及相關單位宣傳醫院突發公共衛生事件防控工作，提供醫護人員的先進事跡的宣傳材料，幫助傳播溫暖事跡和正能量，緩解突發公共衛生事件帶來的恐慌。

第四，對突發公共衛生事件防控期間，醫院接受社會各界的物資捐贈情況，資金援助情況，醫院自身物資采購情況，和物資使用分配清單等材料進行收集記錄，細化到醫院各科室的物資分配和使用情況，協助做好醫院檔案公開工作，積極接受廣大人民群眾的監督，做到物盡其用，讓醫院的工作產生積極的社會影響[1]。

最后，收集其它與突發公共衛生事件防控有關的有保存意義的資料，確保防控檔案的完整性和真實性。

3 醫院突發公共衛生事件防控檔案的管理

3.1 改變突發公共衛生事件期間醫院的檔案服務模式

突發公共衛生事件期間醫院檔案部門要堅持為一線醫務人員提供檔案服務，但基于特殊情況，檔案部門要改變檔案服務的模式，避免醫務工作者交叉感染，可以通過網絡、信函、電話等方式為一線醫務工作者提供病歷查詢、信息檢索、資料查閱等檔案服務，做好防護措施，減少直接接觸，積極向有關部門提供防控需要的檔案資源。

3.2 加強檔案保管和安全防護

突發公共衛生事件期間的檔案保護工作十分重要，要加強對檔案保管場所的安全防護，做好電子檔案安全工作，防止不法分子竊取相關檔案，造成不必要的損失。

3.3 做好突發公共衛生事件過后檔案整理工作

醫院科室和部門眾多，在突發公共衛生事件防控期間產生了大量檔案資料，檔案部門應在突發公共衛生事件期間做好特殊檔案整理計劃，及時按照檔案類型向檔案室、病案室移交相關檔案，便于在突發公共衛生事件過后進行統一整理歸類，用于以后參考和考察[2-4]。

3.4 結合大數據進行電子檔案管理

大數據在檔案管理中應用突破了傳統檔案管理的瓶頸，方便了檔案的統一歸類、整理、分析和使用，醫院在突發公共衛生事件期間要完善電子檔案管理體系，開展電子檔案庫的開發和編研，各醫院之間做好電子檔案工作的交流與合作，分享檔案信息，通過大數據把控防控方向。同時做好醫院檔案公開工作，將捐助信息、物資采購信息透明化，接受公眾的監督，引導正確的輿論方向。

4 結語

做好醫院突發公共衛生事件防控檔案的收集與管理是突發公共衛生事件發生期間及過后的重要任務，醫院檔案管理人員要切實做好相關計劃，收集真實完整的檔案信息，并做好檔案的整理和保存，配合醫院和上級相關部門對檔案進行分析，提高特殊時期醫院的決策效率，配合媒體和有關單位做好突發公共衛生事件防控中突出貢獻人員的表彰和宣傳，做好檔案信息公開透明化，協助政府和醫院共渡

難關。

參考文獻

[1]謝詩藝，趙子瑜.突發公共衛生事件下社區檔案管理優化研究[J].浙江檔案，2020，（6）：20-23.

[2]郝麗麗.論如何加強醫院突發公共衛生事件檔案管理[J].卷宗，2019，9（36）：72.

[3]計曉麗.醫院突發公共衛生事件檔案管理的優化策略[J].蘭臺內外，2019，（21）：68-69.

[4]張芹.論醫院突發公共衛生事件檔案的科學管理[J].辦公室業務，2018，（7）：130，133.