淺談信息技術在辦公自動化中的應用

陳全華

（河南司法警官職業學院，河南 鄭州 450003）

隨著信息技術的不斷進步與影響范圍逐漸擴大，為企業辦公模式的改善創造了條件，而且在社會經濟快速發展的時代背景下，傳統辦公模式已經難以滿足企業發展需求。借助于信息技術的支持，企業辦公自動化已經成為一種趨勢，且工作效率和數據處理準確率能夠有顯著提升。據此，企業應該加強對信息技術在辦公自動化中應用路徑的探索，從而能夠更好滿足企業辦公的多元化需求，促進企業實現可持續發展目標。

一、信息技術在辦公自動化中的應用作用分析

辦公自動化已經成為現代企業辦公的重要特征，這和計算機的普及應用有很大關聯，企業加大對計算機等先進辦公設備的投入之后，能夠有效節約一部分人力，對于復雜的辦公業務處理也更加高效，所以對企業經濟效益和綜合競爭實力提升也有良好促進作用。信息技術具備處理數據信息速度快、準確率高的優勢，對于企業來說，日常辦公需要處理大量數據信息。實踐表明，將信息技術運用到辦公自動化中，能夠發揮多方面積極影響，主要分為以下幾點。

（一）促進辦公效率提高

針對辦公室工作來說，傳統辦公模式需要投入大量人力、精力，且工作效率還比較低下，通過引用信息技術，能夠有效促進辦公自動化效率提高。這是因為借助于信息技術，可以改善人力為主的辦公模式，只需操作計算機，便可以完善復雜數據資料的處理和分析，而且還可以實現不同部門之間數據信息的分享，那樣能夠為決策制定提供更有價值的參考，快捷的辦公自動化模式對于企業辦公效率的提高來說可以形成良好推動作用。

（二）有效降低企業管理成本投入

為促進企業的穩定經營、發展，企業需要在管理方面投入大量資金，有時還難以獲得理想成效。信息技術在企業辦公自動化中進行應用，對于管理成本的降低具有良好促進作用，一方面，計算機信息技術處理數據信息具有高效、快速的優勢，所以用于企業的信息管理工作之后，能夠幫助企業領導者在短時間內獲取管理信息，不需要再投入更多精力進行搜集。另一方面，信息技術在辦公自動化中進行應用，可以很大程度上降低人工成本，自動化管理模式不需要更多人工操作，所以人力資源成本降低，對企業的生產和經營來說更有幫助。

（三）有助于企業之間建立良好合作關系

過去，企業辦公模式較為落后，數據信息處理速度慢，所以給不同企業之間的合作交流造成一定影響。隨著信息技術在企業辦公模式中的應用，企業辦公效率實現快速提高，辦公自動化模式不僅減少了員工工作量，還讓數據的分析、處理、分享更加便捷，不同企業之間只需通過信息技術便可以隨時完成數據信息共享，有助于合作關系的長久維護。

二、信息技術在辦公自動化中的應用策略研究

信息技術的迅速發展與普及應用，對于各個行業的發展都形成良好促進作用。在當前社會，辦公自動化模式已經在企業中普遍存在，能夠顯著提高辦公效率和質量，企業還需加強對信息技術在辦公自動化中的應用路徑探索，促進信息技術積極效用全面發揮。

（一）無線網絡技術

隨著信息技術的不斷發展，促進無線網絡技術的誕生，通過運用無線網絡技術，大大提高了企業辦公自動化的效率。現在，電子郵件、視頻、即時通信等都已經成為辦公自動化的常態，使得企業辦公環境更加開放，不同部門之間的交流更加快捷、密切，而且也有助于構建融洽的工作氛圍。

（二）視頻技術的應用

基于信息時代背景下，辦公資料內容也發生了變化，不再是傳統的文字載體，視頻技術在辦公自動化中的應用越來越頻繁。視頻技術的應用也比較簡單，只需將攝像頭和信息化平臺相連接，便可以進行視頻會議，這樣參與重要會議的所有人員就不用受到時間與空間限制，便可以在聯網電子設備上直接參與視頻會議，比如今年我國很多企業都運用到視頻辦公模式，企業員工在家也可以正常進行辦公，進而有效降低企業的經濟損失，而且還可以對視頻內容進行保存，方便以后回顧，更好的按照企業計劃開展工作。

（三）多媒體技術的應用

現在，多媒體信息技術的應用范圍越來越廣泛，通過多媒體技術，可以讓信息數據的展示方式更加多元化，包括圖像、動畫、視頻、音頻等，在企業自動化辦公模式中應用多媒體技術，能夠讓數據信息的呈現更加簡潔明了，比如關于企業收益數據的變動，可以用一個動畫進行演示，對于用戶的反饋評價等，可以剪輯成視頻來播放，多元化的內容資料，大大提高了企業辦公效率。

三、結語

綜上所述，信息技術在辦公自動化中進行應用之后，既可以提高辦公效率，又能夠節約管理成本，并加強企業之間的合作交流，對企業綜合競爭力的提升有重要促進意義。據此，企事業單位應該加強度信息技術在辦公自動化中應用路徑的研究力度，為企業經濟效益穩定提升做好充分準備，比如信息技術中包含的無線網絡技術、視頻技術、多媒體技術等應用范圍很廣泛，將其運用到辦公自動化模式中可以促進辦公水平全面提升。