從現代人力資源管理看人事檔案管理工作

張嘉康

(湖南財政經濟學院，湖南 長沙 410000）

引言：人事檔案管理，顧名思義就是對企業內員工的檔案進行管理，檔案中包括員工的基本信息、特點、特長。對于人力資源管理而言，人事檔案管理工作具有非常重要的意義，也是人力資源管理的重要基礎，只有提高檔案管理工作的質量，才能確保人力資源管理具有科學性、有效性。可以通過人事檔案管理工作，對企業內職工更好的進行分配整合，進而加強員工的工作能力和專業素質。

一、當前人事管理工作中存在的問題

（一）人事檔案材料具有不完整性

人事檔案工作注重規范性和完備性，然而部分企業對人事檔案管理工作不夠重視，管理理念比較落后，不能對人事檔案的開發予以重視，存在著“缺件漏件”的現象，表現為員工檔案內容信息量少，不全面，稱贊多，缺點和不良記錄少，與客觀事實有較大出入。人事檔案材料的不完整性在一定程度會直接影響人力資源管理的質量，影響企業對員工的正確評價和了解，以及員工職能考核，也影響企業調職的正常決策和判斷，長此以往，不利于企業長久健康發展。另外，人事檔案作為企業選拔人才的依據，大部分企業將人事檔案收集整理后置之不理，使人事檔案不能夠發揮后續作用，影響員工工作積極性。

（二）人事檔案管理人員專業水平較低

我國國內人事檔案管理工作起步較晚，對相關專業人才的培養較少，缺乏大量的專業的人事檔案管理人員，而檔案管理人員的專業能力不高必將導致人事檔案管理不規范，統計不完善、盲目整理、秩序混亂，甚至將重要檔案丟失，進而影響人力資源工作的效果。檔案管理工作就是要對人事資料進行收集整理，通過員工資料發現他們自身特點，根據他們的特長進行專業培養，讓每一位員工有自己的特長和優勢，而非專業性的檔案管理工作無法全方位有效顧及員工所有資料，致使工作效率下降。

（三）人事檔案管理方法相對較為落后

目前人事檔案的整理和分類比較混亂，缺乏邏輯性和有序性。人事檔案管理需要大量資料的分配整合，目前部分企業檔案管理的網絡管理系統較為落后，效率低。還有一些企業進行人事檔案管理時，收集信息資料散漫，真實性有待考核。企業的人事檔案管理主要依賴于人事勞動部門，就現狀來看，缺乏人事檔案分類系統，不重視人事檔案科學化管理，人事檔案管理制度不完善。

二、現代人力資源管理下對人事檔案管理工作的建議

（一）加強企業檔案信息管理標準化和制度化

企業自身也要加快企業檔案信息化管理規范的制定和使用，企業的人事檔案管理應隨時跟著市場新形勢的變化而變化，進而滿足現代化人力資源管理要求，為人事檔案制度化、規范化管理奠定下基礎。人事檔案的管理方式向制度化、標準化方向轉變，自然就會提高檔案管理的效率。還可以根據人事檔案，制定和實施合理的獎罰制度，提升員工的工作熱情，更能體現出現代人力資源管理的核心價值。保證檔案管理制度的科學性，是在現代人力資源管理下創新人事檔案管理理念的關鍵一步。

（二）提升人事檔案管理者的工作能力

當前，人事檔案管理工作者的整體素質參差不齊，提升人事檔案管理工作人員的專業素養是人事檔案改革創新的重要任務。企業應根據人事檔案管理者的實際情況，制定個性化培訓方案，激勵方案，有效提升其專業性，強化人事檔案管理工作技能。與此同時，也應培養相關工作人員的責任感及使命感，遵守職業道德，以及掌握操作現代化工具的本領，可以對管理制度提出自己的創新性建議。建設專業人才隊伍，提升管理人員道德水平和服務意識，是現代人力資源管理的中心，應保持人事管理工作者能夠隨時迎合現代化社會的發展需求的狀態。

（三）實現檔案管理手段現代化

企業檔案信息管理要采用適應信息化的新規章、新標準，計算機互聯網技術發展迅速，智能化的管理系統值得被廣泛應用，通過計算機等科學技術，建立數據庫，及時錄入或更新人事檔案信息，簡化檔案管理，提高工作效率，優化數據庫分類，方便人力資源管理部門對人事檔案分類管理，提升人事檔案管理準確性、高效性、先進性的同時，減輕管理人員工作壓力。收集人事檔案材料時，要及時補充和更新員工信息，并且定期審查和清理，隨時淘汰歷史性，沒有現實價值的信息材料，避免出現人事檔案材料積壓現象，以便進一步完善人事檔案管理制度，并且這樣有利于了解員工當前狀態，對人力資源管理工作的開展具有極強的指導性和推動作用。

（四）創新人事檔案管理理念

人事檔案是人力資源管理和企業人才信息資源的重要載體，且人事檔案具有保密性與機密性的特點。在新形勢下，由于人們對人事檔案信息的需求逐漸增加，隨之對自己人事檔案資料的權利意識越來越強烈。人事檔案管理者應始終堅持以人為本的服務意識，適度公開人事檔案基本信息，提高檔案信息流動性與利用率，對于個人的處分、身心健康等個人隱私，必須絕對保密，限制利用。企業也要制定辦法，提高人們對填寫檔案的警覺性。

結束語：隨著社會主義市場經濟的改革與發展，人力資源已成為現代企業發展核心競爭力。各企業對人事檔案管理工作的重視程度也在不斷提高，人事檔案管理工作又是人力資源管理中的重要組成之一，必須不斷完善人事檔案管理工作方法，利用先進科學技術提高管理水平，提高人事檔案管理工作者的專業素養，不斷更新人事檔案管理工作理念。只有順應時代需求才能更好的促進企業發展。