新形勢下基層疾病預防控制中心檔案管理與建設路徑探究

陳練

（玉林市疾病預防控制中心，廣西 玉林 537000）

引言：疾病預防控制體系是保護人民健康、保障公共衛生安全、維護經濟社會穩定的重要保障。因此，做好基層疾病預防控制工作極為關鍵，而優化其檔案管理，為疾病控制提供全面、完整且可靠、參考價值高的檔案依據，對于做好后續疾控工作不可或缺。面對當前新疾病預防控制形勢，基層疾病預防控制中心檔案管理薄弱，嚴重影響了疾病預防控制事業的發展，倒逼基層疾病預防控制中心須加強和優化疾控檔案管理工作，以確保基層疾病預防控制實效性提升。

一、疾病預防控制檔案管理存在問題

（一）管理制度不完善

檔案管理是基層疾病預防控制中心一項重要工作，不過由于和其相關的疾控檔案數目多，管理任務繁重，而且難度大、工作人員不足，就需要不斷改進檔案管理方法，確保管理效率提升。但在實際開展檔案管理工作中，卻并未做到這些，雖然有檔案管理制度，既不夠完善，也有脫節的問題，導致可執行性差；檔案管理又缺乏有效監督，整個過程必然出現混亂，導致一些疾控檔案歸檔不及時、或借閱不歸還等情況，存在檔案丟失的問題，嚴重影響了疾控檔案完整、安全和管理質量。此外，檔案管理方式偏滯后，信息化建設程度低，未能在檔案整理、歸類、管理中全面落實信息化和數字化管理，不能有效地運用檢索功能，不但難以實現高效管理，而且使后期調取和利用檔案變得困難。

（二）硬件建設跟不上

一些疾病預防控制中心沒有意識到檔案管理重要性，對認真做好疾控檔案工作缺乏正確認識，甚至認為該項工作可有可無，自然就會不重視甚至忽視這項工作。加上對檔案管理方面的資金投入少，造成的結果就是硬件設施建設緩慢，長期跟不上管理需求，設備老化，導致檔案管理工作效果不理想；存在漏洞的管理軟件也未能及時升級或更新，增加了檔案管理安全風險，容易出現檔案遺失或者不完整問題。

（三）檔案管理人員素質有待提升

因檔案管理得不到重視，基層疾病預防控制中心檔案管理工作人員配備有限，有限的人員大部分是兼職，或者是一些年齡較大、即將退休人員，他們缺乏疾病預防檔案管理專業知識，學習意識也不夠強，數字化和信息化管理水平低下，最終造成結果就是檔案管理效率差、質量低。

二、疾病預防控制中心檔案管理與建設優化路徑

（一）建立完善檔案管理制度

習近平總書記強調，人類社會發展的事實證明，依法治理是最可靠、最穩定的治理[4]。同樣，任何管理工作的順利推進和持續健康發展，都依賴于制度的保障和支持，基層疾病預防控制中檔案管理也不例外。優化檔案管理工作，確保管理質量，就要從現在執行的檔案管理制度出發，分析其中存在問題或不完善之處，然后加以修正與改進，確保制度的科學性與適應性。這樣既能確保完善后檔案管理制度有良好的執行力，又能以制度促進高效管理，推動基層疾病預防控制中心檔案管理規范化、標準化、程序化，比如涉及檔案整理、檔案記錄、檔案保存、檔案歸類、檔案數字化建設等整個過程。

基層疾病預防控制檔案管理責任要清晰，具體操作中還要分解，最終將檔案管理責任到人，提高直接管理人員的責任心，使其更加主動積極做好檔案管理工作。另外，疾病預防控制檔案管理還要完善監督機制，不是說有監督制度就可以，而是要讓其真正在檔案管理中發揮監督作用。比如制定監督考核標準，在監督中對檔案管理工作進行評分，然后依據獎懲制度推動管理。

（二）加強硬件和軟件建設

信息化技術在管理工作中有效運用，能最大程度提高各項管理工作效率，并且減少了人的工作量，管理效果更為突出。基層疾病預防檔案管理工作要與時俱進，實際管理中要改變檔案管理模式，在整理和保存紙質檔案的同時，還要加快信息化和數字化檔案管理的步伐。檔案數字化管理是大勢所趨，其自動化程度高，而且保存時間更長，能夠有效避免人為失誤導致檔案信息不全，在需要調用檔案時利用搜索引擎檢索，快速找到檔案，提高其使用價值、參考價值和利用價值。這里需要注意的，是疾控檔案數字化管理需要借助于硬件設備和軟件支持才能實現，故基層疾病預防控制中心應加大這部分的投入。首先，積極推進硬件設施建設，購置數字化檔案管理所需的設備；其次，開發適合疾控檔案管理需求的軟件，并堅持統一的標準；最后，硬件和軟件安全管理必不可少，因為如果一旦管理系統被黑客攻擊，或者是在使用中有病毒侵入，可能導致檔案（信息）丟失，或遭到破壞而無法查看，所以應安裝防火墻和殺毒軟件，定期修補系統安全漏洞，確保數字化檔案管理安全性。

（三）提高檔案管理人員素質

疾病預防控制檔案管理歸根到底是由工作人員負責的，直接管理者的檔案管理業務能力與素養，決定了檔案管理工作成效。故而，提高檔案管理人員素養從來都是永恒的主題，一方面要招聘專業檔案管理人員；二方面要加強現有檔案管理人員的培訓；三方面要求檔案管理員平時要認真、系統學習專業知識，做如何管理檔案的“明白人”，并將檔案管理制度扎根于之中，扎根于實際工作中執行；四方面要做好信息技術培訓，提高檔案管理人員運用信息系統進行檔案管理的能力；五方面要求在錄入檔案中要仔細認真，按照要求錄入，并做好分類，使檢索起來更為容易；六方面是在錄入檔案中要經常性做好備份，防止系統故障亦或人為誤操作導致檔案丟失或者損壞，確保疾病預防檔案的完整性。

三、結束語

綜上所述，新形勢下基層疾病預防控制中心需要不斷強化檔案管理，保護好疾控檔案應用價值、參考價值；需要優化檔案管理，促進和提升疾病預防控制檔案管理質量，推動檔案事業整體發展。