現代數字信息技術與檔案管理的融合探討

（青島市即墨區醫療保障局，山東 青島 266200）

檔案信息化建設指的是檔案管理部門在結合現今檔案發展趨勢下，在現行檔案管理標準與規范下整合管理檔案信息資源，健全有關服務制度，加強檔案的應用價值，給應用者提供良好服務。其核心便是檔案資料存儲和應用，依托多種方式，融合前沿的信息技術，讓檔案資料得以實現合理配置與科學應用。

一、現代數字信息技術與檔案管理融合概述

（一）基本概念

現代數字信息技術與檔案管理融合，也被稱為檔案數字化建設。所謂的“檔案數字化”，就是集齊了光、電、聲和磁等數字信號，并且將這些信號利用信息技術的作用來轉化為數字編碼，當然檔案中時常所見的文字、語音和圖像視頻都可以作為信息轉變為數字編碼[1]。所以說，“數字化”就是一種可以傳輸和處理信息的技術，優點是快速便捷，直觀有效。

（二）現代數字信息技術與檔案管理融合的內容

從數字化的內容來看待，檔案數字化可以從兩個方面和兩個層次分析。首先是針對對象而言可分為兩個方面，一是紙質檔案，通過數字化建設，可以將紙質檔案轉化為數字化[2]。也就是將館藏或各單位保存的紙質檔案或傳統載體的檔案，通過掃描技術、加工技術和最終處理技術三個環節，進行真實有效的數字化轉換。二是電子檔案，有些電子檔案必須及時進行歸檔處理和保存，才能真正地將其儲存起來，不造成缺失。

另外，針對數字化發展順序可分為兩個層次，一是檔案目錄順序可以數字化。也就是建立出一個包含目錄信息的數據庫，嚴格地按照規范要求把檔案的信息變為目錄標準，并且為其選擇一個科學合理的目錄格式，實現資源便捷化。二是檔案全文信息資料的順序可以數字化，也就是把檔案內全文的內容按照原貌逐頁地為圖像等文件歸類，并且編制出目錄和引索，這些都需要通過掃描錄入的技術[3]。另外，也可以采用光學字符識別技術對其進行識別，采用本的格式來儲存全文。

（三）現代數字信息技術與檔案管理融合的重要性

面對時代日新月異的變化，檔案數字換建設符合時代進步的要求。各個行業都需要進行檔案整理和管理，這一工作也在不斷革新中，只有從復雜轉變為數字化管理，才能迎合信息化的要求，符合時代進步的要求。從現目前的狀況看來，信息技術取得了不俗的成績，但是卻還沒在檔案管理工作中大展作用，很多檔案整理工作人員與管理者也沒意識到信息技術的真正價值。

二、現代數字信息技術與檔案管理融合的對策

（一）設計完整的檔案管理信息系統

檔案信息存儲系統的功能應完備沒有漏洞，應由檔案建立和管理交易信息審批、存儲數據、資料的查詢、對存儲數據統計分析的功能。只有這樣這樣才能確保檔案信息管理系統功能的完備性，在進行信息的存儲和讀取以及安全性方面才有保障。

（二）提高檔案管理信息的人才素質

隨著檔案管理的信息化建設，對高素質人才的需求就顯得更為迫切。一支高效運轉的檔案管理系統必須要有相應的人才在其中發光發熱，必須要有對當前各行業精通了解且會計算機知識的人才能勝任檔案信息化建設的要求。對于一個能夠勝任信息化檔案管理的人員來說，應該具備豐富的理論知識、豐富的實踐經驗，專業化的定向學習和扎實的社科知識。但最重要的就是必須掌握檔案的存儲接收等方面的基本知識。這樣才能勝任前期的工作要求，并在后續的檔案管理信息化過程中不斷學習進步，在崗位上提升自己的專業素養和專業能力。在人才不足時，應面向社會招聘技術人員。

（三）做好信息共享

為了做好檔案管理信息工作，就應該將現有的資源進行共享。為了做到這一點，應該在內部平臺拉近人與人的距離和做到各部門檔案信息協同管理。由于在檔案信息管理這一塊我國還不成熟，各個部門之間的職能比較分散，所以檔案的信息管理以及交流一直不暢通，使得檔案信息管理部門的工作效率比較低，鑒于此：1.可以建立一個統一化的檔案資源管理系統，實現綜合統籌辦公。2.為了促進資源共享，可以設立一個獨立在檔案管理系統之外的平臺，對檔案進行分類后共享，這樣既可以方便員工查找自己需要的檔案信息，也可以方便上傳資料檔案。3.檔案管理部門，還可以設立相應的規章制度，鼓勵員工進行檔案信息的交流和共享，提高現有資源的利用率，創造更多的工作價值。同時，各個檔案資料管理部門在日常對資料的審核中，也應當對資料的名稱、來源等詳細的信息進行清晰的標注，從而方便用戶和其他員工查詢。

（四）完善管理制度

任何一項工作皆離不開相應的管理制度，檔案管理工作也是如此。所以想要實現檔案信息化建設與檔案管理工作的共同有效強化，管理者應先對制度給予完善，進而從根本上問題使該工作得到有效強化，以此為檔案管理事業的未來發展奠定堅實基礎。在這一問題中，相關管理人員應根據當前實際工作情況，并結合未來工作發展規劃，在工作中不斷總結制度的不完善之處，在原有管理制度上給予完善，或從新建立新制度，在制度問題上實現加強管理，以此達到工作強化的效果。

三、結束語

為了實現檔案信息化建設的目的，應該在實際工作中引入更加科學的檔案管理方式和先進的檔案管理人才，進行檔案的資源信息共享，用信息化檔案信息存儲方式替代傳統的紙質存儲方式，并注意提高檔案存儲資源開發的能力。除此之外，工作人員需要不斷總結實際情況和未來發展需求，首先在制度問題上給予規范，其次在人員問題上實施強化，最后在技術問題上進行增強，使檔案管理信息化建設工作的總體質量與成效得到進一步提升，其不僅能夠更好的為其他各項工作的順利開展提供數據信息保障，而且還能最大限度的體現出檔案管理工作的重要價值。