關于如何發揮檔案管理工作效能的思路分析

劉海鵬

（承德廣通信息網絡有限公司，河北 承德 067000）

引言

隨著我國經濟的飛速發展，科學技術也在不斷進步。現如今，我國已經全面進入信息化時代，企事業單位檔案管理工作在這一發展背景下面臨巨大沖擊。雖然現階段越來越多的企事業單位在檔案管理工作中應用信息化技術，并在一定程度上提升了檔案管理工作效率和工作質量。但是結合我國企事業單位發展實際情況來看，在檔案管理工作中仍然存在一些問題亟待解決，沒能充分發揮檔案管理工作效能。因此，本文結合企事業單位檔案管理工作現狀進行分析，并針對性提出完善措施，從而有效提高檔案管理工作效能。

一、檔案管理工作現狀

（一）基礎設施落后

基礎設施是保證檔案管理工作順利展開的重要前提。近年來，我國企事業單位發展勢頭迅猛，檔案信息不斷增多，并且工作內容日益復雜，在這一形勢下，想要保證檔案收集、整理、保存、歸檔等工作高效展開，不僅需要管理人員提高工作水平，還要企事業單位配備完善的基礎設施。然而，結合實際情況來看，企事業單位在檔案管理工作中普遍存在基礎設施落后這一問題。主要可以從兩個方面分析：第一，檔案是企事業單位經營發展的重要資料，需要充分保證其完整性和保密性。因此在檔案管理過程中，需要將檔案資料放置在檔案柜、檔案架或存儲室中。然而，結合企事業單位檔案管理情況來看，部分檔案直接擺放在桌子、柜子等位置，存在較為嚴重的隨意性，容易造成檔案資料遺失、受潮或損壞[1]。第二，現如今，部分企事業單位仍然沿用傳統紙質檔案管理手段，為了避免紙質檔案受到昆蟲、火災等損害，需要配備足夠的消防器材和滅蟲器材。然而，結合企事業單位檔案管理情況來看，雖然部分檔案室擁有消防、滅蟲等器材，但是由于更換不及時，一些器材功能退化，一旦發生火災或蟲害，無法及時發揮其作用。

（二）管理人員綜合水平有限

檔案管理工作具有復雜性特征，對管理人員專業能力、工作經驗以及綜合素養要求較高。而結合實際情況來看，部分企事業單位在招聘檔案管理人員過程中，為了節約人力勞動成本，降低了對管理人員的能力要求，導致管理人員綜合水平參差不齊，甚至一部分管理人員并非專業出身，在實際工作中無法及時掌握工作重點，并且工作態度較差、責任意識欠缺，嚴重減低了檔案管理工作水平。

二、發揮檔案管理工作效能的具體思路

（一）完善檔案管理基礎設施

企事業單位提高檔案管理工作效能的主要目標是提高檔案使用效率，為企事業單位決策提供依據，從而促進企事業單位穩定發展。而想要滿足這一目標，需要結合檔案管理工作需求完善基礎設施建設工作，保證檔案工作能夠有條不紊展開。具體來說，為了保證企事業單位檔案資料安全、可靠，需要采用紙質管理和信息管理雙管齊下的管理模式。第一，企事業單位需要重視信息化服務建設，并引進先進的信息化硬件設施，為檔案信息化管理奠定基礎。第二，企事業單位需要設置專門的檔案存儲室，用于紙質檔案管理，并配備好防腐、防蟲、防火等器材，同時，管理人員需要定期檢查器材性能，保證其能夠在發生事故時充分發揮防護作用。

（二）完善檔案管理工作制度

當前，雖然大部分企事業單位均已充分認識到檔案管理工作對自身發展的重要性，并積極展開相關工作。但是管理人員在實際落實過程中，卻存在工作混亂、無據可依等問題。引發該問題的主要原因在于，企事業單位現行的檔案管理制度已經不能充分滿足新時代發展需求[2]。針對這一問題，企事業單位需要給予高度重視，并結合自身發展情況以及社會發展需求進行分析，制定健全的檔案管理制度。其中包括檔案人員崗位責任制、檔案保管制度、檔案復制制度、檔案查借閱制度、檔案庫房管理制度、檔案立卷歸檔制度等等。只有保證所有制度科學、合理，才能夠有效規范管理人員管理行為，為各項工作順利展開奠定良好基礎。

（三）提高檔案管理人員綜合水平

雖然近年來，我國科學技術不斷進步，為企事業單位檔案管理工作奠定了良好基礎，各種先進智能化檔案管理系統營運而生，在一定程度上減少了檔案管理人員的工作量，有效提高了檔案管理工作效率和工作水平。但是，想要充分發揮智能化檔案管理系統的作用和價值，仍然需要管理人員熟練操作相關軟件。因此，企事業單位想要有效提高檔案管理工作效能，就要重視檔案管理人員的培訓工作。首先，企事業單位需要通過灌輸專業知識和思想道德知識提高管理人員的綜合水平，使其在檔案管理工作中能夠提高工作能力和責任意識。其次，企事業單位需要構建健全的獎懲機制，充分激發管理人員的工作積極性[3]。最后，企事業單位需要強化管理人員的信息化水平，培訓管理人員的計算機操作能力。只有保證管理人員綜合能力得到提升，才能夠充分發揮檔案管理工作效能。

結語

綜上所述，機檔案管理工作是企事業單位管理工作中的重要組成部分，能夠直接影響企事業單位發展狀況。尤其近年來，我國經濟的不斷發展，科學技術不斷進步，在為企事業單位提供廣闊發展機遇的同時，也為檔案管理工作帶來了巨大的挑戰。想要充分發揮檔案管理工作效能，就要深入研究提高檔案管理工作效能的具體思路。