數字化時代下的檔案服務方式研究

趙春全 倫 紅

1.山東建筑大學，山東 濟南 250100；2.山東省胸科醫院，山東 濟南 250100

隨著時代的發展，檔案管理工作已經步入數字化和信息化時代，檔案人員的服務意識要不斷提高，除了做好檔案信息收集、整理和保存等工作外，還要注重發揮這些檔案信息的價值，關注使用者的需求，為他們提供更優質的檔案信息服務。本文主要圍繞數字化時代下的檔案服務方式展開研究。

一、樹立起現代化檔案服務理念，增強檔案工作人員的服務意識

新時代的檔案管理工作要一切從人的需求出發，滿足檔案信息使用者的需求，這就需要樹立檔案管理工作人員正確的服務意識。在實際工作過程中，檔案管理人員要積極主動地開展各項工作，做好檔案資料的收集、整理、保存等工作。比如，編制專題文摘等；了解檔案信息使用者的未來使用需求，并提前做好相關準備工作，將傳統的被動服務變成積極主動服務，加強與信息使用者間的聯系，不斷拓展服務領域，促使服務更加完善。

同時，檔案管理工作人員要建立檔案信息安全意識，認識到在實際數字化檔案管理中，檔案信息安全威脅隨時存在，要不斷學習網絡安全應對技術，做好黑客、病毒等的攻擊預防工作，保障電子檔案信息的安全。同時還要不斷完善檔案信息安全管理體系，根據不同的檔案信息安全層級制定相應的應對措施。

二、充分利用現代數字技術，搭建檔案信息數字化管理平臺

數字化時代下，云計算、大數據等信息技術的廣泛應用，促進了我國各方面的不斷發展。現在互聯網技術已經走進各行各業，與很多傳統行業建立了緊密聯系，創造了新的發展業態。檔案管理工作要抓住機遇，做好以下三點：一是，涉及到檔案管理工作的所有單位，要將紙質檔案管理工作做到位，收集、整理好所有相關檔案資料。二是，根據紙板檔案資料建立數字化檔案館。三是，充分發揮互聯網技術的作用，轉變檔案管理模式，將各類檔案信息進行整合，建立檔案信息資源平臺，使這個平臺與其它的檔案信息資源平臺進行連接，實現檔案資源的充分共享。因此，在互聯網技術與檔案管理相互結合的今天，檔案管理工作人員要不斷提高新技術運用水平，完善檔案管理工作的各項業務內容，建立科學的檔案管理工作平臺，從而使檔案管理服務更優質，使整個工作平臺流程更加科學、規范。

三、充分利用現代數字化、網絡化思維，創新檔案管理服務方式

傳統的紙板檔案管理模式已經無法滿足時代發展的需要，需要向網絡檔案管理模式轉變，將各類檔案信息整理進行上傳，并對這些檔案信息進行科學化管理。

首先，各單位針對本單位的實際情況對檔案管理工作流程進行重新梳理，使整個檔案管理工作流程變得更加科學、規范，滿足檔案管理實際需要。傳統的紙板檔案存儲方式單一，而數字化檔案存儲可以使用很多的方法，比如微縮型、聲像型等，這些存儲方式更利于檔案信息的保管。

其次，根據改進后的檔案管理工作流程，建立完善的檔案管理網絡平臺，從而為信息使用者提供更多的檔案信息服務。這就需要調動各部門的人員積極參與其中，同時還要配備相應的設備，比如計算機、掃描儀等，還要掌握相關的技術。硬件設備是必須準備的，同時軟件系統也是必不可少的，只有這些都具備，才能有條件建立檔案管理網絡平臺。這個平臺要設置很多功能，比如查詢、檔案信息共享等，從而使這個平臺發揮出最大的檔案信息服務作用。

四、加強檔案從業人員的培訓活動，增強檔案工作人員服務能力

數字化時代，檔案管理工作人員需要具備更多的知識和技能才能真正做好這一工作。具體如下：

一是，要加強專業知識和信息技術知識的學習。打造這樣高質量的隊伍需要做的工作有很多，需要學習的知識和技能也有很多，包括檔案管理學、目錄學、檢索、復制、標引等，同時，還要對相關的法律法規等了如指掌，只有這樣，才能提高整體檔案管理工作人員隊伍的質量。

二是，開展針對性的培訓。要根據時代發展的需求對管理人員進行有針對性的培訓，提高他們各方面的知識和技能，并要做好監督工作，使他們真正的掌握了這些培訓內容，從而促進檔案管理工作不斷向前發展。

三是，注重工作人員綜合素質的提升。數字化時代下，要求不斷提高檔案管理人員的綜合能力，即在實際工作中，不僅要求工作人員能隨時的發現問題、分析問題，還要求他們可以在冗雜的檔案信息中總結規律，并進行深入思考和分析，從而整理出有價值的信息，為決策者提供可靠的信息依據，促進其單位健康發展。

五、結語

總之，數字化時代下，在檔案服務工作中，檔案管理人員要充分利用現代化信息技術，積極主動地為使用者提供服務，并不斷創新服務內容和服務形式，使檔案信息發揮出最大的利用價值，促進檔案管理工作不斷向前發展。