大數據時代檔案數字化建設的對策

（青島市即墨區就業創業服務中心，山東 青島 266200）

一、大數據時代檔案數字化建設中存在的問題

（一）檔案數字化管理缺少規范性

當前，大部分單位在檔案管理中，存在些許不足之處，即檔案管理工作相對滯后。首先，未建立健全檔案管理模式與機制。在大部分單位當中，會將多數資金投入科學技術研發等重要領域[1]。因此，對檔案管理工作缺少重視。資金投入不足是檔案管理模式滯后的主要原因之一。其次，管理人員專業程度有待提高。在大部分單位中，鮮有專門學習檔案管理的工作人員，而且在單位中多由其他相關專業者兼職此項工作。所以，在專業程度上略顯不足，管理水平有限，無法有效規劃與發展檔案管理工作。還有少數專業人員即便掌握較多檔案管理知識，但未將理論知識結合實踐操作。

（二）檔案數字化管理認識不足

現階段，我國正處在檔案數字化建設初始階段，尚未透徹理解檔案數字化管理模式[2]。第一，從業人員專業化程度較低，在這一崗位上工作的人員，少有對口專業出身，因此致使其專業理論素養缺失，即便為本專業出身的工作者，也會或多或少存在理論與實踐相分離的現象。第二，從業者在研究檔案數字化時，極易受限于傳統思維，創新突破意識不足。多數情形下，僅是在原有管理基礎上進行延伸與拓展，顯得非常局限，對于檔案數字化缺少深刻理解與領會，并形成認知偏差，進而使其對于數字化檔案建設具有盲目性。

（三）數字化檔案安全性不高且過于依賴科學技術

檔案數字化建設是一項長期的工作，不過縱觀之前因為缺乏經驗所造成的疏漏，很多紙質文件的缺失導致了資源流失[3]。另外，數字化的電子信息更容易大面積地轉移，更不容易造成疏漏。有些檔案信息的利用價值較大，流傳在網絡上，極有可能會被有心之人竊取而用于不法途徑，這樣的數字化檔案存在一定的安全隱患。

二、大數據時代檔案數字化建設的對策

（一）規范檔案數字化管理

以上論述得知，現階段大部分單位在檔案管理中存在一些問題。甚至可以說許多地方的管理工作還相對滯后，而且在規范性上略顯不足。第一，最為關鍵的因素，便是未完全建立完善的檔案管理模式與機制。所以，在對這一實際現狀進行改變時，需要構建出完善的管理模式與運行管理機制，這是數字化檔案管理工作開展的主要前提條件。當企事業具有一套完善的管理模式與運行管理機制之后，其工作流程將會愈發標準且規范。第二，未解決工作人員專業水平問題。在具體招聘環節當中，招聘人員需要盡可能多招聘一些專業人才勝任這一崗位。對于那些在這一崗位上工作許久的老員工，應安排他們進行專業培訓，使他們的技能得到強化。此外，對專業人才，需要對其開展相應的理論考核與實操培訓，只有通過培訓考核，才可以賦予他們相應的職位與薪酬。大部分專業人才雖然具備較為扎實的理論知識，然而實踐能力偏弱，無法有機結合理論與實踐。因此，在安排員工培訓時，需要具有針對性，并做到人盡其才，將合適的人才放到合適的崗位上，從而使檔案數字化管理模式發揮出最大的價值與作用。

（二）科學認識檔案數字化管理

對檔案數字化管理存在的誤解，會在極大程度上制約數字化檔案管理的發展。許多從業者極易受限于傳統思維，缺少創新突破意識，在其理解當中，僅是在原有檔案管理基礎上做出相應延展。通過這一方式建設的數字化檔案，缺少科學性與合理性。所以，為改變這一現狀，應該擺脫對檔案數字化管理產生的誤解，不拘泥于思維框架。將更多的現代化思維融入其中，對數字化檔案建設進行全面創新。在遵循數字化檔案建設基礎原則的基礎上，將新穎的方法融入其中。此外，還需要對其進行資金上的合理投入，檔案數字化的科學建設，絕不可以一味貪圖發展的速度，而進行漫無目的的投資。數字化檔案建設需要科學技術與大量資金支持，技術和資金之間具有互相結合的密切關系。雖然數字化檔案建設急需科學技術提供支持，然而技術支持是以資金為基礎，若是缺少二者其中的任何一種，均會阻礙數字化檔案的健康持續發展。

若是發生支持缺失的情形，可以通過以下兩種方法進行解決：第一，運用技術外包的方式。這一方式是通過對已經開發完畢的軟件進行購置，通過這一方式，實現兩類支持相互結合的最終效果。對購置的軟件應該按照數字化檔案管理的發展做出相應調整。第二，全外包形式，即是將全部數字化檔案建設工作，交由一個指定單位全權負責，但是這種形式需要投入大量資金成本。所以，各單位需要根據自身實際情況，選出合適的形式，從而科學認識檔案數字化管理。

（三）加快檔案數字化建設以提高安全性

從總體上看，檔案數字化建設是一項有利于檔案整理與利用的工作，是一項能夠實現文檔共享的有效策略。所以，加快檔案館的建設，可以通過加快檔案數字化建設進程。在保證能夠投入大量資金的同時，檔案管理部門可以邀請專業的軟件系統研發人員，根據自身檔案館的實際情況，開發并制定一套適合的優化系統。能夠在保證基本的檔案管理工作的同時，取得一定的安全性，消除傳統數字化建設的安全隱患。最后可以進行多地區和多實景的試點，確保成功之后，就可以全面視點。

三、結束語

總而言之，隨著社會經濟與信息技術的發展，計算機網絡技術開始在檔案管理工作中應用，新時期檔案數字化管理已成為必然發展趨勢。要求檔案管理人員樹立新的工作觀念，嚴格遵循各項規章制度，提升檔案管理人員專業素質，樹立檔案數字化安全保密意識，通過建立檔案電子化系統工程和信息技術支撐系統，實現對檔案的存儲介質與設備安全管理。