關于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應用探討

楊溪

（新密市中醫(yī)院，河南 新密 452370）

在醫(yī)院以往紙質檔案管理模式中，檔案管理人員需要花費較多的時間來找尋檔案、編排檔案序號，而且因為時間的推移，醫(yī)院檔案管理越來越多，使檔案管理存在損壞現(xiàn)象發(fā)生，增加檔案管理難度。在此背景下，醫(yī)院檔案不能夠滿足醫(yī)護人員、患者對醫(yī)院檔案的需要。因此，醫(yī)院檔案管理應促進數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的運用，增強檔案管理的信息化、智能化，進而提升醫(yī)院檔案管理服務質量。

一、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)介紹

現(xiàn)如今，我國計算機以及通信等技術得到了很大發(fā)展，其在為傳統(tǒng)檔案管理方式的轉變提供技術支撐的同時，也促使其對自身系統(tǒng)進行革新，這對于檔案管理領域而言，既是一種挑戰(zhàn)，也是一種機遇。和發(fā)達國家相比可以發(fā)現(xiàn)，我國的現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展相對滯后。2006 年，相關部門提出需要運用現(xiàn)代技術對過去的檔案管理模式進行完善，促進檔案數(shù)字化建設，同時檔案數(shù)字化將成為未來檔案存儲的主要形式之一。數(shù)字化檔案管理是對過去人事檔案管理的革新，可以對檔案以及材料的收集、鑒別、保管、統(tǒng)計等有效地展開全面的數(shù)字化管理，不僅如此，還可以利用系統(tǒng)專網(wǎng)對檔案進行網(wǎng)上查閱，這可以為人事部門的干部任用以及提拔提供極大的便利。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)劃分為：日常業(yè)務管理系統(tǒng)、檔案數(shù)字化采集系統(tǒng)以及數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)。

二、傳統(tǒng)檔案管理方式的缺陷

（一）缺乏完整性

各個醫(yī)院的實際狀況都存在差異，因此其人事管理系統(tǒng)各不相同，工作人員的配置也相對比較隨意。醫(yī)院檔案的某些管理人員并不具備專業(yè)的知識以及技能，法律意識淡薄，在實際工作當中，很容易將價值較高的檔案資料隨意擺放，導致重要檔案缺失。這是醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理方式缺乏完整性的重要原因。

（二）缺乏統(tǒng)一性

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理制度并不完善，各個部門之間缺乏緊密的合作和良好的溝通，其各自為政，對于檔案材料的處理采取的標準也各不相同，導致很多檔案資料重復或者利用效率較低。因此，檔案相關部門需建立良好的合作關系。若檔案材料收集人員和管理人員沒有展開積極良好的互動交流，為了便于自己工作的進行，違反相關要求，隨意將檔案資料進行扣押和丟棄，則容易導致有價值的資料檔案難以完整收集和保存。

（三）涵蓋面窄

檔案的內涵應隨著科學技術的不斷發(fā)展、社會實際情況的轉變及醫(yī)院實際需求的增多而不斷擴展，尤其是醫(yī)院檔案。醫(yī)院的檔案所涵蓋的內容從一開始的文書、拍片、病歷等內容拓展到現(xiàn)如今的科研、膠片、病理等，內容不斷豐富。但是由于相關部門對醫(yī)院檔案界定模糊，通常情況下，每個醫(yī)院都是從自身的角度，根據(jù)以往經(jīng)驗對檔案進行延伸或者壓縮管理，這導致不少需要加入到檔案管理中的材料并未被加入。

三、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應用優(yōu)勢

（一）能夠有效保存珍貴檔案原件

對醫(yī)院檔案相關的信息進行信息化處理，能夠有效保存檔案原件，防止原件因被查閱、利用而出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象，大幅度降低關鍵檔案資料丟失的可能性。

（二）可有效改進文件歸檔方式

檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應用，可有效改進檔案資料的歸檔方式，避免管理人員花費大量的時間與精力投入到檔案資料的整合以及記錄當中，能夠充分的防止因為一處改動所導致的連鎖改動，避免大量人力以及時間的浪費。對檔案資料展開信息化處理，能夠讓相關的工作人員從過去的手工當中解放出來，通過數(shù)字化的方式展開工作，大幅度的提升了他們的工作效率。

（三）便于檔案資源的整合與共享

醫(yī)院對檔案資料進行整合優(yōu)化，目的在于使檔案資料得到更大程度的運用。社會信息技術的普及和社會發(fā)展的實際需要，促使醫(yī)院的檔案管理朝著數(shù)字化的方向發(fā)展。檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的應用，可以提升檔案資料的使用效率，擴大檔案資料的共享范圍。相關部門可以根據(jù)實際需要快速查閱相關檔案，并可隨時獲取或者對其進行儲存，檔案信息利用率大大提升。

四、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中運用策略

（一）構建數(shù)學化檔案管理平臺

信息技術的發(fā)展，為各行各業(yè)改革提供的契機。因此，醫(yī)院檔案管理應與時俱進促進數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的運用，構建數(shù)字化檔案管理平臺。借助互聯(lián)網(wǎng)平臺，云計算、大數(shù)據(jù)技術，實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理的構建。同時，數(shù)字化檔案管理平臺應實現(xiàn)交互性，促進檔案管理人員與醫(yī)護人員、醫(yī)院領導、研究學者、患者等的交流，為他們解決疑惑，滿足他們對檔案資源的需要，增強檔案管理服務模式，進而提升檔案管理服務水平。

（二）構建檔案管理信息庫

完善數(shù)字化檔案管理設備，構建檔案管理信息庫，推動數(shù)字化檔案管理技術的運用，對增強醫(yī)院檔案管理質量十分重要。因此，醫(yī)院重視檔案管理信息庫的構建，整合所有檔案資源，將檔案資源排成順序，依次錄入到信息庫中，改變以往紙質檔案管理形式，實現(xiàn)信息化檔案管理模式，進而促進檔案管理資源的進一步保存。醫(yī)院檔案信息庫的構建，實現(xiàn)檔案信息的共享性，并且設置一定的權限，增強檔案信息的保密性，滿足人們對檔案信息的需要。

⑶增強檔案管理人員綜合素養(yǎng)

醫(yī)院檔案信息化、數(shù)字化管理模式，對傳統(tǒng)檔案管理是一種沖擊，同時對檔案管理人員工作模式形成一定的沖擊。檔案管理人員只有通過學習不斷的提升自己，增強自身專業(yè)化管理能力與信息素養(yǎng)，才能夠更好的應對工作。一方面，醫(yī)院為檔案管理人員提供培訓，促進檔案管理人員專業(yè)化發(fā)展。另一方面，檔案管理人員應具有終身學習意識，借助互聯(lián)網(wǎng)資源學習，諸如微課、慕課，提升自己，進而提升自身檔案管理能力。

總之，隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，居民生活雖然得到了提高，但因發(fā)展需要也給環(huán)境帶來了嚴重污染，使得人們對自身的健康狀況愈來愈重視。醫(yī)院作為人們身體健康的保障所，對于患者資料數(shù)據(jù)的保存、醫(yī)院檔案資料的管理都應重視，合理運用數(shù)字化檔案管理技術，進一步提高醫(yī)院資料管理的效率。