試論數字化檔案管理系統在醫院檔案管理中的重要作用

張琛

（滎陽市人民醫院，河南 滎陽 450100）

在信息時代，隨著信息量的高速增長，醫院過去的檔案管理方式已經無法滿足信息管理的需要，而信息技術的廣泛應用，可以在一定程度上實現對檔案的數字化管理，優化醫院的檔案管理。當今時代海量信息資料的高效處理需求促使數字化管理系統應運而生。信息數字化技術使醫院檔案的載體發生改變，使醫院能夠采用光盤以及硬盤對檔案信息數據進行儲存，極大地方便了醫院檔案管理。因此，若想要進一步提升醫院的檔案管理水平，則需要根據醫院傳統檔案管理中存在的問題提出針對性的改進措施，從而提升醫院數字化檔案管理的水準。具體來說，醫院需要轉變檔案管理觀念，將傳統的檔案管理與數字化技術有機結合，實現數字化檔案管理系統的構建和完善，從而提升醫院的檔案管理水平。

一、數字化檔案管理系統在醫院檔案管理中運用的重要性

將數字化檔案管理系統融入到醫院檔案管理中，是對傳統檔案管理的一種變革。相比較傳統檔案管理模式，醫院數字化檔案管理模式，能夠實現檔案信息運用的效率化、多元化。醫院數字化檔案管理模式，為專業技術人員論文寫作提供文獻保障，為科研研究提供信息查詢保障，為研究者研究結果提供依據。為患者獲取檔案提供便利性，使患者及家屬通過檔案更好的了解患者病情，并且通過檔案知曉醫院經營管理模式，增強對醫院的進一步了解，為患者就醫提供保障。此外，數字化檔案管理系統的融入，為醫院檔案管理人員工作節省大量時間，提升管理水平。管理人員不用在忙于查找檔案，而通過互聯網平臺，輕松找尋醫護人員、患者、研究人員、領導所需的檔案。

二、數字化檔案管理系統在醫院檔案管理中的應用研究

（一）數字化檔案管理系統在人事信息管理方面的運用

現階段，不少醫院人事檔案管理依靠人工操作，管理效率非常低。醫院人事檔案會記錄工作人員的學歷和擅長的技能、性格等信息，是醫院充分、有效了解工作人員的關鍵方式。過去醫院的人事檔案管理一般都會運用人工的方式，醫院全部工作人員的資料，都是通過手工抄寫進行整理，工作效率低，容易產生誤差，若出現錯誤，事后修改也異常困難，對人力以及時間造成極大的浪費。不僅如此，后續檔案查找也極不方便，工作人員個人檔案查找的效率極低。

而數字化檔案管理系統在醫院人事檔案管理中的應用，能夠有效避免上述問題，提高醫院人事檔案管理的準確率及效率，為醫院的快速發展奠定堅實基礎。不少醫院對工作人員的人事檔案管理不夠重視，未能充分有效地利用檔案資料。因此，若想將數字化檔案管理系統有效應用于醫院人事檔案管理中，則醫院應首先提升數字人事檔案管理系統應用意識，加強對人事檔案管理的重視，同時還要對所有工作人員進行培訓，使其深刻認識人事檔案管理的重要性，提升檔案管理能力，從而構建完善的管理體系。其次，醫院還應提倡全體工作人員主動、積極地參與人事檔案管理，發揮數字化檔案管理系統在醫院人事檔案管理中的作用，對那些不屬于保密范圍的檔案資料應進行透明以及公開化管理。最后，還應建立人事檔案管理隊伍，提升檔案管理人員的業務水平，從而培養具有專業素質的高水平檔案管理人員，促使醫院人事檔案管理朝著規范化的方向發展。在人事檔案管理隊伍建設的過程中，應對檔案管理人員進行不間斷的業務培訓，使其及時地了解和掌握本領域最先進的技術，提升人事檔案管理效率，使其擁有良好的職業素養和道德品質。數字化檔案管理系統在醫院人事檔案管理中的應用，可以大幅度提升工作效率，為檔案查找提供極大的便利，并且可以避免過去管理方式可能存在的管理漏洞，確保人事檔案信息儲存的完整性。經過數字化處理，人事檔案信息記錄所占空間大幅度縮小，計算機儲存具有很大的儲存空間，能夠對相關信息進行全面的儲存。

（二）數字化檔案管理系統在患者數據管理方面的運用

將數字化檔案管理系統運用于醫院患者數據管理，需要對患者數據管理工作流程進行優化，簡化中間環節。通常情況下，部分醫院的患者數據管理庫房和病案科之間存在一定的距離，且出院量持續增加，在運用檔案數字化以前，傳統檔案管理中患者數據的查閱都需取走原件，很容易導致檔案原件損壞丟失，并且還會造成人力浪費。現如今，隨著醫療行業改革的深入，患者的法律意識進一步增強，患者數據變得越發重要。而將數字化檔案管理系統運用其中，可以直接通過電腦根據病患提出的要求選擇相關的復印內容，簡化了了查找、抽取等程序，使患者數據利用更為高效。

三、數字化檔案管理在醫院檔案管理中的重要作用

1.實現電子信息管理及應用互聯網已經成為醫院檔案管理的發展趨勢和改革需要，信息量的開發多少決定著檔案的利用價值大小，醫院各專業領域人員在醫院管理、申報科研課題、評職稱、寫論文、準備各類報告材料等工作中都需要進行信息查詢，獲取準確、全面的檔案信息，數字化檔案管理不僅能夠提高醫院檔案的利用率及保存周期，實現快捷方便的檢索利用，同時還能夠促進醫院醫學科研事業的發展。

2.數字化檔案管理將檔案管理人員從傳統手工管理工作中解放出來，減輕了傳統檔案管理中人員的工作量和壓力，提高了工作質量和管理效率。

綜上所述，檔案管理是醫院管理工作的重要內容之一，數字化管理能夠提升醫院檔案管理水平，保護檔案實體，節省查檔時間，實現檔案信息的準確快捷提供利用。醫院要加大資金投入，應用先進的檔案信息化數字化管理系統，選聘優質復合型人才參與管理，提高人員的數字化管理水平和綜合素質，進一步提升數字檔案資源的管理和利用效能，實現分層次多渠道的檔案信息資源共享利用。