婦幼保健機構檔案管理的創新與發展

白海燕

（河北省承德市隆化縣婦幼保健院，河北 承德 067000）

一、婦幼保健機構檔案管理活動中存在的問題

（一）管理效率低下，管理手段單一

豐富的管理手段與完備的管理制度共同配合，才能保障檔案管理工作的穩定開展。在現階段的醫療行業建設活動中，針對醫療行業的檔案管理制度已經趨于成熟，其檔案管理規模也在不斷擴大，但相關檔案管理問題并沒有得到解決：婦幼保健機構的檔案管理工作并沒有與醫院醫療、科研單位、行政單位的檔案管理制度形成對接[1]，其管理手段雖然相對規范，但管理力度較低，管理執行力嚴重不足。大部分婦幼保健機構的檔案形式以紙質形式為主，對其開展查閱、調用、更改等活動的難度較大，與電子形式的檔案管理平臺相比，儲備及運輸工作更加繁瑣。大部分婦幼保健機構沒有引入專業的檔案管理人才，管理活動以人力搭配、自主協調為主，自動化程度較低，工作信息的開發度、檔案的利用價值無法體現出來。

（二）監管力度不足，調用程序繁瑣

婦幼保健機構的工作重點在于女性及幼兒的護理工作，其對于檔案管理工作缺乏足夠的重視，對于檔案的變動、登記、遺失等問題并沒有形成完備的管理計劃。一些婦幼保健機構尚未形成完備的檔案管理考核制度，檔案管理工作由內部工作人員兼職完成。在僅僅要求“記錄檔案”的工作環境下，婦幼保健機構的建設檔案無法對醫療、行政、財務、人事、后勤等管理活動進行制度優化，檔案管理工作屬于考核體系中的“編外人員”。隨著檔案建設活動的復雜化發展，后續管理問題開始暴露在管理活動當中：相關單位無法建立對應的獎懲機制，其監督力度嚴重不足，檔案內容與宣傳內容不符，隨著人員變動、工作調整等活動的出現，現階段檔案處理效率無法解決未來檔案管理問題，相關檔案的建設價值趨近于一堆白紙。

二、婦幼保健機構檔案管理工作的創新與發展

（一）技術創新，現代化發展

隨著現代居民群眾保健意識的逐步提升，婦幼保健機構的工作正在向著快節奏、復雜化的方向發展，做好檔案管理工作，對于完成后續的擴張建設、提升內部服務水平、解決醫療糾紛等活動有著極為重要的價值。婦幼保健機構應結合現代信息技術開展檔案管理活動，依靠技術創新、管理創新，推動檔案管理工作的現代化發展。

婦幼保健機構應根據當前的檔案管理要求建立對應的檔案管理云平臺，要求相關人員對長期擱置、暫時沒有使用要求、暫時沒有錄入或更改要求的檔案進行現代化處理，將其錄入到云平臺當中，把紙質檔案轉化為電子檔案，為后續的檔案調用、檔案調整等活動做好準備。針對正在使用、即將使用的相關檔案，管理人員應為其確定對應的錄入周期，確保所有檔案完全歸類入庫。相關人員應做好檔案比對工作，對于線上線下檔案不符、檔案丟失、檔案變動等問題進行及時處理[2]，避免因外界因素造成的檔案管理問題，提升檔案管理的實效性。

（二）理念創新，科學化發展

正所謂“術業有專攻”，婦幼保健機構要實現檔案管理工作的創新與發展，就必須打破陳舊落后的管理模式，積極引入新的檔案管理理念。在檔案管理活動中，“兼職”“順帶”的管理制度并不能解決相關管理問題，反而可能會在檔案調用、修改等環節造成較為嚴重的工作失誤。婦幼保健機構應實行“專人專職”的管理方案，積極解決檔案管理矛盾。

婦幼保健機構應積極引入檔案管理人才，要求其按照工作、行政、人員、時間、事件等類別對檔案進行分類，為后期的檔案調用、檔案變更工作做好準備，解決檔案使用矛盾。針對線下檔案的調用及修改活動，相關人員應做好登記制度，在檔案管理人員不在場時，堅決不允許其調動或修改檔案；對于線上檔案的修改活動，檔案管理人員應及時跟進檔案流動的相關過程，確保檔案無修改、無損毀，無遺漏。婦幼保健機構應協助檔案管理人員開展周期巡查工作，對檔案的儲備、管理等活動開展“巡游”處理，對于已經出現問題的檔案，要嚴厲追究相關人員的責任，并根據活動記錄、資金流水記錄等內容對檔案進行修復，堅決抵制管理制度問題。

（三）制度創新，流程化發展

檔案的完備與否直接反映了婦幼保健機構的工作態度。要積極落實檔案管理工作，相關單位應建立完備的檔案管理制度，依靠強制力保障檔案管理工作的穩定開展、有效開展[3]，提升檔案管理工作的開展價值，解決檔案管理環節存在的問題。

合格的檔案管理制度中應包含三大內容：第一，檔案儲備，管理制度應對檔案管理工作進行嚴格約束，對相關檔案的調用、更改、使用時間進行明文規定，杜絕因暗箱操作、違章操作造成的檔案流失問題，保障檔案的真實性與應用價值，檔案的使用應遵循使用流程的相關要求。第二，檔案修改，當出現人員變動、流水變動等問題時，相關人員應嚴格遵循管理流程對檔案進行處理，對于申請范圍之外的修改活動，檔案管理人員應嚴格禁止。第三，檔案流動，檔案管理人員應對檔案的調用、流動等活動進行記錄，并對出庫檔案進行登記記錄，并利用線上或線下技術進行登記報備。在檔案入庫之后，檔案管理人員應對檔案內容、檔案形式進行檢查，確保原物原樣，對于出現涂改、缺失等問題的檔案，要追究相關人員的責任。

結束語

檔案管理工作并不復雜，但婦幼保健機構的管理力度直接影響到后期的管理活動。在管理檔案的過程中，相關單位應利用技術、人才、制度三大因素保障檔案管理工作的穩定開展，實現檔案管理活動的規范化、科學化、流程化發展，杜絕檔案管理問題的萌芽，為婦幼保健機構的未來發展提供管理基石。