住房公積金檔案管理信息化的作用分析

◎鄭裕紅

對于公積金這項業務而言，主要是國家為購房者作出考慮，為員工長期做出繳存性的資金，這項制度執行時能夠保證人民群眾獲得足夠的生活保障。在企業開展公積金繳存業務時會產生各種檔案，對于檔案的管理工作特別重要，如何對這些檔案作出有效管理工作是管理者需要切實做出考慮的問題。

一、住房公積金檔案管理的特點和意義

（一）公積金檔案所具備的基本特點

公積金檔案管理工作與其他的人事等檔案存在一定的差距，主要是其具有的專業性以及不確定性。專業性主要是指公積金檔案管理歸屬于專業部門，主要是指在公積金辦理過程中產生的各種紙質和電子記錄。公積金屬于專屬部門權力，其余部門在這一過程中沒有代辦權，產生的結果便是檔案管理工作具備非常強的專業性。公積金在使用時能夠準確記錄購房者的權利、購房面積、在開展貸款業務時貸款數額以及貸款年限。公積金檔案形成以后與其他檔案之間的不同點便是各種信息不斷發生變化，產生這一現象的主要原因便是貸款人的房屋信息會不斷變化，這也就導致公積金檔案存在不確定性，這樣的檔案管理工作才更加具有意義。

（二）住房公積金檔案管理的意義

隨著國內各項事業不斷發展進步，人們的法律意識逐漸增加，對于自身的權益關注度也在不斷增加，這也間接地促進企業對公積金開始繳存工作持續推進。這也就造成公積金業務數量持續增加，間接地促進公積金檔案管理工作需要適時地做出優化。公積金管理政策在執行的過程中關系到每個繳存人員的自身利益，這個過程所需要的資料數量相對較多，目的是避免在日后發展中出現法律糾紛。

二、住房公積金檔案管理信息化所帶來的改變與影響

國內法律對于檔案的管理有明確規定，建立檔案時必須依法執行，常見的辦理過程中的紙質合同以及電子憑證均需要按照要求作出保存工作，特別是住房公積金這項業務在開展時關系到每個公民的個人權益。在公積金檔案建立中要按照法律標準執行，長久地做出信息保存工作，不得損壞或者丟失情況出現。在公積金檔案管理工作中，需要適應時代發展需求，將網絡技術與檔案作出有效結合保證公積金管理和使用更加規范。在辦理公積金貸款完成以后各種紙質信息以及電子化信息要形成有效的憑證，存放至專業的檔案管理室中。

現在運用的信息化技術能夠將檔案管理工作順利執行下去，對各種不同的信息資源作出有效的整合工作，整個操作過程更加便捷。對于已經完成公積金繳存的個人可以使用專業的APP查詢繳存狀態，適時地對自己賬戶做出了解。國內各項事業不斷發展進步的過程中，導致公積金辦理的業務逐漸的增加，對于檔案管理人員所造成的壓力也在隨之增加。對于檔案管理主要是分為三部分，首先便是公積金繳費檔案的建立，其次運用公積金貸款后形成的檔案，最后便是各種公積金的支取所形成的檔案，數量逐漸增加的過程中給管理工作帶來一定的困難。運用數字化信息技術對檔案開展管理工作整個成本支出會降低很多，對于各種信息的保存也會比紙質檔案更加安全。

三、住房公積金檔案管理信息化應注意的事項

為保證電子檔案管理工作更加規范，國家管理部門已經根據實際情況出臺相應的法律，促使電子檔案更加規范。然而，公積金檔案所具備的專業性對電子檔案管理提出更多要求，需要檔案管理部門制定專業的標準，這樣才能保證信息化檔案被更好地執行下去。對原有的統一檔案管理模式作出更新，將細節作出全面考慮，實現分層管理工作，帶來的好處便是能夠使電子信息檔案更加規范合理，清晰可見。

培養掌握信息數字化及公積金檔案歸檔的復合型人才，在公積金檔案實現信息化管理后，需要管理部門做好專業人才培訓工作，在開展工作時既要懂得信息技術的運用也要熟知公積金檔案管理工作。主要是這一工作不僅僅要求具備本專業的知識點也要掌握其他行業一定的技能要求。

四、結語

綜上所述，隨著繳存公積金的單位數量越來越多，造成公積金管理單位中所存放的檔案數量越來越多，造成檔案管理工作越來越困難，需要公積金管理部門要與時俱進運用信息化技術開展檔案管理工作。在信息化技術快速推行的過程中能夠讓各項數據統計更加清晰準確，避免差錯的出現，信息也更加透明。