試論企業(yè)檔案管理電子信息化及其重要性分析

任瑞娟

（山西離柳焦煤集團(tuán)，山西 呂梁 033000）

處于網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代環(huán)境當(dāng)中，電子信息化技術(shù)獲得了廣泛地應(yīng)用。針對(duì)企業(yè)的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，引入先進(jìn)的電子信息技術(shù)，能夠增強(qiáng)檔案管理的成效。長(zhǎng)久以來(lái)，以人為處理檔案信息為主的方式在可讀性方面表現(xiàn)很差，在此環(huán)節(jié)當(dāng)中，一般會(huì)依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及硬盤系統(tǒng)等功能，而近幾年來(lái)，電子信息技術(shù)的發(fā)展速度飛快，在企業(yè)檔案管理工作中發(fā)揮出良好的作用，不僅保證了處理信息的質(zhì)量，而且不再受到時(shí)間、空間方面因素的限制影響，為企業(yè)檔案管理工作提供了很多的幫助。所以，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理電子信息化非常重要。

一、企業(yè)檔案管理電子信息化重要性分析

（一）在決策中發(fā)揮出信息借鑒作用

企業(yè)開(kāi)展檔案電子信息化管理工作，能夠體現(xiàn)出企業(yè)具體的運(yùn)營(yíng)狀況，準(zhǔn)確記錄企業(yè)員工的檔案信息，在此過(guò)程當(dāng)中包含了眾多的資料信息。借助電子信息化技術(shù)管理企業(yè)檔案，能夠確保檔案管理工作變得更加科學(xué)與規(guī)范。在企業(yè)進(jìn)行決策的過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)該搜集大量的相關(guān)資料，有關(guān)決策人員能夠快速查詢到細(xì)的檔案資料信息，并加以科學(xué)分析，充分發(fā)揮出信息借鑒作用，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）達(dá)到檔案信息資源共享的效果

對(duì)于目前的時(shí)代來(lái)說(shuō)，信息傳播的速度非常快，類型繁多，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，構(gòu)建了相應(yīng)的信息資源共享管理平臺(tái)，借助先進(jìn)的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及豐富的信息資源，提高了檔案管理工作的效率。而管理者對(duì)企業(yè)的員工進(jìn)行了解的過(guò)程當(dāng)中，也會(huì)借助數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，詳細(xì)了解到各位員工的文化學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)與表現(xiàn)等狀況。此外，還能夠掌握企業(yè)擁有的固定資產(chǎn)與庫(kù)存狀況，便于企業(yè)中不同部門進(jìn)行協(xié)商與溝通，達(dá)到檔案信息資源共享的效果。

二、加快企業(yè)檔案管理電子信息化速度的有效對(duì)策

（一）體現(xiàn)出檔案資料管理工作的實(shí)時(shí)性與同步性

針對(duì)企業(yè)而言，檔案資料屬于重要的資源，與經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)密切關(guān)聯(lián)。所以做好企業(yè)不同類別檔案資料的管理工作可謂十分關(guān)鍵，對(duì)于增強(qiáng)企業(yè)在市場(chǎng)當(dāng)中的競(jìng)爭(zhēng)力非常重要。所以，為了使企業(yè)檔案管理工作滿足社會(huì)發(fā)展的需要，需要科學(xué)運(yùn)用電子信息技術(shù)，依靠這種全新的檔案管理方式，體現(xiàn)出檔案資料管理工作的實(shí)時(shí)性與同步性。同時(shí)，引入全新的檔案管理思想理念，加大對(duì)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)功能的運(yùn)用力度，獲得良好的效果。從目前的情況而言，信息技術(shù)獲得了廣泛地應(yīng)用。企業(yè)檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)非常關(guān)鍵，有利于保證檔案資料的準(zhǔn)確性，便于廣大用戶查詢，發(fā)揮出檔案管理工作的同步性與實(shí)時(shí)性作用。

（二）做好劃分多級(jí)權(quán)限工作

由于不同企業(yè)所處的行業(yè)領(lǐng)域特點(diǎn)不一樣，所以，企業(yè)檔案信息應(yīng)該設(shè)定不同的保密級(jí)別，做好劃分多級(jí)權(quán)限的工作，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資料電子信息化的管理效果。當(dāng)企業(yè)利用檔案資料電子信息化管控系統(tǒng)的時(shí)候，在平臺(tái)改進(jìn)、優(yōu)化、查詢等方面均存在著對(duì)應(yīng)的權(quán)限，應(yīng)該科學(xué)設(shè)置瀏覽器應(yīng)用權(quán)限，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案資料的保密。同時(shí)結(jié)合企業(yè)檔案信息具有的保密級(jí)別情況，明確此檔案資料可否進(jìn)行查看與下載。并且對(duì)相關(guān)的管理軟件進(jìn)行加密處理，以便確保企業(yè)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)開(kāi)展的安全，相關(guān)信息資料更加準(zhǔn)確，保密性更高，如此，不但達(dá)到相關(guān)資源的共享，提供給用戶更大的便利，使原文件得到有效的保護(hù)，而且為企業(yè)檔案信息設(shè)置了不同的等級(jí)，有助于對(duì)相關(guān)工作人員加以約束和監(jiān)管，落實(shí)不同工作崗位的職能與責(zé)任。

（三）加快軟硬件建設(shè)的速度

企業(yè)進(jìn)行檔案資料電子信息化管理的過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)該加快軟硬件建設(shè)的速度。具體而言：第一，加大對(duì)有關(guān)軟件的開(kāi)發(fā)力度，提供充足的相關(guān)硬件設(shè)施，進(jìn)一步健全相關(guān)檔案信息管控系統(tǒng)。第二，科學(xué)制定出軟件系統(tǒng)的相關(guān)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。輸入數(shù)據(jù)信息的過(guò)程中，應(yīng)該使檔案目錄與全文均采用統(tǒng)一的歸檔格式。有關(guān)檔案工作人員為了做好紙質(zhì)檔案資料的保管工作，需要準(zhǔn)確錄入相應(yīng)的電子信息檔案，達(dá)到用戶的需要。第三，合理設(shè)定檔案信息資料的密級(jí)，確保檔案資料的安全，編制出科學(xué)的密集標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，要求廣大用戶嚴(yán)格遵循有關(guān)規(guī)定，同時(shí)，合理設(shè)定查詢的權(quán)限，有利于規(guī)避出現(xiàn)重復(fù)歸檔的情況。

在論文的分析和論述過(guò)程中，不難獲悉，深入探究與思考企業(yè)檔案管理電子信息化及其重要性可謂非常關(guān)鍵，其重要的意義與價(jià)值不容忽視。本文通過(guò)分析企業(yè)檔案管理電子信息化的重要性，提出了加快企業(yè)檔案管理電子信息化速度的有效對(duì)策，體現(xiàn)出檔案資料管理工作的實(shí)時(shí)性與同步性、做好劃分多級(jí)權(quán)限工作、加快軟硬件建設(shè)的速度。希望本次探究與分析的最終結(jié)果，可以獲取廣大企業(yè)檔案管理工作者的關(guān)注與重視，并且從中得到一定的借鑒和幫助，以便充分發(fā)揮出企業(yè)檔案管理電子信息化的良好作用，進(jìn)而推進(jìn)我國(guó)企業(yè)檔案管理電子信息化改革工作的進(jìn)程。