電力企業(yè)檔案數(shù)字化質(zhì)量及保障分析

（內(nèi)蒙古超高壓供電局,內(nèi)蒙古 呼和浩特 010020）

一、電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理概述

電力企業(yè)的檔案管理在電力企業(yè)中是非常重要的一個環(huán)節(jié)，電力企業(yè)檔案管理的工作較為復雜，既要達到檔案管理的一般標準，也要符合電力企業(yè)要求的特定標準，電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理工作包括以下幾點：首先，就是負責檔案日常的管理工作，根據(jù)上級領(lǐng)導的要求達到階段性的管理標準，然后做好該階段的檔案管理計劃。還要對相關(guān)的檔案進行檢查、復核、統(tǒng)計等工作，以及做好全部檔案的編輯工作。其次，各部門的檔案工作指導、監(jiān)督等也要做好。最后，在檔案整理完成之后，應(yīng)該經(jīng)過多個領(lǐng)導的審核，以及反復的檢查，最后在確認無誤后封存起來。

二、電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容

電力企業(yè)檔案管理內(nèi)容包含一般檔案管理工作的要求，但其特殊的行業(yè)性質(zhì)也決定了特定職責的存在。從具體內(nèi)容上看，包含以下幾個方面。首先是日常業(yè)務(wù)管理，它是根據(jù)上級主管單位安排的工作目標，進行檔案工作的合理調(diào)配，負責檔案的整理、收集、保管，符合各類檔案的利用和鑒定工作。另外，全宗卷的編制和管理工作應(yīng)該落實到位，并負責開展檔案信息資源的開發(fā)和利用，統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)好相關(guān)工作，對原始信息進行合理的收集、查詢和管理。數(shù)字化管理后，紙質(zhì)載體的檔案可以轉(zhuǎn)為機讀檔案，既節(jié)約了保管費用，也節(jié)省了占地空間，查閱方便迅速，避免了反復印制資料造成的紙張和人員的浪費。數(shù)字化管理后檔案能及時歸檔，并能盡快提供利用服務(wù)。數(shù)字化檔案管理使查詢檔案資料變得快捷、方便，做到足不出戶可查所需，數(shù)字化使信息共享成為現(xiàn)實。

三、加強電力企業(yè)檔案數(shù)字化的質(zhì)量及保障策略

（一）完善數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃

從客觀的角度來分析，電力企業(yè)檔案數(shù)字化的提出、落實，并不是一件簡單的任務(wù)，雖然在發(fā)展前景上非常的突出，但是在不同的工作安排上，還是要進行更好的調(diào)整，完善數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃，是最為基礎(chǔ)的任務(wù)。第一，電力企業(yè)檔案數(shù)字化的初期階段，針對檔案數(shù)字化的任務(wù)量、技術(shù)需求、設(shè)備需求、各類工作的挑戰(zhàn)和發(fā)展走向，都要進行高度的明確，這樣操作的好處在于，能夠從最開始的工作上，得到良好的調(diào)整，對各項不足的彌補較為顯著，即便是后續(xù)工作發(fā)生了問題，也可以根據(jù)最開始的設(shè)定，進行軌道的有效糾正。第二，電力企業(yè)檔案數(shù)字化的過程中，建設(shè)方案以及規(guī)劃的步驟，都要做出模擬分析。數(shù)字化本身具有虛擬化的特點，而且受到內(nèi)外因素的影響都非常多，這就需要管理人員在實踐工作的開展上，給出更多的參考和指導，面對動態(tài)因素的把控，努力得到更好的創(chuàng)新成績。

（二）推動檔案數(shù)字化建設(shè)和軟硬件匹配機制

電力企業(yè)檔案管理人員要對自身職責有充分的認識，檔案數(shù)字化建設(shè)不僅有利于自身工作效率的不斷提升，還對電力企業(yè)的信息化建設(shè)起到至關(guān)重要的作用。首先，在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，工作人員應(yīng)當根據(jù)企業(yè)實際情況制定合理的建設(shè)計劃，做好監(jiān)督實施工作，確保企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)能夠有序進行。在建立檔案數(shù)據(jù)庫的同時，工作人員還要補充數(shù)字化目錄，此外還需要有配套的軟硬件作為數(shù)據(jù)庫的使用調(diào)度工具。確保數(shù)據(jù)庫中的檔案能夠得到及時的補充和整理，還能夠進一步提高各個部門對數(shù)字化檔案的應(yīng)用效率。除此之外，以上操作都需要在國家相關(guān)法律法規(guī)的指導下才能夠進行，數(shù)據(jù)庫與電力企業(yè)內(nèi)部辦公系統(tǒng)的結(jié)合，能夠全面提高電力企業(yè)內(nèi)部對文件信息的收集、整理、分析及使用的效率，是推進電力企業(yè)信息化建設(shè)的重要因素之一。

（三）建立安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

數(shù)字化檔案雖然相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案來說，擁有一定的安全性，但是網(wǎng)絡(luò)癱瘓、病毒等問題也會影響著數(shù)字化檔案的使用安全，所以，在數(shù)字化檔案管理和使用中，一定要建立安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。首先，在數(shù)字化檔案的存儲方面，一定要多備份多地方存儲。計算機的安全會受到外界的因素影響，如果只在一臺設(shè)備上進行檔案的儲存，那么便會增加檔案的安全風險，一旦出現(xiàn)斷電、死機等情況，檔案便不能讀取，影響辦公。其次，檔案的所有操作都需要在一個封閉的網(wǎng)絡(luò)中進行，要與其他的外網(wǎng)相隔絕，安裝殺毒軟件和防火墻并且定期的對軟件進行升級，避免計算機病毒的侵入的和傳播。計算機以及服務(wù)器要放置在安全的環(huán)境中，做到防火、防電、防破壞以及防偷盜，保證計算機的存放安全。最后，還要對一些預(yù)知到的風險做出應(yīng)急方案。風險預(yù)知能夠有效的預(yù)防風險發(fā)生，并且能夠減低風險所帶來的損失。對于數(shù)字化檔案管理中發(fā)生的設(shè)備故障等問題，儲備相關(guān)的專業(yè)人才，對所能出現(xiàn)的故障進行預(yù)測，然后制定出相應(yīng)的應(yīng)對措施。一旦問題發(fā)生時，相關(guān)人員能夠迅速響應(yīng)，快速解決問題，減少損失。

結(jié)束語：

檔案數(shù)字化管理是檔案管理發(fā)展的一項重要任務(wù)。數(shù)字化管理的核心是資源建設(shè)，也是電力企業(yè)未來發(fā)展的必然趨勢。目前，檔案數(shù)字化可以通過多種技術(shù)手段進行數(shù)字化管理和利用。與傳統(tǒng)的管理方法相比較，數(shù)字化管理可以優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)、提高管理水平，對加強企業(yè)管理方面具有顯著的作用。在我國檔案的數(shù)字化質(zhì)量管理和安全管理也有廣闊的發(fā)展前景，電力企業(yè)也應(yīng)認識到這些工作的重要性，采取優(yōu)化措施。