新媒體環境對高校檔案管理的影響與應對策略

王學娟

承德醫學院，河北 承德 067000

與傳統的媒體形式相比較，新媒體環境有著一定的特征，其不僅具備較強的渲染力，同時也具備獨特的傳播優勢，具有共享性、虛擬性、便捷性、開放性等特點。新媒體環境對高校檔案管理工作產生了一定的影響，如何面對新媒體環境帶來的沖擊，是當前高校檔案管理部門重點研究的課題之一。

一、新媒體環境對高校檔案管理的影響

（一）積極影響

新媒體環境對高校檔案管理工作帶來了一定的影響，其主要表現在：第一，豐富了檔案的載體形式和傳播形式。依托于計算機技術、互聯網技術等，構建一個資源較為豐富且傳播方式較為多樣化的信息系統，將信息量巨大的高校檔案以文字、圖片、音頻等多樣化的形式進行存儲。第二，拓寬了檔案的空間。在新媒體環境下，高校檔案管理人員可以實現信息化管理，并建立相應的交流平臺和信息反饋平臺等，全校的師生都可以實現信息交流和信息共享。這樣就打破了檔案管理在空間上的限制，實時掌握檔案使用者的動態需求，進而提升檔案的管理效率。

（二）消極影響

萬事有利必有弊，新媒體環境對高校檔案管理工作產生積極影響的同時也帶來了消極的影響。第一，管理方式和手段面臨挑戰。新媒體環境下，高校檔案管理工作的管理方式和手段也面對新的挑戰，由于對新媒體技術缺乏一定敏感性，且新媒體技術的使用不到位，無法有效掌握師生對高校檔案的需求，進而導致管理工作無法滿足實際需求。第二，服務模式面臨挑戰。在新媒體環境下，高校檔案管理需求服務模式也面臨著極大挑戰，師生獲取信息的方式和途徑發生了變化，對檔案的需求也有了更高的要求，傳統的“重管理、輕利用”的方式已經不再適用，在服務模式上急需變化。

二、新媒體環境下高校檔案管理部門的應對措施

面對新媒體環境為高校檔案管理工作帶來的消極影響，應當要采取適當的應對措施，加快高校檔案管理工作在新媒體環境下的轉變，促進高校檔案管理工作效率的提升。

（一）確立新媒體檔案管理觀念

高校檔案管理人員應當要及時轉變自身的管理觀念，對新媒體環境下的檔案管理觀念進行深入了解。主要內容如下：第一，在管理的時效上，應當要更加靈活，而不是設立固定的開放時間和借閱時間，這樣反而會限制了檔案的使用效果。同時，要全天候滿足檔案使用者的使用需求，如：開放網站、APP 等，方便使用者對檔案進行調取和使用。第二，在管理的內容上，應當要把握新媒體時代下的信息特點，豐富館藏，將檔案管理工作與新媒體時代的信息管理特點結合到一起。第三，在服務管理職能上，應當要意識到新媒體環境下的服務特點和重要性，進而及時轉變檔案管理自身的服務職能和服務方式，為檔案管理的服務質量奠定良好基礎。

（二）加強信息化檔案管理方式的使用

新媒體的發展，也讓高校檔案管理工作者意識到信息化管理方式的重要性。因此，在實際管理的過程中，檔案管理人員應當要加強信息化管理方式的使用。第一，高校適當撥款，加強檔案管理基礎設施的投入和建設，在硬件和軟件方面滿足檔案信息化管理的基本需求，為高校檔案信息化管理奠定良好基礎。第二，借助大數據技術以及相應的管理軟件，構建信息收集平臺和管理平臺，將全校檔案資源更加全面化、系統化地分類整理，在線歸檔，做好不同類別的管理模塊和分類，方便后續的使用。第三，通過相關技術來建設一站式平臺，在平臺的設計中，需要包括檔案的查詢、共享、打印等功能，方便全校師生檔案資源的共享和利用。在此過程中，需要賦予使用者一定的權限，避免其使用不當。

（三）加強管理人員的新媒體管理能力

在當前的高校檔案管理工作中，管理人員的新媒體素養和管理能力偏低是一個不爭的事實。因此，為了加強高校檔案管理與新媒體環境的融合，應當要加強管理人員的新媒體管理能力。第一，由綜合素養較高的人員來進行檔案管理，要求其不僅具備計算機基本操作能力，同時也要具備新媒體意識和操作能力，并具備一定的創新意識。在人員任命的過程中可以對其綜合能力進行調查與審核，保證其能力能夠滿足新媒體環境下檔案管理的基本需求。第二，高校要定期對檔案管理人員進行培訓，特別是在計算機操作能力方面、新媒體意識和能力方面、現代化管理能力方面等，從根本上提升高校檔案管理團隊的綜合能力，促進檔案管理在新媒體環境下的進一步發展。

三、結束語

總之，隨著新媒體的發展，高校檔案管理工作也受到了一定的影響，其中有積極的影響也有消極的影響。面對消極影響，高校檔案管理部門應當要采取適當的措施來加強檔案管理工作，特別是在管理方式、服務方式等方面，應當要通過信息化管理方式、樹立新媒體管理理念等方式來提升管理效率。同時，高校要加強對管理人員的培訓，為檔案管理工作奠定良好的人力基礎。