新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新策略

張新杰

（新疆和田地區(qū)人民醫(yī)院,新疆 和田 848000）

一、事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題分析

（一）檔案管理設(shè)備比較落后

近幾年來(lái),事業(yè)單位對(duì)于資金的投入有著一定的限制和要求,這對(duì)于檔案事業(yè)的開(kāi)展無(wú)疑會(huì)造成一定的困擾與阻礙,由于資金的限制與設(shè)定,從而導(dǎo)致了檔案設(shè)備的落后與缺失,有關(guān)部門缺乏資金,所以很難引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)電子產(chǎn)品與一些高科技的辦公產(chǎn)品,工作人員在平時(shí)的工作非常繁瑣,這樣的結(jié)果只會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作的效率無(wú)法得到提升與增加,而內(nèi)部的管理程序也會(huì)出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象。近幾年來(lái),計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)遍布人們的生活與工作中,被廣泛認(rèn)知與使用,事業(yè)單位更是需要計(jì)算機(jī)提升工作質(zhì)量與工作效率,事業(yè)單位應(yīng)該明確認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)并重視,檔案管理設(shè)備是工作的基礎(chǔ)與保障,如果不能得到有力的保證,那么勢(shì)必會(huì)在工作過(guò)程中出現(xiàn)疏漏與流失的現(xiàn)象,嚴(yán)重影響到檔案管理工作的開(kāi)展與進(jìn)步,這對(duì)于事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有百害而無(wú)一利。

（二）事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)水平較低

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,人們面臨更多的職業(yè)選擇,專業(yè)水平較高的人往往會(huì)選擇更加充滿活力、更具挑戰(zhàn)性的工作,但事業(yè)單位的工作相對(duì)乏味,就導(dǎo)致很多人不愿意進(jìn)入,因此缺乏專業(yè)性強(qiáng)、經(jīng)驗(yàn)豐富的員工。在這種情況下,事業(yè)單位的檔案管理工作的質(zhì)量和效率都很低,嚴(yán)重影響事業(yè)單位的工作進(jìn)度。另外,由于檔案管理人員的流動(dòng)性較強(qiáng),在記錄檔案時(shí)往往方法不一樣,極易造成信息混亂,使得檔案丟失。

（三）檔案管理制度體系不夠健全

只有構(gòu)建了完善的制度體系,方可有效順利開(kāi)展各項(xiàng)檔案管理工作。但就目前來(lái)講,部分事業(yè)單位所構(gòu)建的檔案管理制度體系并不完善,檔案管理體系相對(duì)滯后。同時(shí),單位沒(méi)有針對(duì)檔案管理創(chuàng)新制定相應(yīng)的激勵(lì)制度,導(dǎo)致職工難以積極主動(dòng)地改革與完善工作方法。部分事業(yè)單位在檔案管理中,沒(méi)有明確限定工作人員的職責(zé)范圍,導(dǎo)致難以徹底有效執(zhí)行檔案管理工作。

二、事業(yè)單位檔案管理提升策略

（一）采用科學(xué)化的檔案管理系統(tǒng)

新形勢(shì)下,加快檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型是新時(shí)代賦予我們的新使命。對(duì)此,我們應(yīng)將信息化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理有機(jī)結(jié)合:一是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描后再加工,形成“原件數(shù)字檔案”。二是直接以數(shù)字模式形成數(shù)字信息檔案,通過(guò)靈活的方式對(duì)事業(yè)單位的檔案資料進(jìn)行存儲(chǔ)管理。三是要增加對(duì)檔案管理的資金投入,更新硬件設(shè)備與軟件設(shè)備,為檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型奠定可靠的物質(zhì)基礎(chǔ)。四是檔案管理人員要更新自身觀念,提升自己的計(jì)算機(jī)使用水平,從根本上提升事業(yè)單位檔案管理的水平。

（二）強(qiáng)化檔案管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí),應(yīng)該注重對(duì)于檔案管理人員的培養(yǎng)問(wèn)題,采用分級(jí)管理培訓(xùn)的形式,對(duì)員工進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督,并將工作安排細(xì)分,責(zé)任到人,高層員工要端正工作態(tài)度,提高專業(yè)技能水平,幫助工作任務(wù)順利完成。檔案管理工作是服務(wù)性質(zhì)的工作,與此相關(guān)的工作人員都應(yīng)該具備較高的道德水平,更好的為檔案管理工作。

（三）創(chuàng)新檔案管理機(jī)制

首先,設(shè)立檔案資源收集中心。檔案數(shù)據(jù)收集是檔案管理的基礎(chǔ)內(nèi)容,不僅對(duì)后續(xù)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用有著關(guān)鍵作用,還會(huì)影響到檔案管理部門的發(fā)展。因此,就需要對(duì)檔案資源收集中心進(jìn)行設(shè)立,促使檔案信息利用需求得到充分滿足。特別是近些年來(lái),信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用,檔案管理工作覆蓋了更多的內(nèi)容,顯著提升了信息量。如果依然采取傳統(tǒng)的收集方式,很多資料將會(huì)遭到遺漏,事業(yè)單位發(fā)展需求也得不到滿足。因此,就需要通過(guò)檔案資源收集中心的設(shè)立,有效收集、整合相關(guān)的信息資源。其次,對(duì)單位檔案管理制度體系大力完善。要結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際狀況,制定匹配的管理制度體系。同時(shí),對(duì)檔案考核機(jī)制、工作目標(biāo)等合理設(shè)置,這樣可以有效調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性,還能夠更加有序的開(kāi)展各項(xiàng)工作。事業(yè)單位要結(jié)合時(shí)代發(fā)展要求,對(duì)檔案管理考核內(nèi)容積極更新,以此來(lái)促進(jìn)檔案管理人員水平的提升。

（四）保證檔案安全性

事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)保證檔案的安全性,強(qiáng)調(diào)在集成管理理念降低檔案運(yùn)轉(zhuǎn)收集中的風(fēng)險(xiǎn)因素。首先,形成一體化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn),明確檔案集中運(yùn)轉(zhuǎn)的基本操作程序,在優(yōu)化流程的基礎(chǔ)上提高檔案管理工作的質(zhì)量。其次,還要豐富檔案管理工作方法,加強(qiáng)檔案安全設(shè)施設(shè)備的配置,能夠根據(jù)檔案運(yùn)轉(zhuǎn)的點(diǎn)、線、面進(jìn)行安全工作控制,有效降低檔案匯總管理的風(fēng)險(xiǎn)因素。第三,明確檔案管理責(zé)任分工,檔案管理人員應(yīng)當(dāng)提高責(zé)任意識(shí),保證基礎(chǔ)操作的安全性,防止檔案數(shù)據(jù)信息損毀情況的出現(xiàn)。第四,加強(qiáng)安全教育培訓(xùn),促進(jìn)檔案人員掌握正確的信息傳遞與獲取方法,在良好的檔案使用秩序下提高檔案資源的利用率和應(yīng)用有效性。

（五）提高檔案信息利用率

對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新,最終的目的是檔案管理機(jī)制更加完善,進(jìn)而提高檔案信息的利用率,確保其有序健康發(fā)展。開(kāi)展檔案管理制度完善工作,要充分結(jié)合自身的發(fā)展現(xiàn)狀和目前的發(fā)展特性,充分調(diào)動(dòng)檔案人員的工作積極性,確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述,為更好的發(fā)揮檔案管理工作職能,需要結(jié)合時(shí)代發(fā)展的要求,逐步創(chuàng)新與完善事業(yè)單位檔案管理理念與方法。事業(yè)單位要結(jié)合自身情況,制定出針對(duì)性、特色化的檔案管理制度體系,逐步拓展與延伸檔案管理的內(nèi)容與職能,加快檔案管理信息化建設(shè)步伐,全面創(chuàng)新檔案管理工作,充分挖掘信息檔案價(jià)值，提高事業(yè)單位檔案資源的利用水平。