基于知識服務的數字化檔案管理模式探究

王文宇

（黑龍江省森工總醫院，黑龍江 哈爾濱 150040）

在信息化技術的發展下，各個領域的信息資源利用也逐漸呈現數字化特點，在事業單位的檔案管理中，檔案由紙質檔案轉變為電子檔案，使用計算機網絡技術進行管理[1]。檔案管理服務創新作為當前的重要環節，能夠為事業單位的檔案管理工作帶來良好的條件，通過檔案管理的改善提升檔案管理的質量，為社會提供更好的知識服務，同時能夠為檔案管理工作發展提供有效的動力，發揮出檔案管理的作用。

一、基于知識服務的檔案管理模式概述

（一）知識服務

知識服務是指對各種知識、信息的挖掘，強調在顯性知識的基礎上挖掘潛在知識并加強知識管理，從而發揮現有的信息資源對各項工程的輔助指導作用。知識服務是建立在結構化與非結構化數據信息技術基礎之上的知識應用活動，本質是采用創新性的方式方法提高信息加功能力，體現知識的獨立性創造性、靈活性和競爭力，進一步實現知識的特定優勢。

（二）檔案管理

檔案管理的本質是以檔案為核心開展的一系列管理工作，重點在于優化檔案工作的流程，強調全面有效存儲檔案信息，對檔案資源的價值進行深度挖掘，滿足社會、個人、組織對檔案的應用需求。檔案管理工作強調建立優化有序的流程，全面提高檔案信息的處理效率，降低檔案運行的成本，減少檔案使用難度，提高檔案服務的精準性。

（三）基于知識服務的數字化檔案管理模式

基于知識服務的數字化檔案管理模式，是指為加強檔案信息價值挖掘，引入知識服務的檔案管理工作理念，以體現檔案管理工作的服務屬性，同時運用數字化管理手段，提高檔案信息的應用效率，加快實現檔案管理服務的快捷性與便利性的一種檔案管理模式[2]?；谥R服務理念的數字化檔案管理模式，還有助于實現知識價值的最大化，可以優化檔案管理工作的具體環節，體現檔案資源的應用價值和使用效率。

二、基于知識服務的數字化檔案管理工作重點——以事業單位為例

（一）更新檔案管理理念

事業單位檔案管理工作融入知識服務的理念，應當充分地考慮檔案的應用價值，不僅要對檔案的顯性知識層面進行管理，還要體現檔案資源的個性化特征，注重對檔案資源的深層次內容進行分析，運用大數據的方式對檔案數據信息內容進行深度挖掘整理。檔案管理工作不僅要提高檔案數據信息的收集整理質量，還要注重推動檔案管理工作效率的提升，強調檔案資源服務社會的有效性，注重依靠信息技術開發檔案資源共享系統，從而更安全、有效、個性化地滿足檔案的使用需要。

（二）加強檔案宣傳工作

事業單位檔案管理與知識管理應當深度結合，注重在檔案管理工作中開展一系列的宣傳活動，強調廣泛宣傳展示檔案資源的知識價值，將新的知識結構、知識運用與檔案管理聯系起來，讓事業單位職工的在工作的過程中感受檔案的知識價值，從而形成全員參與檔案管理的意識，提高檔案管理工作的科學性，達到高質量、全方位開展檔案管理的目標，進一步提高檔案管理的科學性、有效性與系統性[3]。

（三）優化檔案管理流程

首先，制定科學的檔案管理工作目標，加強檔案資源的獲取、鑒別、共享與傳播工作的有效性，注重以標準化的方式加強基礎性檔案管理工作。其次，對檔案管理運行流程不斷進行優化改進，注重合理的配置檔案資源，明確檔案管理工作重點，科學的編制檔案管理工作規劃，保證檔案工作有序進行。最后，明確檔案管理工作指標，加強檔案管理的績效考核，注重定期對檔案管理工作情況進行梳理，切實提高檔案管理運行質量，滿足檔案建設需要。

（四）提高檔案的安全性

事業單位在有效挖掘檔案信息價值的同時，還要進一步提高檔案管理的安全性，注重降低檔案管理的安全風險，達到提高整體檔案管理質量的目標。第一，優化檔案資源運動空間管理，提高安全風險控制水平，優化檔案資源運行的環境。第二，加強安全宣傳工作，在滿足檔案個性化運用需要的基礎上提高使用安全意識。第三，建立安全的上傳與檔案保管途徑，提高檔案底層安全，保證檔案數據信息的精準性，為后續檔案應用做好必要的準備。

（五）強化設備配置

事業單位要從信息化檔案管理工作著手，加強信息技術設備的配置工作，注重通過信息技術改革提高檔案管理工作有效性。首先，應當全面加強檔案信息技術配置工作的改革規劃，明確檔案事業單位檔案管理現狀，從挖掘知識的角度引進專業的技術設備，促進檔案管理信息化的穩步推進，滿足信息化檔案管理建設的需要。其次，全面提高設備應用針對性，注重不斷落實檔案管理工作資金，提高檔案管理工作設施設備的水平。最后，加強與第三方機構的合作，依托專業的檔案管理機構控制知識服務的新方式，加強對檔案資源的檢索質量，滿足事業單位現實檔案的知識服務需要。

三、結語

借助計算機信息技術優勢，探索有利于促進事業單位檔案管理信息化建設的方法；在原始紙質檔案資料保存的基礎上，強化電子檔案信息資料的知識服務功能，是21 世紀檔案管理改革的新方向。檔案管理人員只有明確知識服務與檔案管理之間的關系，抓住基于知識服務的數字化檔案管理工作重點，才能在新時期的檔案管理改革中激流勇進，實現自身價值。