社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策

陶凱

（黑龍江省齊齊哈爾市梅里斯達(dá)斡爾族區(qū)機(jī)關(guān)事業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦服務(wù)中心，黑龍江 齊齊哈爾 161021）

引言

現(xiàn)階段信息技術(shù)在人們的生產(chǎn)生活中有著非常多的應(yīng)用，而且取得了滿(mǎn)意的應(yīng)用成效，極大的提升了人們的生產(chǎn)生活質(zhì)量及效率，所以在目前的社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作中也需要進(jìn)行信息技術(shù)的應(yīng)用，以此來(lái)對(duì)以往進(jìn)行常規(guī)管理工作時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行有效的規(guī)避處理，確保社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作效果質(zhì)量較之于以往有著質(zhì)的提高，促使社保部門(mén)更好的為人民群眾提供高質(zhì)量的社會(huì)保障服務(wù)。

一、社保檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

（一）缺乏信息化建設(shè)的相關(guān)認(rèn)識(shí)

我國(guó)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案發(fā)展長(zhǎng)時(shí)間處于人工管理的方式，同時(shí)以紙質(zhì)作為媒介實(shí)現(xiàn)傳播。但是這種傳統(tǒng)方式與現(xiàn)如今的信息化時(shí)代不相適應(yīng)，在這種背景條件下，加強(qiáng)信息化建設(shè)是十分緊迫的一項(xiàng)工作。目前，我國(guó)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作在進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中，存在不良現(xiàn)象，那就是缺乏對(duì)于信息化建設(shè)工作的深刻認(rèn)識(shí)。一方面，在開(kāi)展信息化建設(shè)相關(guān)工作時(shí)，我國(guó)缺乏相對(duì)完善的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，由此導(dǎo)致我國(guó)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作面臨著盲目性與無(wú)序性；另一方面，我國(guó)在進(jìn)行社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的過(guò)程中缺乏健全與完善的保障機(jī)制，致使我國(guó)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息工作缺乏一定的嚴(yán)謹(jǐn)性，繼而對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的信息化發(fā)展造成十分嚴(yán)重的制約。

（二）信息化建設(shè)缺乏完善性

首先，社保信息系統(tǒng)無(wú)法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的相關(guān)需求，在進(jìn)行社會(huì)保險(xiǎn)信息化系統(tǒng)的相關(guān)設(shè)計(jì)工作中，不僅缺少比較長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略規(guī)劃，并且進(jìn)行調(diào)研的深度不夠，進(jìn)而導(dǎo)致建設(shè)內(nèi)容的相關(guān)預(yù)算缺少健全性。另外，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化系統(tǒng)的研究工作大多數(shù)都是由科技公司來(lái)進(jìn)行的，有關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)的研究人員對(duì)于檔案管理的相關(guān)工作缺少一定的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)檔案辦理的相關(guān)系統(tǒng)不能滿(mǎn)足實(shí)際的要求。其次，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化的服務(wù)功能無(wú)法得到有效的發(fā)揮。現(xiàn)如今，我國(guó)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化相關(guān)系統(tǒng)位于局域網(wǎng)的環(huán)境之下，并未實(shí)現(xiàn)向互聯(lián)網(wǎng)區(qū)域的延伸，進(jìn)而導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的便民功能得不到充分發(fā)揮。另外，在進(jìn)行社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的相關(guān)工作中，主要使用的是紙媒介的方式，由此對(duì)社保檔案相關(guān)工作的效率造成比較大的影響。

二、開(kāi)展社保檔案信息化建設(shè)的有效對(duì)策

（一）完善檔案信息化建設(shè)制度

檔案信息化是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，要保障每個(gè)環(huán)節(jié)的順利交接，必須有完善的制度作為后盾。由于事業(yè)單位本身的非盈利服務(wù)性，建立起一個(gè)完善的檔案信息管理制度至關(guān)重要。首先，要成立專(zhuān)門(mén)的檔案信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總體部署安排，制定詳盡工作計(jì)劃和實(shí)施方案，監(jiān)督相關(guān)工作進(jìn)展。其次，要對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理模式進(jìn)行不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，查漏補(bǔ)缺，使其真正適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。最后，要健全單位會(huì)計(jì)檔案管理制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔、出借、銷(xiāo)毀制定詳細(xì)規(guī)定，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、發(fā)票、合同、計(jì)算機(jī)軟件及數(shù)據(jù)盤(pán)和其他資料的保管，都應(yīng)該有細(xì)化量化的條款規(guī)定，對(duì)各種會(huì)計(jì)檔案的整理和裝訂制定具體的標(biāo)準(zhǔn)，例如會(huì)計(jì)報(bào)表的留存、應(yīng)用軟件的安裝說(shuō)明、涉稅文件和其他資料的保管等等。

（二）編制完善的社保檔案信息化管理工作機(jī)制

由于以往社保檔案管理部門(mén)開(kāi)展具體的管理工作使用的制度存在問(wèn)題，使得檔案管理工作難以順利開(kāi)展，因此要求管理部門(mén)結(jié)合檔案信息化管理的需要，制定計(jì)算機(jī)管理社會(huì)保險(xiǎn)檔案的制度，以此給予管理人員管理社保檔案時(shí)的制度依據(jù)，使得利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的檔案管理工作逐漸具有規(guī)范化的特點(diǎn)。具體分析新制定的制度包含的內(nèi)容，可以了解到對(duì)于社保檔案計(jì)算機(jī)管理時(shí)的操作流程、范圍、管理人員管理檔案責(zé)任制等多方面內(nèi)容進(jìn)行了詳細(xì)說(shuō)明，以此利用該制度可對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效的控制約束，如果管理人員在管理檔案時(shí)出現(xiàn)了非常多的問(wèn)題，那么依托制度中的責(zé)任制內(nèi)容便可以迅速找到責(zé)任人，確保問(wèn)題第一時(shí)間得到有效處理，使得管理工作效果顯著提高。

（三）建設(shè)社保檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)

社保檔案管理部門(mén)在日常工作開(kāi)展期間，要利用先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行社保檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)，以此來(lái)對(duì)群眾的社保信息檔案進(jìn)行電子化的管理，而對(duì)于以往利用紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理的社保檔案需要工作人員將相關(guān)信息及時(shí)錄入到系統(tǒng)中，促使檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)⑷罕姷娜繖n案信息進(jìn)行妥善的保存，避免出現(xiàn)遺漏或者丟失問(wèn)題，并且社保部門(mén)及群眾有查閱社保檔案內(nèi)容的需要時(shí)，也可以方便快捷的直接從系統(tǒng)平臺(tái)上登入查詢(xún)，同時(shí)檔案管理人員在未來(lái)也需要與其他地區(qū)的社保機(jī)構(gòu)檔案管理部門(mén)加強(qiáng)合作，有效實(shí)現(xiàn)全國(guó)社保數(shù)據(jù)信息檔案的聯(lián)網(wǎng)管理與調(diào)度應(yīng)用。

結(jié)束語(yǔ)

言之，在信息化背景下做好事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作需要單位決策層和相關(guān)工作人員一起努力，通過(guò)不斷開(kāi)拓創(chuàng)新，與時(shí)代接軌，以適應(yīng)日新月異的時(shí)代潮流，推動(dòng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案工作持續(xù)發(fā)展，為社會(huì)發(fā)展作出積極貢獻(xiàn)。