新時代數字化檔案館建設之我見

（山東省菏澤市成武縣汶上集鎮衛計辦，山東 菏澤 274200；山東省菏澤市成武縣委黨校，山東 菏澤 274200）

新時代，我國信息技術高速發展，互聯網+人工智能等高新技術逐步融入人們的日常生活，機構改革后的成武縣檔案館，為進一步理順職能，加強協調配合，積極主動作為，全力做好檔案工作，在上級主管部門的大力支持下，通過兩年的時間成功建成數字化檔案館。使之成為全縣檔案事業發展的里程碑。近年來，成武縣檔案館按照《檔案館建設標準》《數字化檔案館建設指南》以及《數字化檔案館建設評價指標》的要求，本著建設理念超前、思路前瞻，結合檔案管理工作實際，制定計劃，協調溝通，逐項落實檔案館建設工作。在推進檔案館建設過程中，檔案部門需要做好以下幾項工作。

一、精心布局、運籌帷幄，抓好數字化檔案館建設

一是健全領導組織機構，加大組織保障能力。通過縣委常委會議決定，成立數字化檔案館建設領導小組，由縣委組織部張力任組長；檔案館長、城建局長、財政局長、稅務局局長任副組長，檔案館全體工作人員為成員的領導小組。日常工作中，由檔案館副館長帶隊分成三組在工地現場輪流值班，解決工程建設中的一切突發情況，如遇到當場解決不了的突發事件，及時向領導小組回報，并做好說明解釋工作，風雨無阻，吃住在工地。根據工程進度時間表制定各階段工作實施方案。組織協調和督促檢查各項工程進度的落實情況，明確責任，簽字擔責，為創建高標準、高質量的建設工程任務的順利完成提供了堅實保障。建立多部門聯合協調工作機制，為數字化檔案館建設順利進行奠定基礎。此項工程納入成武縣“四城同創、五平方公里新城建設的頂層規劃”范圍，逐步實施，大力推進數字化檔案館建設工程。

二是加強數字化檔案館基礎設施建設，確保檔案使用安全。良好的基礎設施是保障數字化檔案館高效運行的基礎，將數字化檔案管理系統的軟、硬件設施全部部署到全縣政務云平臺，到達全縣大數據管理中心機房，堅持國家標準等級進行，確保全縣政務專網上構架檔案館數字化檔案系統。為數字化檔案館的安全運行、穩定操作提供有力保障。

三是拓展應用系統建設，提高利用實效。縣檔案館努力打造整合化、平臺化、智能化數字化檔案管理應用系統，搭建政府云平臺，為社會提供檔案利用。對數字化檔案館系統所具有的常規性“收、管、存、用”功能進行進一步優化，使電子文件自動收集更為智能、元數據采集更為齊全、數據校驗更為精準、監督指導更為全面、統計分析更為高效、檢索利用更為便捷，從而提高了辦事效率。

四是夯實檔案資源廣泛，充分保障檔案利用多元化。檔案資源建設是做好檔案利用工作的前提和保證，由于前期基礎工作完成的比較好，縣檔案局通過一年半的時間，在全體廣大干部職工的共同努力下，已將館藏所有紙質檔案、社會民間檔案、個人收集的檔案都數字化掃描整理完畢。現在通過互聯網、政務云平臺，與全縣各單位檔案系統聯調對接，并統一歸檔范圍、科學劃分保管期限、統一存儲格式，充分保證檔案的準確性、完整性、真實性，為提供檔案利用服務打好基礎。

五是政策傾斜，多方籌資，確保工作的延續性。檔案管理工作是投入大見效慢的一項基礎性工作。優惠的政策扶持、充足的資金投入、源源不斷的人才補寄是數字化檔案館可持續發展的重要保障。縣檔案館在省、市、縣三級財政部門的大力支持下，投資5000 余萬元，通過成武縣人力資源保障局招聘錄用具有較高水平的檔案信息化專業人才5 名，定期組織全縣檔案管理人員參加電子文件管理培訓、數字化檔案培訓、組建了一支專業的、高素質的檔案管理人才隊伍。

二、面向檔案用戶需求提升智能化服務

當今世代，科學技術瞬息萬變，社會發展日新月異，人們的認識和需求進一步提高，檔案用戶也不例外。檔案用戶既是檔案服務的接受者，也是檔案工作的參與者。用戶需求是開展檔案服務的主要驅動力，滿足用戶的需求是檔案工作的重要的目標之一。檔案工作者需要深入了解檔案用戶需求，提高服務質量和效率來滿足用戶需求。數字化檔案館營造出檔案管理工作自動化智能化環境，智能技術從客觀上高效的角度參與到滿足用戶需求的過程中。檔案信息資源通過互聯網技術體現出共享資源，基于“以人為本”的原則，使檔案用戶感受到人文關懷。基于原始檔案的內容對智能技術所做出的結果和分析，為檔案開發利用創造更高的價值。

三、檔案館數字化系統的安全與防護

隨著社會的發展，科技的進步，針對數據面臨的惡意攻擊時可能會泄露的風險管理，通過智能技術使用機器控制的加密方法，不斷更換密鑰，致使攻擊者難以破解檔案數據庫。在檔案信息傳輸過程中，可以運用量子加密法將數據以量子的形式傳輸，在受到人為干擾以后量子會崩塌，數據會消失，從而可以很好地化解泄漏風險。對于系統中存在的問題，可以利用人工智能技術分析，找出薄弱項并進行修復和防護。

綜上所述，網絡信息時代的到來，對檔案館的條件建設提出更高要求，為使檔案信息的價值得以充分發揮，必然要求建設面積達標、設施完善、功能齊全、安全保密、服務便捷、節能環保的檔案保管的基地和高素質的檔案人才隊伍。在今后的數字化檔案管理工作中，可能會面臨諸多問題、難題，但在檔案工作者和社會各界的努力幫助下，銳意進取，可以把數字化檔案管理工作推向更高更遠。