淺談新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革

劉金

（黑龍江省森工總醫(yī)院，黑龍江 哈爾濱 150040）

隨著經濟社會發(fā)展水平的不斷提高，新時期事業(yè)單位發(fā)展也面臨新的挑戰(zhàn)。在激烈的市場競爭環(huán)境下，加強事業(yè)單位辦公室檔案管理改革，有助于全面推動檔案信息資源的有效轉化，進而不斷夯實事業(yè)單位改革發(fā)展基礎，提高科學化管理水平。目前，部分事業(yè)單位在辦公室檔案管理工作方面習慣于經驗管理，創(chuàng)新性不足，檔案信息資源開發(fā)利用深度不夠，嚴重制約了事業(yè)單位的穩(wěn)定有序發(fā)展。因此，深化新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革，具有非常重要的社會意義和現實價值。

一、當前事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）事業(yè)單位檔案管理工作比較被動

事業(yè)單位在檔案管理工作中缺少主動性，在檔案的收集與整理等方面效果不理想，這種情況下，工作人員也就無法意識到檔案資料的重要性[1]。另外，在檔案管理機制有待補充的情況下，檔案資料信息處理的效果不理想，在信息收集過程中無法對工作進行全面的監(jiān)管，資料比較散亂，難以使檔案管理發(fā)揮出有效的作用。

（二）檔案管理技術有待提升

在信息技術發(fā)展背景下，大部分事業(yè)單位采用電子檔案管理模式進行檔案管理，由于電子檔案管理中檔案的利用效果不佳，一些單位采用的仍然是傳統(tǒng)的檔案管理的方式。同時，在檔案管理中，員工對電子檔案管理接受度低，缺少相關的知識技術，沒有經過專業(yè)培訓，在實際的檔案管理工作中，難以有效開展檔案管理工作，這使電子檔案管理的作用不明顯，出現檔案管理技術水平得不到提升的問題[2]。

（三）檔案管理缺少專門的管理人員

事業(yè)單位檔案管理缺少集中性，在工作中沒有專門的人員進行管理，其中工作人員大多數為兼職，缺少相應的專業(yè)性素質，這種情況導致檔案管理工作的水平降低，在人員的安排上存在不合理的問題，人員缺少專業(yè)性，同時對信息技術的利用效果不理想，導致檔案管理工作的效率較低，對事業(yè)單位的發(fā)展也帶來了影響。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作的改革策略

（一）增強檔案管理工作意識

為創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理工作，相關領導首先應從思想上認識到這項工作的重要性，并將其納入議事日程中來，為單位內部的相關工作和崗位輸送優(yōu)質人才。具體措施如下：第一，成立人事檔案管理領導小組，要求相關人員定期就人事檔案管理開展檢查、指導與監(jiān)督工作，及時發(fā)現問題并提出相應的解決措施。第二，采用分級分類指導、級別動態(tài)升降等原則來進一步促進單位內部的人事檔案管理工作有序開展。第三，根據單位各基礎設施設備的具體情況來為從事人事檔案管理工作的員工配置計算機、打印機和掃描儀等現代化設備，使檔案管理工作的安全性和可靠性得到一定的物質保障[3]。

（二）健全檔案管理工作制度

事業(yè)單位人事檔案管理工作改革，不僅要規(guī)范人事檔案管理工作，還要建立完善的人事檔案管理工作制度，保障日常工作質量。第一，在構建人事檔案管理制度的過程中，事業(yè)單位應充分考慮相關工作的各個方面，例如，人事檔案信息和材料的日常收集與整理，個人檔案的借閱、轉遞和開發(fā)利用等。第二，在制定管理制度的同時，事業(yè)單位的領導還應當思考建立責任追究制度的可行性，加大問責力度，明確每一級負責人和下屬管理人員的工作職責和義務，并將其納入個人業(yè)績考核中，嚴格掌握他們的工作履行情況，確保工作質量的有效提升，以此來促進人事檔案管理工作的開展。第三，明確人事檔案的錄入制度與規(guī)范，并安排工作人員定期檢查人事檔案的歸檔情況，從源頭上避免錯記、漏記、錯裝、漏裝等問題發(fā)生，以確保人事檔案的準確性、完整性與真實性。

（三）改善檔案管理方法

事業(yè)單位在檔案管理工作改革中應考慮到管理方法的重要性，將其進行改善，使各個部門的領導以及管理者能夠發(fā)揮出領導的作用，結合工作的制度，合理對檔案管理人員開展管理，使管理人員在檔案管理工作中按照要求工作。

（四）提升檔案信息利用率

事業(yè)單位在檔案管理制度落實的過程中需要結合正確的觀念，使檔案管理信息利用率大幅度提升，并且將傳統(tǒng)的檔案管理模式進行有效的改革，使檔案管理中的機制更加科學。檔案管理制度的完善需要較長時間，因此應根據當前的發(fā)展狀況，對事業(yè)單位的運行進行有效的改革和創(chuàng)新，激發(fā)單位人員的積極性，同時使他們了解到檔案管理工作的重要性，以便進一步地進行檔案管理工作，提高檔案管理的整體水平。事業(yè)單位在檔案管理過程中需要考慮檔案的安全，加強管理，針對檔案管理的安全問題進行分析，不僅要保證檔案存儲的安全性，還要提升檔案服務的水平，嚴格地按照程序進行執(zhí)行，保證檔案資源服務的水平，提升服務的整體質量。

三、結語

在網絡信息技術發(fā)展的新形式下，各個事業(yè)單位的檔案管理水平也在不斷地提升，為了更好地提供檔案服務，加強檔案管理工作質量，需要有效地利用各種強化手段改善檔案管理工作。在檔案管理過程中，事業(yè)單位應充分利用信息化手段將檔案內容擴充，提升檔案管理人員的素質水平，改善檔案管理方法，提升檔案信息利用率。通過全面的檔案管理工作的改革，提升檔案管理的整體水平。