大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理效率提升策略分析

（內(nèi)蒙古通遼市疾病預(yù)防控制中心，內(nèi)蒙古 通遼 028000）

引言：

隨著現(xiàn)代社會的快速發(fā)展，在給事業(yè)單位檔案管理工作帶來發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也帶來了一定的挑戰(zhàn)。事業(yè)單位檔案管理單位在新時(shí)期階段應(yīng)該準(zhǔn)確把握機(jī)遇，同時(shí)積極面對挑戰(zhàn)，通過發(fā)現(xiàn)目前管理工作中存在的問題，進(jìn)一步結(jié)合社會實(shí)際發(fā)展情況進(jìn)行管理方式的創(chuàng)新，提高檔案服務(wù)水平，進(jìn)而為檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

一、大數(shù)據(jù)的概念

科技的進(jìn)步改變著人們的生產(chǎn)生活，使社會各個(gè)領(lǐng)域朝著信息化、智能化的方向發(fā)展，為生產(chǎn)力的發(fā)展提供了強(qiáng)勁動力的同時(shí)，也帶來了大量的數(shù)據(jù)。安全地使用數(shù)據(jù)。這就對傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理模式提出了新的要求，而大數(shù)據(jù)技術(shù)的產(chǎn)生很好地解決了大量數(shù)據(jù)處理方面的問題，為社會的信息化進(jìn)程提供了極大的推動。

二、存在的問題

（一）檔案管理人員綜合水平素質(zhì)與專業(yè)能力較低

事業(yè)單位中大多數(shù)的檔案管理人員是通過人才招聘或選拔出來的，專業(yè)性與技術(shù)都有保障，但其中也不乏兼職人員。對這些兼職人員，因其要求不夠嚴(yán)格，自身專業(yè)能力與素質(zhì)都沒有達(dá)到管理人員的平均水準(zhǔn)，在工作中難免發(fā)生錯(cuò)誤，整體工作效率也得不到保障。在信息化時(shí)代，檔案管理人員如果不接受定期的培訓(xùn)，無法適應(yīng)新的設(shè)備和新的管理方法，就會產(chǎn)生不進(jìn)則退的現(xiàn)象，綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力都得不到提升，僅僅注重一些表面光的方面對提高實(shí)際工作效率并沒有幫助。

（二）人事檔案管理存在安全問題

首先，人事檔案的信息化程度的低下導(dǎo)致了檔案本身的安全問題受到影響，容易造成檔案的遺失、損壞和被修改等情況的發(fā)生，而相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的缺乏，也影響了檔案保密制度的嚴(yán)格實(shí)施，對檔案的安全管理造成了極大的威脅。其次，許多單位已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了人事檔案的信息化管理，將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)數(shù)據(jù)，但由于管理人員信息技術(shù)水平的制約和管理制度的不完善，容易造成數(shù)據(jù)信息的泄露和惡意篡改，對來自網(wǎng)絡(luò)的威脅不能進(jìn)行有效的重視和預(yù)防，嚴(yán)重影響到人事檔案的安全。

（三）技術(shù)水平滯后

當(dāng)前，事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理的建設(shè)經(jīng)費(fèi)來源重點(diǎn)以財(cái)政支付的形式獲取資金，因?yàn)閲覍κ聵I(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理投資的資金量有限，所以造成事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理設(shè)施更新不全面，檔案管理科技條件比較滯后，現(xiàn)存的檔案管理形式不能迎合新時(shí)代檔案管理業(yè)務(wù)的發(fā)展需求，以往的檔案設(shè)施影響著大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的推廣。因?yàn)槿鄙賹ｉT的檔案管理平臺，無法創(chuàng)建優(yōu)秀的檔案信息庫，所以不能突出分布式檔案保存機(jī)制的優(yōu)勢，無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的個(gè)性化檢索，不能對潛藏檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行進(jìn)一步開發(fā)，無法迎合事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案資源應(yīng)用需求，影響著檔案管理行業(yè)的發(fā)展。

三、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作策略

（一）加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)，改變工作模式

要加強(qiáng)檔案人員的工作技能培訓(xùn)，杜絕形式主義作風(fēng)，以提升工作技能和工作效率為出發(fā)點(diǎn)，從技能和方法的角度深入學(xué)習(xí)，改善人員的信息化操作水平，多角度多方面的提高管理人員綜合素質(zhì)。從自身出發(fā)，以自身力量迎接新的未來。

（二）加強(qiáng)檔案信息化程度

許多單位對人事檔案實(shí)現(xiàn)了基礎(chǔ)的信息化管理，但只是對現(xiàn)有文字信息的轉(zhuǎn)變，沒有進(jìn)行深入的分析和處理，無法形成有效的數(shù)據(jù)。檔案檔案管理工作人員要合理利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對數(shù)據(jù)資料進(jìn)行準(zhǔn)確的分析整理，對有問題的人員檔案進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)充或修改，并做到及時(shí)的更新。同時(shí)要建立完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，對檔案資料進(jìn)行有效整合，構(gòu)建科學(xué)的管理機(jī)制，提高人事檔案數(shù)據(jù)的利用效率。

（三）加快智慧檔案建設(shè)速度和力度

首先，要樹立大數(shù)據(jù)思想。檔案管理人員的思維對檔案管理的服務(wù)水平提升具有決定性的作用，因此，檔案管理人員必須要樹立大數(shù)據(jù)的思維，將大數(shù)據(jù)的檔案管理理念運(yùn)用到實(shí)際工作中，為構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理模式奠定基礎(chǔ)。其次，要加大資源投入力度。提升檔案管理服務(wù)水平需要從軟硬件方面對檔案管理進(jìn)行全面優(yōu)化。硬件設(shè)施上，應(yīng)對檔案的保存條件、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等進(jìn)行必要的更新維護(hù)；軟件設(shè)施上，則要加強(qiáng)對電子檔案和檔案管理系統(tǒng)的安全保衛(wèi)工作，保證檔案信息資源安全、完整。最后，要構(gòu)建多元化的智慧檔案信息系統(tǒng)。加強(qiáng)電子檔案的收集與歸檔管理，同時(shí)要提升紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化速度和效率，從檔案信息需求出發(fā)，將各類信息資源收集到資源共享平臺，以實(shí)現(xiàn)檔案資料及其他各種信息資源的智能采集和自動歸檔。

（四）豐富管理方式

提升大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理業(yè)務(wù)的有效性，還應(yīng)完善檔案管理方式，改進(jìn)檔案管理操作模式，重視結(jié)合事業(yè)機(jī)構(gòu)電子文件和紙質(zhì)檔案共存的現(xiàn)實(shí)改進(jìn)檔案管理設(shè)施。第一，建立健全的檔案管理方案，完善檔案管理形式，強(qiáng)調(diào)以宏觀方面優(yōu)化檔案管理流程。第二，創(chuàng)建專業(yè)的檔案管理服務(wù)網(wǎng)站，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，創(chuàng)建檔案管理服務(wù)體系，真正在事業(yè)機(jī)構(gòu)中實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，而且建立開放式的信息查詢檢索體系。第三，還應(yīng)優(yōu)化整理檔案文檔，實(shí)現(xiàn)對檔案文檔的合理化整理，由此科學(xué)管理電子檔案，進(jìn)而隨時(shí)處置檔案信息資源，不斷提升檔案管理高效性。

結(jié)束語：

總之，隨著現(xiàn)代化發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作迎來新機(jī)遇，為了提高事業(yè)單位檔案管理水平，需要引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，要不斷進(jìn)行創(chuàng)新與改革，以此才能不斷提高事業(yè)單位檔案管理工作效率，希望研究能夠?yàn)槭聵I(yè)單位可持續(xù)發(fā)展提供有效保證。