行政事務(wù)管理工作創(chuàng)新的相關(guān)對(duì)策分析

張耀剛

（國(guó)家稅務(wù)總局鹽城市稅務(wù)局，江蘇 鹽城 224001）

行政工作有很廣闊的發(fā)展前景，未來(lái)的企業(yè)對(duì)于細(xì)分化專業(yè)化的要求越來(lái)越高，一個(gè)小小的行政類工作已經(jīng)需要組建一個(gè)部門(mén)來(lái)處理工作，介于此也更需要專業(yè)和智慧型的人員來(lái)填充崗位的空缺。行政無(wú)定法，接待運(yùn)維保，所有的固定套路都是要根據(jù)企業(yè)隨機(jī)應(yīng)變，高智商高情商一個(gè)都不能少。這對(duì)企業(yè)機(jī)制的靈活性以及人員潛力的發(fā)展性都是一個(gè)很大的挑戰(zhàn)。

一、淺探存在意義

實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)。行政工作的開(kāi)展不是整天只坐在辦公室收發(fā)材料，要有實(shí)踐思維，多去進(jìn)行探索與實(shí)踐。行政是一個(gè)經(jīng)常被看輕的崗位，行政在很多體系和企業(yè)里就是平常無(wú)奇的。但實(shí)際上，行政崗位所包含的工作內(nèi)容很豐富：企業(yè)管理、室內(nèi)空間設(shè)計(jì)、設(shè)備管理、財(cái)務(wù)差旅費(fèi)管理、日常管理等方面。建立合理的行政事務(wù)管理工作的機(jī)制可以為機(jī)關(guān)事業(yè)單位吸收更優(yōu)秀的人才，行政工作是主導(dǎo)性的同時(shí)也是輔助性的，定期的員工培訓(xùn)可以讓個(gè)體獲得更多的職業(yè)與企業(yè)認(rèn)同感，用合理的成本換來(lái)員工最高的工作積極性，提高工作效率形成良好的企業(yè)氛圍。

二、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題窘狀

（一）全局意識(shí)不具備

在眾多行政人應(yīng)該具備的思維方式中，站在管理者角度，培養(yǎng)行政事務(wù)處理的全局觀念是十分關(guān)鍵和重要的。做好行政預(yù)算以及控制行政成本。總之行政工作要做好，就必須將工作想在前面做在前面，萬(wàn)萬(wàn)不可拖到最后。

（二）運(yùn)行機(jī)制未落地

在進(jìn)行行政管理的時(shí)候掌握方法，在實(shí)踐中解決問(wèn)題，服務(wù)水平才能更新提升，將企業(yè)的管理服務(wù)做到極致。有了規(guī)則卻執(zhí)行不力，等同于沒(méi)有規(guī)則，所以行政工作還需要推動(dòng)規(guī)則的執(zhí)行，讓所有員工快速準(zhǔn)確了解各項(xiàng)規(guī)章制度，讓所有員工可以方便獲取相關(guān)文件，督促員工按照規(guī)則行事。

三、制創(chuàng)新策略

（一）清晰定位提效率

行政工作是相當(dāng)繁雜的，涉及到不同的工作內(nèi)容，也涉及到不同的專業(yè)知識(shí)，比如工建管理需要工程管理的專業(yè)知識(shí)；文控管理需要極強(qiáng)的公文寫(xiě)作能力；資產(chǎn)管理需要明白資產(chǎn)的全生命周期，并建立相應(yīng)的控制等等。處理的事情又多又雜，所以需要邏輯清晰，做事情有條理，分得清主次輕重。一件一件自己要有安排有計(jì)劃，并把計(jì)劃告知。就是要理得清事和物。要把事情規(guī)則化，流程化，理清楚。比如文件夾名稱、日期、內(nèi)容有條理，文件歸檔有條理，好查找。

行政工作存在難以量化，服務(wù)難以評(píng)價(jià)等客觀事實(shí)，很容易走進(jìn)的誤區(qū)就是服務(wù)變成管理。如果沒(méi)有形成統(tǒng)一體系的制度流程，往往容易形成大家陷入日常各種瑣碎事務(wù)、各自為戰(zhàn)的狀況，甚至人員替換的時(shí)候出行銜接問(wèn)題，因?yàn)楦髯缘霓k事方法與標(biāo)準(zhǔn)不一樣。為此，當(dāng)企業(yè)發(fā)展到一定程度的時(shí)候，需要開(kāi)始進(jìn)行相應(yīng)的工作梳理，將一些常規(guī)典型的事務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，小的如訪客的接待，大的如工商變更。

（二）注重反饋增質(zhì)量

員工滿意度本質(zhì)上不是員工對(duì)行政的滿意度，而是對(duì)公司的滿意度，因?yàn)樾姓谴砉咎峁┓?wù)。創(chuàng)新實(shí)施后，不是丟出去就完了，或者認(rèn)為一定有好多反饋，要隨時(shí)，跟蹤行政事務(wù)管理的創(chuàng)新，收集意見(jiàn)反饋，及時(shí)進(jìn)行修正。這不僅考驗(yàn)到行政的創(chuàng)新、計(jì)劃與執(zhí)行，也挑戰(zhàn)了行政人員在整個(gè)過(guò)程中的溝通能力。有的環(huán)節(jié)上溝通比執(zhí)行還要重要，每家企業(yè)的情況都不同，對(duì)應(yīng)的側(cè)重點(diǎn)就不同，相應(yīng)模塊會(huì)有增減，也有些模塊會(huì)合并一起，甚至受重視的模塊單獨(dú)出來(lái)作為一個(gè)部門(mén)也有可能，這些都需要各位行政人員根據(jù)自身企業(yè)的實(shí)際情況去梳理調(diào)整，同時(shí)將這些模塊進(jìn)行合理的分配。

同時(shí)，要結(jié)合企業(yè)文化和價(jià)值觀輸出服務(wù)和福利，提升員工的積極性。企業(yè)員工反饋度與參與性的提升需要建立在行政事務(wù)管理工作人員自身高水平的服務(wù)意識(shí)與溝通能力等專業(yè)素質(zhì)上。有序且持續(xù)的行政事務(wù)管理工作，需要高素質(zhì)人才的助力。一個(gè)會(huì)做事的行政當(dāng)然不能只坐在辦公室里，常在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，在時(shí)間中提升自己的業(yè)務(wù)水平，才能真正做一個(gè)90 分的行政人，做一個(gè)“大行政”。

（三）借助技術(shù)走向現(xiàn)代化

在新時(shí)期背景下，借助各類電子設(shè)備終端收集、整理和分析數(shù)據(jù)是行政事務(wù)管理的必修課。上傳下達(dá)的過(guò)程中注重質(zhì)量、講求時(shí)效。良好的企業(yè)形象對(duì)于公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展起著不可忽視的作用，而借助現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行信息處理與行政管理提供了企業(yè)發(fā)展決策的便捷性窗口。新的技術(shù)也帶來(lái)了新的管理思維模式，從而實(shí)現(xiàn)管理效率提升下運(yùn)營(yíng)成本的削減。

在相對(duì)開(kāi)放、追求效率的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)中，規(guī)則和制度相對(duì)來(lái)說(shuō)更靈活，行政開(kāi)始脫去陳舊的管理“外衣”，擁抱智能化、信息化：告別純?nèi)斯ぞ€下操作，把業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)移至線上系統(tǒng)；同時(shí)不再靠“經(jīng)驗(yàn)感覺(jué)”做事，開(kāi)始關(guān)注數(shù)據(jù)，借助大數(shù)據(jù)的籌算來(lái)輔助決策，能夠極大地降低試錯(cuò)成本。完善單位網(wǎng)站管理，在現(xiàn)有網(wǎng)站宣傳頁(yè)上改進(jìn)版面，增設(shè)意見(jiàn)收集類的反饋環(huán)節(jié)，綜合各方意見(jiàn)進(jìn)行管理優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)行政事務(wù)管理現(xiàn)代化、智能程序化。

四、結(jié)語(yǔ)

作為展開(kāi)機(jī)關(guān)事業(yè)單位各部門(mén)協(xié)調(diào)工作的橋梁，行政事務(wù)管理部門(mén)是貫穿機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的重要部門(mén)，其行政事務(wù)管理工作對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展具有極為關(guān)鍵的作用。借助現(xiàn)代信息管理技術(shù)來(lái)完善行政事務(wù)管理機(jī)制，引進(jìn)培育一批有全局觀的高素質(zhì)行政事務(wù)管理人員，助推企業(yè)事業(yè)單位的時(shí)代性變革。