人事檔案管理信息化工作中存在的問題及完善建議

謝寧珂

（銀川市規劃編制研究中心,寧夏 銀川 750001）

引言

隨著信息技術發展應用不斷成熟，弘揚“晉江經驗”，充分發揮大數據優勢，積極把握“數字晉江”建設機遇，扎實推進信息化建設，通過完善人事檔案信息化管理體系，全面提升了單位人事工作水平，進一步提升了機關管理工作效能，實現了以人事檔案信息化建設推進單位管理模式升級、提升服務效能的預期目標。

一、建設人事檔案管理信息化的必要性

對于較為傳統的人事檔案來說，其保管方式一直為紙質材料，同時需要管理人員采用手工收集并整理，然后提供給單位利用，其工作量十分巨大，而且工作效率普遍偏低，浪費了大量時間以及人力。所以，在這樣的情況下，需要檔案管理信息化。在計算機中記錄每個人的信息，這樣做，僅輸入一次就可以進行重復閱讀。當我們需要某個人的信息時，只需要輸入這個人的姓名或是與其相關的一些基本信息就可以快速找到其所有資料。這樣的做法十分簡單，完全符合現今時代發展需求。通過計算機對人事檔案進行管理，并對相關信息資源進行分類及分析加工，可以提高工作效率，同時一定程度上使檔案的管理成本得以降低。

二、人事檔案管理信息化工作中存在的問題

（一）缺乏專門人才，影響檔案信息化管理成效

在推進機關人事檔案信息化管理過程中，需要配置懂信息技術、具有信息化思維的檔案管理隊伍。因此，需要負責機關人事檔案管理的工作人員，熟練掌握相關檔案政策，也需要熟練操作信息系統技術，具備信息化檔案管理思維。但目前機關事業單位負責人事檔案的相關工作人員缺少專業培訓，缺乏使用信息化技術管理檔案的技能和思維，很難有效推進檔案信息化管理。

（二）人事檔案信息化管理制度不健全

人事檔案信息化管理的主要對象是數據與信息，二者缺一不可，共同構成檔案的主體。數據的完整和信息的準確需要依托于統一而規范的數據采集標準，但現階段卻沒有行之有效的制度與標準。在信息采集、獲取方面，由于缺乏相應的制度規范，再加之工作人員的專業度和意識不夠，沒能做到及時、準確地采集檔案信息，致使數據采集不全面、不完整。在檔案信息維護方面，沒有形成長效的動態更新機制，導致人事檔案信息無法及時實現網絡共享與同步更新。因某些單位或部門的體制機制原因，對檔案信息化建設不重視，不積極推動相關制度的制定，造成檔案信息化管理工作發展緩慢。

（三）缺乏完善設備，影響了檔案信息化管理建設隨著智能技術應用不斷成熟，檔案信息化管理已成為必然趨勢。但是，由于缺乏充分投入和應有建設，人事檔案信息化設備相對缺乏，直接影響了管理成效。多數基層單位缺少系統化的檔案管理硬件設備。在推進人事檔案信息化管理進程中，需要具備專業的硬件設備，從視頻自動采錄設備、檔案數字化加工設備等，都需要機關事業單位加大經費投入，積極采購補充。但由于目前多數單位對人事檔案信息化建設缺乏足夠重視，使用的檔案管理設備較為陳舊，直接影響了檔案信息化建設成效。

三、人事檔案信息化管理的策略

（一）加強人事檔案管理隊伍專業化建設

在提高認識和對人事檔案戰略地位的認同后，學校要從實際出發，從軟硬件建設上加強人事檔案管理隊伍的專業化建設。首先，要設置專項資金專款專用于檔案管理方面的建設。進一步完善軟件設備，并拿出部分預算用于員工的專業化培訓。只有在人、財、物等基礎方面予以支持，才能夠實現人事檔案管理水平的大跨步。其次，要在招聘或調配人事檔案管理人員過程中，選擇具有良好思想政治素質，具有專業檔案管理背景的人員進入隊伍，增強人事檔案管理隊伍的專業素質。

（二）加強軟硬件基礎設施建設

由于人事檔案具有極強的機密性，所以必須在資料的保密技術和軟硬件設備方面做好防護，一方面，要加強硬件設備的建設，購置能夠滿足現實需求的電子設備，如工作站、掃描儀、打印機、數碼相機、刻錄機等，并指定專人接受相關設備使用的技術培訓，同時應加強庫房的防火、防潮、防盜管理，配備滅火器材及測溫儀等，并定期進行檢查維護。另一方面，要引進專業化的軟件設施，應包含保密相關軟件、防火墻、備份系統等，降低信息被盜取利用的風險，并通過備份來提高檔案資料的安全性。另外，還要搭建安全、穩定的網絡環境，實現人事檔案信息的網絡私密共享。

（三）統一數據采集標準，健全人事檔案信息化管理制度

創新人事檔案信息化管理的工作理念，統一業務和數據標準，逐步制定并更新人事檔案信息化管理制度。第一，應制定可行、統一、規范的數據采集標準，劃定檔案管理人員職責，明確崗位要求，設立監督機制，一人錄入一人檢查，避免錯錄、漏錄。第二，引導檔案管理人員建立有關信息化檢索的觀念，使人事檔案管理工作向精細化、智能化方向精進，提升工作效率。第三，完善動態的人事檔案管理制度，因為人是在不斷變動的，人的履歷與信息也需要不斷完善更新，這樣才能有效提升檔案信息的利用空間。

結束語

人事檔案資源信息化建設既可避免傳統管理模式的弊端，又可使得人事檔案資源的優勢與價值得以開發與利用，使其更好地服務于社會，但人事檔案資源信息化的建設，并不意味著其可以取代紙質檔案材料，傳統的人事檔案管理模式具有法律性、憑證性，必要的時候傳統的紙質人事檔案材料具有絕對的權威與不可替代性，提倡人事檔案資源信息化的建設主要是使其發揮輔助性的價值與作用。