檔案信息化管理的實現策略

（新疆天業（集團）有限公司，新疆 石河子 832000）

近幾年社會的發展形式來看，信息化技術處于飛速發展階 段，“互聯網 +”時代已經到來。不同的行業處于這種大環境之下認識到信息技術的重要性，把這項技術廣泛的應用到實踐中來，檔案管理行業也順應時代發展，加強對信息技術的運用。檔案在現實社會中具有重要價值和作用，不論是企事業單位還是政府機關是否能夠正常運行，都離不開完整的檔案資料。由此可知在我國目前階段，檔案管理是發展過程中為不可缺少的關鍵環節。在我國信息化發展過程中，電子政務所占地位越來越重要，為檔案管理信息化發展奠定了基礎。

一、檔案信息化管理的優勢

（一）加快檢索速度、提高檢索準確性

按照傳統方式，檢索檔案需要相關工作人員在案卷及目錄中進行手動查找，查找效率不高，也很容易出現差錯。通過對檔案管理實施信息化管理模式，不但可以極大地提升檔案信息的查找效率。而且還能大大地降低出現差錯的可能性；除此之外，借助檔案信息化管理模式的自動化以及智能化功能，即使是較為復雜的模糊查詢也可以順利實現。

（二）提高檔案信息利用率

隨著科技的進步，環保理念的加強，無紙化辦公受到關注，并得以在各個部門踐行，辦公自動化程度得以很大提高，這樣就出現了辦公數字化與紙質檔案信息之間的矛盾問題。通過采取檔案信息化管理模式，檔案信息可以數字化形式呈現，從而直接應用與辦公數字化系統之中，不但有效解決了辦公數字化與傳統紙質檔案信息之間的不協調問題，同時還為使用者提供了極大的便利。

（三）方便信息遠程傳輸

按照傳統模式，使用檔案信息主要有兩種途徑：一是實際到相關的檔案管理部門進行查找；二是發傳真或者郵寄，這為使用者帶來極大的不便。而檔案信息化管理模式的應用，借助信息網絡，使用者通過自動檢索即可實現與檔案管理部門之間的檔案信息傳輸.

二、檔案信息化管理存在的問題

（一）檔案管理信息化資源整合不夠

目前，對于我國檔案管理信息化檔案建設而言。可以說是初步實現了檔案信息化建設，但是信息資源還沒有得到相應的整合。也缺乏長遠的規劃，出現的這些問題就導致了信息資源不能夠進行充分利用。在大數據時代，相關人員需要對檔案管理工作進行進一步的規劃，以及高新技術實現信息資源的高效整合。

（二）數據的異構性

從目前情況來看，我國已經進入到了信息化的時代，更多的企業和機關單位也開始使用計算機技術，因此，越來越多的資料在以各種形式出現在網絡數據庫中。這樣的龔總模式以及儲存方式對相關工作人員帶來了極大的幫助，但是對于檔案管理人員而言，卻帶來了極大的挑戰。比如說，在辦公室中，大量的文件以及資料存儲在數據庫中，這樣就方便了辦公室人員對所需資料的提取和儲存；但是管理人員卻遇到了阻礙，因為在這些數據存儲的時候，檔案管理人員要將文件按照不同的屬性以及來源進行分類儲存。

三、加強檔案信息化管理措施

（一）提升檔案信息的全面性、安全性

第一，檔案類型繁多，其來源途徑廣泛，所以在檔案管理工作中，應采用分類等區 別存儲的方法，針對差異型的檔案信息資料，可以采用不一樣等級的安全防護措施區別性的處理。第二，在選擇哪個檔案信息管理系統更 有實際操作性時，應從該管理系統的整體性能等方面進行綜全性的全面考慮，杜絕因系統選擇不適合而造成檔案資料的缺失。

（二）提升檔案信息的得利率

將檔案信息化管理加以運用就是為了全面提升檔案的利用率，從而促進各方面工作的開展與提升。檔案入庫、記錄檔案資源、對檔 案信息進行保存只是過程，檔案資源的有效利用并體現出其價值才是檔案信息管理的目的。通過信息智能化手段的有效運用，將檔案的價值在最大意義上體現出來。將智能化的手段、數據庫、網絡資源融合運用到檔案信息化管理中，檔案管理人員和使用檔案者均可以隨時隨地的進行檔案資料的管理和對檔案資源的利用。

（三）實現檔案資源的共享

檔案信息化管理和傳統檔案管理的最大特點就是檔案資源最大限度的共享。檔案資源進行信息化整合后，其重中之重就是通過設計 讓檔案資源進行共享。其包括如下內容：針對不同的檔案來源等進行區別；設定好檔案使用者的身份和權限；如何規劃和實際運用檔案信息化管理系統。在使用中須嚴格按照檔案信息化管理模式的要求進 行使用，確保檔案信息化共享功能在實際中的運用。

（四）應重視過程檔案管理

檔案工作者長期受固有檔案管理模式的影響，都在某一事件結束后進行資料的整理和入庫存放的，因此就決定了檔案的存儲僅 僅是對某種工作結果的保存。在工作實踐中，許多發展過程的資料也是非常重要的，并具有極高的存儲及參考價值。事件或者工作發展過程中所收集的資料更具有參考意義，也更能印證檔案結果的正確性。所以在檔案信息管理工作中，不能只注重結果性的檔案，也要注重過程中的檔案。

（五）檔案信息管理的系統化、正規化

檔案信息管理實現系統規范化，必須嚴格按照國家質量體系認證的要求進行運作。在對網絡選擇，電腦的配備等功能、電子信息制 作及方案等的相關方面，對不同類型的檔案信息進行全方位的系統化管理。檔案信息管理系統實現對檔案的標準化管理，必嚴格按照現行的相關規定和措施，及時全面的做好錄入、整理、編排入庫工作。

總之，檔案管理信息化建設是順應時代發展的產物，相關部門要從多個方面進行實施，不僅要保證檔案管理的安全，還要實現檔案服務的轉型。在這個過程中，還要創新管理思維，運用高科技的手段進行檔案工作的處理，并加強公民對檔案管理的參與度，使檔案工作向國際化檔案管理標準發展。