加強土地確權登記頒證檔案管理的若干舉措

黃全來/杭州市蕭山區檔案局

土地確權登記頒證檔案是事關廣大農民群眾切身利益的重要民生檔案。當前，加強確權檔案管理是貫徹落實“完善基層檔案管理制度，強化檔案服務功能”的要求、高水平推進檔案工作服務農村基層社會治理的重要舉措。杭州市蕭山區檔案局高度重視確權檔案管理工作，在區農村土地承包經營權確權登記頒證工作之初即爭取被納入工作領導小組，并抽調骨干力量全程參與工作。

1 加強源頭管理，確保檔案形成質量

區確權辦在整個土地確權工作開展過程中，始終高度重視相關文件材料質量問題，在每次的業務培訓會上都特別強調要注釋文件質量。還專門通過招投標，由監理單位專業人士對整個土地確權工作進行監理，日常檢查中也經常抽檢各鎮村及作業單位已經形成的文件材料，對其中不符合標準要求的及時發出監理通知書，提出整改要求。整體工作不以進度作為唯一標準，而是嚴把質量關，使得最終移交檔案中介公司的文件材料錯誤率較低。

2 加強過程控制，確保檔案收集齊全完整

區確權辦在每次土地確權工作推進會、培訓會上，都特別強調土地確權檔案的重要性，要求各鎮村、作業單位加強對相關文件材料的管理，平時注意做好保管工作，保證文件安全；并要求各單位嚴格執行《浙江省農村土地承包經營權確權登記頒證檔案管理辦法》（以下簡稱《檔案管理辦法》），做好檔案的收集和保管工作。

整體工作接近尾聲時，區農辦、區檔案局等部門按照《檔案管理辦法》規定，制定統一的土地確權檔案資料移交清單；在辦理交接中，交接人員嚴格按照清單進行逐類逐份清點，做到賬實相符、沒有遺漏。

3 加強歸檔管控，確保檔案整理標準規范

為高質量完成土地確權檔案整理工作，區確權辦申請專項資金，通過招投標引入技術力量過硬的檔案中介公司進行規范整理。在招標文件中，對相關技術標準及驗收要求進行明確；中標后，督促中介公司及時制定《杭州市蕭山區農村土地承包經營權確權登記頒證檔案收集整理、數字化掃描加工項目實施及保密工作方案》，參照國家、省、市相關標準要求和文件精神，對確權檔案的收集整理、數字化加工相關操作流程和技術規范進行詳細規定，并保證中介公司切實按照方案開展相關工作。

檔案整理過程中，區檔案局、檔案館加強聯系溝通，積極開展監督指導，從組織架構、場所管理、移交流程、安全保管、整理標準到頁碼編制、目錄打印、盒脊編寫等等都全過程參與，確保確權檔案符合相關標準規范及進館要求。

確權檔案完成整理后，經區檔案館提議，區農辦委托第三方測評機構對檔案實體和檔案數據按照20%的比例進行抽檢，并督促中介公司對抽檢中發現的問題進行及時整改。整改完成后，農業部門、檔案部門聯合對檔案項目開展專項驗收。

4 加強協調合作，確保檔案絕對安全

在土地確權工作開展過程中，區確權辦多次強調確權檔案資料的安全保管問題，要求各鎮街、村及作業單位加強安全管理，堅決杜絕檔案損毀、丟失等情況發生；因圖紙屬于涉密檔案，區確權辦反復強調相關數據的安全管理，要求經手人員時刻繃緊安全這根弦；辦理移交過程中，區確權辦對移交流程進行專門規定，要求必須先經鎮村自行清點，再由檔案中介公司進行清點，確保移交單填寫數據與實際接收資料相符；區確權辦還對運輸車輛、參與交接人員等進行了專門要求。

區檔案局專門對檔案中介公司的加工場所進行檢查，要求相關單位對場所安全進行嚴格管理，簽訂安全保密協議，制定安全管理制度，安裝攝像頭、配備滅火器等設施設備，個人物品如手機等禁止帶入加工場所，確保檔案實體安全；對開展數字化使用的計算機端口進行封閉，確保數據安全；在移交進館時，區檔案館再次對檔案進行全部清點檢查，確保檔案數據規范、檔案實體無缺漏、賬實相符。