大數據時代下的檔案工作

劉艷玲

（吉木乃縣人力資源和社會保障局，新疆 吉木乃 836899）

大數據時代發展過程中對于不同類型數據的利用模式相較以往發生了非常顯著的變化，同時也對信息檔案管理工作的發展變革造成了非常深遠的影響。尤其是信息檔案管理工作作為記錄企業單位發展歷程、發展現狀、發展戰略的一項重要內容載體，其在大數據技術的發展影響下必然會出現工作理論、工作模式、工作技術上的種種變化，最終充分適應大數據時代的發展要求，滿足檔案管理工作的各項目標要求和發展需求，推動檔案管理工作持續發展并為企業單位發展提供更加充足的推動力量。

一、大數據時代下檔案管理工作的發展趨勢

（一）大數據時代下檔案管理理論的發展趨勢

結合當前大數據時代下檔案管理工作的實際發展情況來看，以往傳統的紙質文書檔案在檔案管理工作中已經轉變為電子信息檔案。同時在后續大數據時代的發展背景下，未來檔案管理工作的發展也必然會出現理論知識的深層變化。本文認為后續檔案管理工作的發展過程中，首先檔案本身的記錄范圍會不斷擴大，一切具有保存價值的文件內容、數據信息、視頻照片、實物內容等均會轉變為電子信息檔案并于網絡平臺得到有效保存；其次檔案本身的服務功能會不斷拓展，以往受限于紙質文書檔案管理所導致的各項服務問題，將會在大數據時代的發展背景下促使其服務功能朝向更加多元化、開放化、先進化、信息化的方向持續發展，對檔案管理工作的服務內容、服務范圍、服務標準均造成深遠影響。

（二）大數據時代下檔案管理技術的發展趨勢

以往紙質文書檔案管理工作中所應用的管理技術，主要是基于人力手段上的整理技術、編目技術、存儲技術等。而在大數據時代的發展基礎上，通過對計算機技術與信息技術的有效利用，傳統的紙質文書檔案逐漸轉變為電子信息檔案的情況下，各項管理工作對于人力資源的需求將明顯降低，而對于電子信息技術、云存儲技術、信息整合技術、信息挖掘絕技術的應用將不斷廣泛化、深入化，對提升檔案管理工作的效率、質量均發揮積極作用。

（三）大數據時代下檔案管理流程的發展趨勢

檔案管理工作在實際開展流程中無非收集、管理、服務三個主要環節。在大數據時代的發展背景下，檔案管理工作的上述環節流程并不會發生太大的變化，然而在具體的流程開展過程中相應的流程業務模式、流程服務內容、流程應用技術等均會發生顯著變化。例如以往紙質文書檔案管理工作中對檔案信息的收集主要依靠不同部門的自覺移交，而大數據時代下檔案管理工作中對檔案信息的收集則可以通過電子信息技術進一步拓展檔案信息的豐富程度和信息深度，由此通過部門移交、自我收集、信息挖掘、整合登記等多種措施促使檔案管理工作整體收集流程的業務模式發生顯著變化。

二、大數據時代下檔案管理工作的變革措施

（一）基于檔案管理流程的變革措施

基于檔案管理工作中收集、管理、服務三項流程。本文認為大數據時代下檔案管理工作的變革應當采取以下措施以提升整體工作質量和服務質量：

首先在檔案管理工作中的收集工作中必須做到整體流程的有效控制。管理部門在檔案管理工作的開展過程中要從前端入手對檔案信息收集質量進行有效控制，確保檔案信息收集內容的全面性、真實性、細節性，進而將檔案管理工作融入當前且與單位的發展進程中，對企業單位發展過程中的各項合同內容、系統內容、業務發展、企業文化、財政收支等進行全面的信息收集，為檔案管理工作中信息內容的豐富程度提供積極的管理效益；其次在檔案管理工作中的管理過程中必須做好全面有效的技術支持。管理部門在檔案管理工作的開展過程重要結合當前檔案管理工作的實際需求、未來檔案管理工作地發展可能，不斷加強對電子信息數據庫的建設，確保數據庫容量符合電子信息檔案的增長速度要求。同時檔案管理部門還要加強數據庫建設過程中的網絡安全與信息安全建設，避免出現檔案信息泄露等嚴重問題；最后在檔案管理工作中的服務過程中必須提升服務流程的智能性，以此優化檔案管理工作的服務范圍和服務結果。檔案管理部門在此過程中要積極主動地與其他部門進行對接交流，了解其他部門在檔案管理工作中對各項檔案信息的實際需求，進而以檔案信息內容為基礎為企業發展中的市場營銷、產品設計、網絡優化、發展決策等提供智能化、輔助性的服務，提升檔案管理工作的影響力，為企業發展提供更加有效的信息支撐。

（二）加強檔案管理規范程度的措施

檔案管理部門在檔案管理工作開展過程中始終要注重對管理工作的規范化要求。檔案管理部門應當結合大數據時代下檔案管理工作的具體開展情況，結合當前企業單位的實際管理制度與國家有關檔案管理的規章法令要求，明確當前檔案管理工作中的各項內容標準，確保檔案管理工作中收集、管理、服務均擁有完善的規章制度支撐。

綜上所述，本文針對大數據時代下檔案管理工作的發展趨勢進行分析，同時以此為據針對大數據時代下檔案管理工作的變革措施進行了探討。大數據時代的發展對檔案管理工作的發展造成了非常直觀的影響，相關部門與個人均應抓住大數據時代的發展機遇，促進檔案管理工作模式的合理改革。