信息化背景下高校教師職稱材料歸檔問題研究

邵大壯

（西北政法大學(xué)人事處，陜西 西安 710063）

受到傳統(tǒng)的檔案管理觀念影響，我國高校教師職稱資料歸檔管理存在問題很多問題。例如，高校教師的多部門管理、檔案材料分散問題嚴(yán)重影響了教師檔案管理的整體性和連續(xù)性；其次，檔案內(nèi)容的重復(fù)和機(jī)械化信息也干擾了教師的教研成果，教師教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)。本文針對(duì)教師職稱檔案管理以及應(yīng)用進(jìn)行了研究分析，提出了提升教師檔案信息化創(chuàng)新管理的構(gòu)建方案，希望能夠?yàn)樘嵘龣n案教師的開發(fā)利用價(jià)值有所幫助。

一、我國高校教師檔案歸檔管理中存在的主要問題

（一）檔案內(nèi)容方面

目前，我國高校教師的檔案管理信息較為復(fù)雜，其主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先是高校教師的質(zhì)量和內(nèi)容不高，都不能真實(shí)有效地反應(yīng)一個(gè)教師的真實(shí)工作情況。其次，傳統(tǒng)的檔案管理方式落后，也存在信息重復(fù)性、不真實(shí)等問題，嚴(yán)重影響了教師科研教學(xué)管理質(zhì)量。

（二）檔案利用方面

高校教師檔案利用涉及以下幾個(gè)方面：1.信息利用率方面，高校對(duì)教師的檔單管理過于保密，強(qiáng)調(diào)安全性和隱私性，沒有建立對(duì)應(yīng)的信息權(quán)限機(jī)制，導(dǎo)致教師檔案利用率不高，也沒有實(shí)現(xiàn)為教育事業(yè)信息公開服務(wù)的宗旨。2.高校教師檔案利用頻率不高。這導(dǎo)致檔案信息利用不集中，運(yùn)用較為單一。3.檔案自我管控意識(shí)不強(qiáng)，高校對(duì)教師的檔案多是保管，但大多是借閱，與此同時(shí)，高校教師自我運(yùn)用、管理意識(shí)不強(qiáng)，沒有予以重視，到后期也存在內(nèi)容遺漏，信息和真實(shí)情況不符等糾紛。4.檔案信息的開發(fā)利用率不高，院校沒有借助當(dāng)前主流的信息技術(shù)，導(dǎo)致檔案利用、管理積極性不高，缺乏為教師以及院校發(fā)展提供運(yùn)用依據(jù)。

（三）檔案管理方面問題

經(jīng)過統(tǒng)一化的調(diào)查研究，當(dāng)前高校的教師職稱資料檔案歸檔管理存在以下問題。首先，檔案管理工作僅僅是人事工作的一個(gè)附屬部分，管理人員積極性不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)不重視，形成了全員淡漠管理的局面。其次，缺乏對(duì)應(yīng)的檔案管理資金，檔案管理部門的硬件設(shè)施滿足不了高校的建設(shè)，大多高校多是采用手工操作，管理方式落后、分散、缺乏科學(xué)性。最后，教師職稱檔案管理工作存在管理問題，導(dǎo)致檔案管理工作漏洞百出。

二、分析職稱評(píng)定信息化管理的價(jià)值和意義

職稱評(píng)審信息化管理是教師按照職稱申報(bào)要求將個(gè)人的申報(bào)信息如身份證明、教育資格、任職要求等按照對(duì)應(yīng)的固定格式提交申請(qǐng)報(bào)告。通過職稱評(píng)審軟件系統(tǒng)可以及時(shí)申報(bào)個(gè)人信息，并將其交付給主管部門以及對(duì)應(yīng)的評(píng)審系統(tǒng)中，評(píng)審專家通過局域網(wǎng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上評(píng)審，最終實(shí)現(xiàn)無紙化評(píng)審以及檔案信息歸檔。

這種評(píng)審信息審核、歸檔方式應(yīng)用廣泛，真正意義上實(shí)現(xiàn)了無紙化評(píng)審，且可以預(yù)防評(píng)審錯(cuò)漏、信息獲取不全等問題。對(duì)比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔申報(bào)，無紙化申報(bào)評(píng)審可提升評(píng)審人審閱速度、減少文檔浪費(fèi)；還可以及時(shí)輸出分?jǐn)?shù)、保證審閱速度高校、及時(shí)將審閱結(jié)果傳輸給對(duì)應(yīng)的平臺(tái)。可見，運(yùn)用信息化手段，真正實(shí)現(xiàn)了高校教師職稱評(píng)審管理質(zhì)量，有效促進(jìn)了材料歸檔管理建設(shè)。

三、對(duì)于提升高校教師職稱評(píng)審資料歸檔管理的措施建議

以上可知，職稱評(píng)審信息計(jì)劃管理模式符合國家建設(shè)發(fā)展。對(duì)此，院校人事檔案工作人員應(yīng)當(dāng)積極面對(duì)工作現(xiàn)狀，不斷推進(jìn)信息化管理建設(shè)，以此來解決職稱材料歸檔的真實(shí)問題。對(duì)此，筆者建議高校從以下幾個(gè)方面來改革建設(shè)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化以及信息化的管理格局。

（一）做好信息化檔案建設(shè)，提升基礎(chǔ)設(shè)施管理質(zhì)量

建議對(duì)應(yīng)的單位針對(duì)《全國檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要》要求，不斷加強(qiáng)人事檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)質(zhì)量，以保證人事檔案信息化建設(shè)。針對(duì)目前高校存在的資金投入問題，建議對(duì)應(yīng)高校機(jī)構(gòu)要做好各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理，并積極爭取校園領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事工作的重視、積極性，不斷為其講解信息化建設(shè)對(duì)校園綜合發(fā)展的價(jià)值意義。此外，要加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)布局，可以將其納入到學(xué)校信息化管理體系中，進(jìn)而推動(dòng)高校人事檔案高速發(fā)展。

（二）建立全面綜合化的評(píng)審歸檔制度，提升高校評(píng)審質(zhì)量

建議領(lǐng)導(dǎo)要積極做好評(píng)審材料歸檔管理工作，通過加強(qiáng)材料管理、做好材料及時(shí)監(jiān)督和指導(dǎo)管理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)職稱評(píng)審材料針對(duì)化管理。首先，建議學(xué)校結(jié)合實(shí)際環(huán)境建立一套可行的電子歸檔制度，并要求各個(gè)申報(bào)教師按照相應(yīng)的電子文件格式，做好一系列的文檔格式檢查、收集、鑒定以及歸檔等工作，以保證教師職稱評(píng)審材料的處理流程有跡可尋，保證其歸檔工作的質(zhì)量。

（三）運(yùn)用雙套制存檔，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理

雙套制方式是將紙質(zhì)文檔掃描，留存數(shù)字化和紙質(zhì)化兩種形式。其中紙質(zhì)文檔和電子文檔是可以相互轉(zhuǎn)換的。因?yàn)殡p套文檔可以讓同一份文件的紙質(zhì)文檔和電子版本處于在統(tǒng)一的儲(chǔ)存和可運(yùn)用狀態(tài)。在日常的工作管理中，電子文檔在信息運(yùn)輸、傳輸以及利用方面有可移動(dòng)使用、可復(fù)制、遠(yuǎn)程傳輸?shù)忍攸c(diǎn)。此外，紙質(zhì)文檔具有法律憑證以及原始記錄、可長期保存的優(yōu)勢(shì)，這一點(diǎn)也是電子文件無法體現(xiàn)的。對(duì)此，雙套制存檔是信息化背景下職稱評(píng)審材料歸檔的有效方法，對(duì)應(yīng)的檔案部門應(yīng)當(dāng)積極研究信息化背景下檔案歸檔管理中的爭議問題，并保證其評(píng)審材料歸檔管理落到實(shí)處。

（四）提倡信息化改革

傳統(tǒng)落后的高校教師檔案管理模式導(dǎo)致了檔案查找和利用效率較低，無法適應(yīng)新形勢(shì)下社會(huì)對(duì)于高校教師檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求，因此，必須結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高校教師檔案的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化和信息化管理，充分體現(xiàn)高校教師檔案的真正價(jià)值。1.創(chuàng)建基于校園內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的高校教師檔案管理數(shù)據(jù)庫。高校教師檔案管理部門可以自行開發(fā)符合自身發(fā)展的教師電子檔案管理系統(tǒng)，有效結(jié)合紙質(zhì)檔案和電子檔案，能夠合理開發(fā)和利用教師檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)教師檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化查詢和瀏覽，創(chuàng)建完善的高校教師檔案管理平臺(tái)。同時(shí)，高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門也可以隨時(shí)掌握最新的教師信息，為人才資源的優(yōu)化配置、教學(xué)科研活動(dòng)的順利展開，以及高校干部隊(duì)伍建設(shè)等提供有力依據(jù)。2.及時(shí)收集教師個(gè)人信息，不斷完善數(shù)據(jù)庫內(nèi)容。創(chuàng)建一份健全的教師信息統(tǒng)計(jì)表格，每年采集一次教師個(gè)人最新信息，與教師職稱評(píng)聘時(shí)間相匹配。避免了教師每年要填寫各種各樣的信息采集表，減少了教師無價(jià)值的勞動(dòng)時(shí)間，使教師能夠有充分的時(shí)間專注于教學(xué)活動(dòng)和科研項(xiàng)目，同時(shí)也及時(shí)更新了高校教師檔案管理數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容。還可以給予每名教師相應(yīng)的用戶權(quán)限，由教師個(gè)人直接登錄教師檔案管理系統(tǒng)填寫個(gè)人信息，有利于及時(shí)更新和維護(hù)數(shù)據(jù)庫信息，由高校教師檔案管理部門和人事部門共同審核教師填表的信息，以確保信息的真實(shí)完整，防止出現(xiàn)個(gè)別教師為了增加個(gè)人業(yè)績而任意填寫的情況。

四、結(jié)論

綜上所述，高校教師職稱評(píng)審工作信息化作為一個(gè)新的課題，其對(duì)高校建設(shè)發(fā)展有重要的建設(shè)價(jià)值和意義。面對(duì)高校無紙化的管理要求，建議學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)從思想上、行為上予以鼓勵(lì)和支持，并通過經(jīng)費(fèi)扶持、技術(shù)支持、人員調(diào)配等途徑，加大其建設(shè)力度。相信在高校人事員工的齊心協(xié)力下，教師職稱材料檔案歸檔問題一定會(huì)得到圓滿解決。