新形勢下提升機關事務管理檔案價值的思考

（內蒙古自治區赤峰市阿魯科爾沁旗機關事務保障中心，內蒙古 赤峰 024000）

機關事務對于政府以及事業單位來說都有著重要的作用，但是很多工作人員在傳統理念的長期影響下，并不重視其管理工作。但是在新形勢下的社會中，檔案管理工作是其想要實現發展必須要重視的工作內容。檔案對于社會以及經濟的發展都有著詳細的記錄，只要管理好這些內容，才能夠充分利用這些信息達到理想中的目標，才能讓其發揮出更大的價值。

一、機關事務管理檔案工作的基本工作情況

（一）工作實施的方式不能滿足新形勢的需要

在現階段信息技術快速發展的社會背景下，還是有很多機關單位在實施檔案管理工作時采取傳統的方式進行管理。對于檔案還是利用人工的方式對檔案進行分類管理，這樣的工作實施方式大大降低了工作效率，而且還會給單位本身以及工作人員都帶來困擾，也沒有將檔案管理工作的重要意義發揮出來[1]。還有些機關單位檔案管理工作者并不是由專門的工作人員擔任，而且由其他崗位的人員兼任檔案管理工作，這就會導致工作者很難將太多的精力花費到檔案管理工作中，管理工作也雜亂無章，達不到要求的管理質量。甚至有些單位需要調取檔案時很難找到需要的檔案，這些現象就會導致相應單位以及個人的損失。檔案管理工作不達標的現象會導致檔案不能發揮出自己應有的作用。

（二）缺少相關的管理型人才

實際上檔案管理工作具有很強的專業性，需要工作者具有統計、數據整理等等能力，所以檔案管理工作也應該由專業性的人才擔任。但是實際檔案管理工作卻很少有專業性的人才進行擔任，一般都是一些年紀比較大的工作者負責檔案管理工作，他們對于一些比較新穎的管理方式與思維很難接受，也缺少工作的創新性，很難實現檔案管理工作質量的提升[2]。還有一些檔案管理工作者是一些并沒有太多工作經驗的年輕人，這就會導致在工作中出現的問題很難得到解決，從而也會影響檔案管理工作的實施質量。

二、新形勢下對機關事務管理檔案工作質量提升的建議

（一）做好檔案數據的管理工作

在機關事務的檔案管理工作中，應該用有限的資源在最大程度上做好檔案管理工作，做好檔案數據的建設和管理。在新形勢下，利用計算機以及互聯網等設備，做好數據的建立、整理以及保存工作對于檔案管理工作來說具有重要的意義。在機關事務管理工作的幾個模塊中，都會涉及檔案數據的管理和建立等等工作，包括公務車的維護記錄、設施維護記錄等，做好這些數據的管理工作有利于保障單位的資產，保證機關事務工作履行的全面性。對于機關事務中的工作做好登記記錄工作，可以讓機關事務中的工做執行的更加的規范，還能讓各個工作有可以依照的依據，同時也有利于良好部門形象的建立。同時應該明確好數據的收集和管理工作，明確出收集數據以及管理數據的人員，交由指定人員完成相應的數據管理工作，保證數據規范性[3]。同時在整理時可以將數據用計算機等設備進行儲存備份，有利于需要時能夠快速查找到相應的數據。

（二）建立健全的檔案管理體系

保證檔案管理工作的質量首先就應該建立完善的檔案管理工作體系。首先，應該明確檔案管理工作負責的相應領導，實現領導帶頭，其他成員重點實施的檔案管理工作，將檔案管理工作具體化，明確各部分的責任人[4]。其次，要建立健全的管理制度。對于檔案的收集以及使用工作都建立完善的制度，保證在實施工作時有可以依據的規章制度，按照各部門的職能職責實施管理工作。例如，在對于公務車管理時，應該記錄好車輛的耗油以及維護等等工作的花費情況，并對數據進行整理和分析。再次，還應該對檔案管理工作做好考評的機制。將管理檔案的工作人員的工作情況也歸納到檔案工作的考核范圍內，在每個年度實行優秀工作者的表彰，帶動良好的檔案管理工作氛圍，促進高質量檔案管理工作的完成。最后，在新形勢下，應該重視信息化、數字化管理手段的應用和實施。在檔案數據的收集和管理中重視數字化檔案的應用，并將政府網站中的信息合理地應用到工作中。數字化的管理工作能夠為檔案管理工作提供更多的發展機遇，也可以為機關事務管理檔案工作質量的提升奠定基礎。

（三）重視工作人員的綜合素質提升

擁有較高職業素養和綜合素質的檔案管理工作人員是機關事務能夠實現高質量檔案管理的關鍵。所以要加強對于工作人員的培訓工作。首先，可以利用互聯網等設備，給工作人員組織線上培訓，邀請相應工作中能力比較強的專家學者對工作人員進行培訓。其次，還可以給檔案工作者創建相應的平臺，邀請優秀工作者將自己的工作日常在線分享，實現管理工作質量的共同提升。最后，還可以定期給檔案管理工作者組織交流會，讓大家分享自己在工作中的收獲和遇到的問題。對檔案管理工作者實施有效的培訓工作，才能讓其及時發現自己身上的不足之處，才能讓其學習到先進的檔案管理工作經驗，促進機關事務管理檔案價值的提升[5]。

總結：

在機關事務的工作中，檔案管理工作是比較重要的工作內容。相關的領導應該加強對于檔案管理工作的重視程度，將新形勢下的管理技術與管理方式應用到檔案管理工作中，重視工作人員檔案管理能力的提升，實現機關事務管理檔案工作價值的提升。