如何加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作

（中國(guó)人民政治協(xié)商會(huì)議巴彥淖爾市臨河區(qū)委員會(huì)，內(nèi)蒙古自治區(qū) 巴彥淖爾 150000）

社會(huì)的發(fā)展越來(lái)越快速和便捷，因此我們?cè)诠ぷ髦幸S著社會(huì)的變化加以整改，做好檔案管理工作是一個(gè)單位對(duì)待工作態(tài)度的體現(xiàn)。檔案管理工作最主要的內(nèi)容就是對(duì)檔案的整理和保管，并且記錄好檔案的使用情況。做好檔案管理工作關(guān)系到一個(gè)部門(mén)甚至一個(gè)單位的工作水平和整體工作效率，必須對(duì)其進(jìn)行高度重視，提出具體的解決措施。

一、檔案管理信息化的必要性

（一）降低檔案管理人員的工作壓力

在以往的檔案管理工作中，管理人員需要對(duì)檔案進(jìn)行整理，依據(jù)檔案不同的種類進(jìn)行分類存放，這種情況下會(huì)給檔案管理人員帶來(lái)極大的工作壓力，需要檔案管理人員投入大量時(shí)間。通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，可以提升檔案的收集整理速度，幫助檔案管理人員建立檔案中心數(shù)據(jù)庫(kù)，增加檔案內(nèi)容信息的安全性。機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以根據(jù)自身需求，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)自主獲取相關(guān)檔案內(nèi)容信息，大大降低檔案管理人員的工作壓力。

（二）提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的安全性

傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)事業(yè)檔案大都由紙質(zhì)文檔組成，在檔案管理過(guò)程中，易受外在因素影響，出現(xiàn)字跡模糊、紙張損壞、檔案遺失等問(wèn)題。一旦檔案出現(xiàn)問(wèn)題，將會(huì)影響檔案內(nèi)容的嚴(yán)謹(jǐn)性，不利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的展開(kāi)。檔案管理信息化，可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)信息，從而提升文檔保存過(guò)程中的質(zhì)量，保證檔案內(nèi)容的長(zhǎng)期有效。與此同時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的部分檔案需要進(jìn)行保密處理，傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的保密性較差，檔案管理信息化，就可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的加密，大幅度提升檔案的安全性。

二、機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）檔案管理的軟硬件設(shè)施不齊全

缺乏先進(jìn)的管理軟硬件導(dǎo)致出現(xiàn)問(wèn)題，是檔案管理存在的一個(gè)弊端，在當(dāng)前的檔案保存中，大多數(shù)檔案文件擺放在辦公室的一角書(shū)柜上，并沒(méi)有為檔案文件準(zhǔn)備一個(gè)封閉的空間進(jìn)行存放，人多手雜的辦公室對(duì)于檔案的保存十分不利，工作繁忙之下很容易遺失和損毀文件。再者就是對(duì)于軟件的分類和篩選的問(wèn)題，隨時(shí)信息化和科技化的不斷提升，工作中利用信息化成為提高工作效率的有效手段，但是大多數(shù)機(jī)關(guān)單位檔案管理部門(mén)，對(duì)于信息技術(shù)的使用并不普及，還是沿用舊時(shí)的書(shū)寫(xiě)登記等方式，但是人工作業(yè)不僅容易出錯(cuò)，更容易出現(xiàn)倦怠情緒，這樣會(huì)導(dǎo)致很多文件在往來(lái)借調(diào)中出現(xiàn)錯(cuò)誤，不利于檔案管理工作的進(jìn)行。

（二）檔案管理人員配置不合理

傳統(tǒng)的檔案管理工作往往只局限于檔案材料的統(tǒng)計(jì)、整理和收發(fā)、保存，以往并不要求檔案管理人員具有較高的學(xué)歷和知識(shí)水平。但如今隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的業(yè)務(wù)范圍開(kāi)始涉及到檔案資料的研究利用和二次開(kāi)發(fā)，呈現(xiàn)多學(xué)科交叉的發(fā)展趨勢(shì)。這就要求檔案管理工作人員具備一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)和統(tǒng)計(jì)學(xué)分析等方面的知識(shí)儲(chǔ)備和操作能力，檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化建設(shè)需要有高水平、復(fù)合型技術(shù)人才的支撐。而目前很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員習(xí)慣沿用傳統(tǒng)的管理方法和思維模式，導(dǎo)致工作人員創(chuàng)新能力薄弱、專業(yè)能力欠缺、職業(yè)素養(yǎng)不足，使得檔案管理工作規(guī)范化、信息化進(jìn)展緩慢，難以適應(yīng)社會(huì)快速發(fā)展的需要。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)施檔案規(guī)范化管理的強(qiáng)化策略

（一）制定完善有效的檔案管理工作制度

制定完善的管理工作制度是每個(gè)公司或者單位都必須要做的事情，只有完善管理規(guī)定，才能合理約束工作人員的工作態(tài)度和工作行為，才能保證工作的有序進(jìn)行。在檔案管理工作中，制定嚴(yán)格完善的工作管理制度，能夠優(yōu)化管理人員的工作習(xí)慣和工作職責(zé)，對(duì)于檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題有一個(gè)詳細(xì)的解決方案，對(duì)于在檔案管理中需要進(jìn)行的工作有明確的流程，能夠減少管理人員的工作失誤和加強(qiáng)其他同事對(duì)于檔案管理人員的工作配合。

（二）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)力度

機(jī)關(guān)事業(yè)單位要想提升檔案管理信息化水平，就要構(gòu)建完善的檔案信息化管理體系，對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行指導(dǎo)。首先，制定完善的檔案信息化管理制度，對(duì)檔案信息化管理的建設(shè)過(guò)程進(jìn)行規(guī)劃，保障檔案管理信息化工作的高效運(yùn)行。其次，對(duì)既有檔案進(jìn)行格式的轉(zhuǎn)換，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式，對(duì)其分類形式進(jìn)行編制，提升檔案的查找速度。最后，提升檔案管理人員的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)水平，從而保障檔案在數(shù)據(jù)庫(kù)中的安全。

（三）優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍人員綜合素質(zhì)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員是檔案管理工作的執(zhí)行者，其綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案管理質(zhì)量的高低。因此，筆者認(rèn)為要真正地做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)其規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，還需不斷地優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍人員的綜合素質(zhì)，保證單位內(nèi)所有從事檔案管理工作的員工，對(duì)于信息化檔案管理信息熟悉且能夠靈活的應(yīng)用，更新他們的檔案管理意識(shí)和觀念，使他們切實(shí)認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于單位發(fā)展建設(shè)的重要性。同時(shí)，還需做好檔案管理人員的技能考核，保證他們熟練掌握了檔案管理操作技能與方法，對(duì)于在工作中積極認(rèn)真、負(fù)責(zé)的工作人員，可以及時(shí)地給予其物質(zhì)和精神上的獎(jiǎng)勵(lì)，調(diào)動(dòng)工作人員積極性。

四、結(jié)束語(yǔ)

在信息化時(shí)代，借助先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)開(kāi)展工作已經(jīng)成為工作潮流，提升了各行各業(yè)的工作效率，在機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作中，要及時(shí)轉(zhuǎn)變舊的工作觀念，逐漸由傳統(tǒng)的手工工作走向了技術(shù)革新，逐漸走向精細(xì)化、信息化、科學(xué)技術(shù)化，這是時(shí)代的進(jìn)步，也是檔案管理工作的美好時(shí)代。同時(shí)，對(duì)于檔案管理人員，要不斷進(jìn)行技術(shù)提高教育和思想態(tài)度教育，使檔案管理工作在時(shí)代的變化下脫穎而出，大力推動(dòng)檔案管理工作的開(kāi)展，更好地促進(jìn)社會(huì)各行各業(yè)的進(jìn)步，促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。