檔案管理工作存在的問題與對策

孫霞

（四川省巴中市平昌縣政務服務和公共資源交易服務中心，四川 巴中 636400）

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，對負責具體工作的相關人員的要求較高，不僅需要相關工作人員要具有很強的責任心，同時還需要具備較高的專業知識。而當前我國一些地區的檔案管理工作的重視程度不高，相關工作人員的素質也良莠不齊，這種情況的發生，容易出現檔案管理工作混亂，影響正常工作運行的情況發生。本文從當前檔案管理工作的實際問題出發，結合問題給出相應的解決策略，以期為如今的檔案管理工作帶來有益的幫助。

一、檔案管理的重要性

檔案管理工作是一項具有較強政策性、針對性、機密性和安全性的工作，是一個單位或部門日常工作不可或缺的一部分，基層檔案管理工作能否順利開展關乎基層發展的好壞，甚至是一個區域的發展好壞。通過實踐梳理出基層檔案管理工作中存在的問題，并通過相應的對策去解決是保證基層檔案管理工作科學性、完整性、規范性的重要舉措。只有提高基層檔案管理工作水平，才能夠更好地提高基層工作的效率，為區域甚至社會的檔案事業奠定良好的基礎，推動社會的進一步發展。

二、檔案管理出現的問題

（一）管理力量薄弱

檔案管理的實施承載著兩大功能，即確保檔案信息的安全性和有助于企業信息使用者快速查詢和使用信息。伴隨著電子計算機技術和網絡技術的廣泛運用，檔案管理開始趨向于現代化，由于現代化科技手段存在著自身的缺陷，硬件資源極易受到自然災害的影響，并且，存儲在軟件系統中的有效資源和數據信息易受到病毒的侵擾和毀壞，再加上，當前很多檔案管人員的沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案管理工作的具體工作方式不了解，不能夠規范的管理檔案。

（二）檔案管理人員專業能力不強

受編制的約束，大多數行政、事業單位的檔案管理人員都是由兼職人員擔任。檔案人員的專業知識比較欠缺，能力不強，他們對檔案管理過程中的收集、整理、歸檔、保管、利用的標準要求不清楚，難以勝任工作。例如，有的單位檔案管理工作是由同一人長期兼任，這本來對于檔案的收集是十分有利的，但因為檔案人員在檔案收集方面的知識水平與工作能力不強，導致很多檔案材料沒有被及時歸檔，從而造成了檔案材料的丟失或破損。

（三）全社會檔案工作的發展后勁存在隱患

首先，近些年檔案工作的發展中過多強調前瞻性，強調檔案工作信息化和電子檔案資源建設，對檔案基層工作現狀有所忽視。現狀就是很多基層單位，如許多中小企業和村委會等，沒有專門的檔案管理人員，無論是收集歸檔的文件還是保存狀態，都有一定問題。其次，基層檔案管理資源嚴重不足。現實中，大部分單位的檔案人員工作負擔沉重，卷宗數目與檔案人員數比例嚴重失衡；破產改制單位的檔案負擔沉重，很多檔案改制或是破產后找不到蹤跡；新技術規范帶來的企業檔案存放場館問題，尤其是每天都在產生大量數據的銀行這種企業，對檔案保管期限和范圍的延長和擴大都給檔案管理帶來了極大的人員和場地雙重負擔。

三、檔案管理工作的對策

（一）健全檔案管理制度

相關部門要在實際的檔案管理工作過程中，要制定相對科學、合理的檔案管理制度，并嚴格按照這些規章制度執行檔案管理工作。同時，規章制度的建立，能夠在約束職工的同時，還能夠在一定程度上約束單位領導的行為。這些規章制度由檔案管理部門來制定和執行，在執行過程中要真正做到獎罰明了，充分體現其權威性。

（二）進一步加強檔案人員隊伍建設

檔案人員隊伍建設，主要包括思想道德建設、組織建設、專業知識學習等內容。做好檔案人員隊伍建設，一是要選擇那些具有較強的責任心和業務能力的人；二是要加大對他們專業知識和技能的培訓力度，為他們創造更多的學習機會，來提升他們的理論知識水平和業務能力；三是要給予其適當的權利、義務和責任，通過監督檢查和年度考核來提升他們履職的能力和水平；四是單位領導要在思想上、生活上給予更多的關心和照顧，調動好他們工作的積極性，為促進檔案管理工作的開展奠定人才基礎。

（三）加大資源整合力度，推進檔案管理工作體系全面提升

在整體資源上，向基層檔案管理工作進行一定的資源傾斜，保障基層檔案管理工作的有序開展；構建面向普通群眾的檔案資源利用平臺，整合區域內或者某項業務內的相關檔案資源，提高檔案利用效率；有力保障對檔案信息化建設和電子檔案建設的支持力度，建設與國際接軌的檔案管理工作體系。

（四）加大檔案管理設備設施配置

近年來，計算機信息技術在各行各業中都得到廣泛應用，從而也給檔案的現代化管理提供了堅實的技術支持，使得檔案管理由傳統的紙質管理開始轉變為計算機信息管理。計算機信息管理系統不僅存儲量大，而且能夠通過網絡系統實現檔案資源的信息共享。所以各單位要適應形勢需求，按照國家相關規定，為檔案管理工作配備好相應的設施設備，滿足檔案管理工作的需求。

綜上所述，檔案管理工作作為一個單位或者企業的基礎所在，起著至關重要的作用。但在目前的實際工作過程中，會遇到很多問題，針對這些問題做出相應的解決辦法，是確保當前檔案管理工作的前提，也是一個單位或者企業能夠正常運行的保證。