淺析退休人員人事檔案管理工作

◎陳靂

在檔案管理工作開展過程中，退休人員人事檔案管理工作的開展具有一定的難度，這是因?yàn)橥诵萑藛T的工資轉(zhuǎn)入到社保之中，無論是檔案的建立和收錄還是檔案的調(diào)用等問題均存在一系列的爭(zhēng)議性問題。檔案管理工作的不足還會(huì)導(dǎo)致檔案信息不全、檔案丟失等問題。這種普遍性的問題影響著單位退休人員的生活質(zhì)量。檔案信息與退休人員的日常生活息息相關(guān)，各種生活中常見的問題都要依據(jù)檔案信息進(jìn)行解決。由此可見，創(chuàng)新退休人員人事檔案管理工作是很有必要的。

一、推動(dòng)檔案信息安全管理人為防護(hù)工作開展

在現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展的社會(huì)環(huán)境下，檔案工作的巨大變化，對(duì)檔案管理工作人員的要求也在不斷提升。在實(shí)際的檔案管理工作中，為了提升檔案管理工作的安全性，單位應(yīng)該從以下幾個(gè)方面提升安全管理工作的質(zhì)量：首先是在安全管理責(zé)任方面，單位的檔案管理部門要制定好相關(guān)的檔案安全管理工作制度，由上而下落實(shí)到每一名檔案管理工作人員上，提升檔案管理工作人員的安全防護(hù)意識(shí)。其次是在專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)構(gòu)建上，單位要建立起專業(yè)的檔案信息管理人才隊(duì)伍，推動(dòng)檔案信息化發(fā)展的進(jìn)程。最后是在檔案管理工作人員的個(gè)人思想上，單位的檔案管理部門應(yīng)該通過規(guī)章制度的構(gòu)建、以及檔案信息化安全管理工作重要性的培訓(xùn)與宣傳等手段，提高檔案管理人員對(duì)檔案管理安全性的認(rèn)知，推動(dòng)退休人員人事檔案管理工作質(zhì)量的進(jìn)一步發(fā)展。

二、推動(dòng)檔案信息安全管理物理防護(hù)工作的開展

退休人員的人事檔案管理是一項(xiàng)比較重要的工作，高質(zhì)量的檔案管理工作特別是電子化檔案管理工作，能夠?yàn)閱挝坏母黜?xiàng)發(fā)展決策、任命決策提供有價(jià)值的參考。然而在一些單位中，檔案管理的物理防護(hù)工作一直得不到重視。單位的檔案管理室在安全設(shè)計(jì)上存在著很多的要求，首先是檔案管理室安全評(píng)估工作，包括檔案管理室的溫度、濕度、防火防盜措施等，配備好相應(yīng)的工作設(shè)備，以確保存儲(chǔ)的紙質(zhì)檔案不會(huì)因?yàn)樽匀画h(huán)境問題而產(chǎn)生損毀。此外在信息化檔案管理過程中，計(jì)算機(jī)設(shè)備的配備是極為重要的，包括電子計(jì)算機(jī)的硬件設(shè)備（型號(hào)、CPU、硬盤存儲(chǔ)量、顯卡以及操作系統(tǒng)等等）和軟件設(shè)備（殺毒軟件、電腦防護(hù)軟件、檔案?jìng)鬏斊脚_(tái)等等）。一般來說，計(jì)算機(jī)原裝的軟件系統(tǒng)都會(huì)存在一系列的漏洞，導(dǎo)致電腦容易被病毒攻擊，此外計(jì)算機(jī)發(fā)生故障時(shí)往往需要重裝系統(tǒng)，那么在重裝系統(tǒng)的過程中可能會(huì)產(chǎn)生系統(tǒng)漏洞，導(dǎo)致電子檔案信息的丟失。因此，計(jì)算機(jī)安全防護(hù)工作也是單位檔案管理工作的重要內(nèi)容。

三、推動(dòng)檔案信息安全管理技術(shù)防護(hù)工作開展

單位在開展退休人員人事檔案管理工作的過程中，要充分利用“大數(shù)據(jù)”“云平臺(tái)”等相關(guān)技術(shù)構(gòu)建起高度安全的檔案信息管理系統(tǒng)，在接收檔案、存儲(chǔ)的過程中從源頭進(jìn)行審查，在檔案存儲(chǔ)過程中做好安全防護(hù)，特別是針對(duì)相關(guān)共享文檔中的重要信息進(jìn)行及時(shí)審查，充分提高檔案管理工作的安全性。在日常的檔案管理工作中，電子檔案的存儲(chǔ)需要高效的外部設(shè)備進(jìn)行完成，主要是電子計(jì)算機(jī)，而電子計(jì)算機(jī)的安全防護(hù)工作是信息化檔案安全管理工作的重中之重。在利用信息推廣技術(shù)的過程中要廣泛收集相關(guān)人員或者相關(guān)活動(dòng)的資料，經(jīng)審核后錄入到電子數(shù)據(jù)庫中，形成電子檔案信息庫，這樣的方式提升了檔案內(nèi)容的完整性與真實(shí)性，有效提升了檔案的利用效率，避免檔案的反復(fù)修改與編輯，促進(jìn)了電子檔案管理工作安全性的提升。

四、結(jié)語

綜上，在我國(guó)政府職能不斷轉(zhuǎn)型的時(shí)代背景下，推動(dòng)“服務(wù)型”政府的建設(shè)需要我們創(chuàng)新社保工作理念，在管理退休人員人事檔案的過程中充分形成信息重視，全面客觀地看待檔案管理信息化的影響，通過檔案信息安全管理體制的構(gòu)建，提升退休人員人事檔案管理工作質(zhì)量，推動(dòng)單位職能的進(jìn)一步完善。