加強(qiáng)基建檔案管理的重要性及措施分析

（大慶油田檔案館，黑龍江 大慶 163000）

一、基建檔案的重要性

基建檔案是一種特殊的信息資源,任何基本建設(shè)缺少基建檔案,就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展,為企業(yè)規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對(duì)企業(yè)總體發(fā)展發(fā)揮著重要作用。還為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛等提供依據(jù)。同時(shí),它對(duì)推動(dòng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。企業(yè)基建檔案管理的關(guān)鍵是及時(shí)收集基建項(xiàng)目開工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料。這些檔案為企業(yè)的建設(shè)、維修、管理、改建和擴(kuò)建服務(wù)。所以,做好基建檔案管理工作,對(duì)推動(dòng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。

二、加強(qiáng)基建檔案管理的措施

（一）更新檔案管理手段

在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的今天，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為社會(huì)大眾生活中不可或缺的事物，也極大地推動(dòng)了基建檔案管理信息化進(jìn)程，提升了其管理的有效性。基此，為了不斷提升當(dāng)下基建檔案管理工作的質(zhì)量和效率，就需要立足于時(shí)代發(fā)展潮流，積極利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)等先進(jìn)的技術(shù)來開發(fā)出全新的基建檔案管理技術(shù)與方法，或者對(duì)現(xiàn)有的基建檔案管理方式方法進(jìn)行不斷改進(jìn)和優(yōu)化，借此來促使基建檔案管理向科學(xué)化、信息化和智能化方向發(fā)展。特別是在檔案管理體系建設(shè)期間要注意靈活地運(yùn)用信息管理手段、技術(shù)與方法，開展網(wǎng)絡(luò)化基建檔案管理，同時(shí)還可以基于互聯(lián)網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)對(duì)基建檔案數(shù)據(jù)和信息的傳輸、搜索和保存，逐步利用先進(jìn)的信息技術(shù)將基建檔案文本信息轉(zhuǎn)化成電子檔案，進(jìn)行實(shí)施存檔，構(gòu)建一套針對(duì)性強(qiáng)、極具細(xì)節(jié)性、時(shí)效性高的基建檔案管理系統(tǒng)，能夠?yàn)槲覈?guó)城市化建設(shè)進(jìn)程進(jìn)行詳實(shí)記錄，同時(shí)能夠加快我國(guó)的基建檔案管理進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)信息資源效用最大化，使得有效的信息得以更好的存儲(chǔ)和應(yīng)用。最終可以構(gòu)建成完整的基建檔案電子化數(shù)據(jù)庫(kù)。

（二）提高基礎(chǔ)架構(gòu)文件管理人員的整體素質(zhì)

基礎(chǔ)設(shè)施文件管理的現(xiàn)代化發(fā)展需要高素質(zhì)的文件管理人才，為基礎(chǔ)設(shè)施文件的信息化建設(shè)提供幫助。在培養(yǎng)高素質(zhì)人才方面，要依靠高校培養(yǎng)具有較強(qiáng)專業(yè)素質(zhì)和實(shí)踐能力的檔案管理人才。對(duì)于現(xiàn)有的基礎(chǔ)架構(gòu)文件管理人員，我們必須做好計(jì)算機(jī)知識(shí)，檔案管理知識(shí)，信息技術(shù)知識(shí)，網(wǎng)絡(luò)知識(shí)等方面的培訓(xùn)，大力提高基礎(chǔ)架構(gòu)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使大多數(shù)基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理人員可以掌握復(fù)雜的理論和實(shí)踐知識(shí)。最后，我們必須提高基礎(chǔ)架構(gòu)文件管理器的工資和收益，以便更多優(yōu)秀的人才可以參與基礎(chǔ)架構(gòu)文件的管理。

（三）提升基建檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量

基建檔案管理工作的本質(zhì)在于服務(wù)。基建檔案是對(duì)企業(yè)基建工程項(xiàng)目的全面記錄，是企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎(chǔ)。因此，在今后的基建檔案管理工作中，相關(guān)的管理人員必須要充分的認(rèn)識(shí)到基建管理工作的重要性，積極提升服務(wù)質(zhì)量，為基建工程提供全面可靠的檔案基礎(chǔ)。除此之外，還要加強(qiáng)對(duì)服務(wù)方式的擴(kuò)展，提升服務(wù)的多元化，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理制度

基建檔案管理制度的建立必須要充分結(jié)合工程項(xiàng)目的特點(diǎn)和需要并結(jié)合各個(gè)部門工作的特點(diǎn)制定針對(duì)性的管理策略。同時(shí)，還要對(duì)管理人員以及各個(gè)部門的職能進(jìn)行明確的劃分，確保基建檔案管理過程中能夠?qū)崿F(xiàn)各部門的高效協(xié)調(diào)配合。正如上文所提到的，如今的基建檔案管理工作具有非常強(qiáng)的復(fù)雜性，不僅僅包含了立項(xiàng)、勘察、測(cè)繪、初步設(shè)計(jì)等環(huán)節(jié)的檔案管理，還包括了施工、竣工驗(yàn)收、評(píng)優(yōu)選優(yōu)等階段檔案整理工作。因此，如果想要有效提升基建檔案管理水平，必須要對(duì)基建檔案管理工作的內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，將各項(xiàng)工作落實(shí)到每一個(gè)管理人員身上，在增強(qiáng)檔案管理工作系統(tǒng)性的同時(shí)，提升檔案管理工作的高效性。

（五）明確歸檔職務(wù)，做好檔案安全

做好基建文件的歸檔監(jiān)控，既要從制度上明確規(guī)定，更要在基建文件形成的每個(gè)業(yè)務(wù)部門的職責(zé)中得到具體的體現(xiàn)，并確保得到有效執(zhí)行。建設(shè)項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)形成的文件材料中具有保存價(jià)值的部分，它是由項(xiàng)目參建各方共形成的，是項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)記錄，是對(duì)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行稽查、審計(jì)、監(jiān)督、管理、驗(yàn)收以及維護(hù)、改擴(kuò)建的重要依據(jù)。檔案庫(kù)房采取防火、防盜、防有害生物和溫濕度控制措施，檔案庫(kù)房與閱覽、辦公用房分開；檔案柜架、卷盒、卷皮等檔案裝具符合標(biāo)準(zhǔn)要求；歸檔文件材料的制成材料符合耐久性要求；采取有效措施保證檔案實(shí)體和信息安全。

結(jié)束語：

綜上所述，我們可以得知基建工程檔案管理工作的重要性，因?yàn)樗梢泽w現(xiàn)出整個(gè)基建工程項(xiàng)目的面貌，影響到基建工程的進(jìn)度以及質(zhì)量，對(duì)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展起到很大的影響力。所以，在今后的時(shí)間里，基建工程檔案管理工作一定要緊跟工程建設(shè)的需要，隨時(shí)進(jìn)行加強(qiáng)，檔案管理人員也要時(shí)刻提高自己的管理水平，做到愛崗敬業(yè)，把自己的工作做到最好，以保證基建檔案可以發(fā)揮其本身所具有的價(jià)值。