淺談檔案管理信息化的科學發展路徑與創新

（魚臺縣人民醫院，山東 濟寧 272300）

對于企業而言，整體事業若想獲得良好的發展，與檔案具有重要關系，科學的檔案管理可以為公司發展提供充足資源支持。但是在當前企業檔案管理過程中仍然存在較多問題，主要表現為檔案管理信息化建設滯后，不利于企業的進一步發展，也影響了檔案信息的有效應用。因此，對企業檔案管理信息建設途徑進行適當分析具有重要的意義。

一、檔案信息化建設的重要意義

首先，對于檔案管理而言，其不同于一般的資料，在信息化發展下，紙質原件檔案也是必不可少的，比如說土地證原件、財務憑證原件等。雖然信息化檔案管理不需要原件，也可以進行查閱、瀏覽等，但還是不能夠替代原件的重要性，因此兩者同要重要；其次，在進行信息化查詢時，查閱的速度也會更快，更加準確，不僅僅可以節約大量的時間，同時也會提高相關人員的工作效率。最后，其可以方便快捷的查詢到相應的檔案資料，例如有的人想查詢多年前的設計圖紙，可以在檔案管理軟件上進行搜索，瀏覽到相關內容，有相應權限的領導可以看到相應的財務、人事等等方面的檔案內容等。根據以上分析，信息化就是希望越來越多的人可以快速、有效的利用檔案，讓檔案的存在發揮其應有的最大化價值。

二、現階段我國檔案管理信息化發展中的問題

（一）檔案管理的安全意識對其創新性造成了一定的阻礙

不論處于哪個時期，檔案管理都具有重要意義，不同的歷史時期具有不同的作用。傳統的檔案管理模式已逐漸被淘汰，現化化的檔案管理模式正在完善之中。我們要看到信息化處于飛速發展之中，檔案管理事業則不可避免的受到巨大的沖擊。但是檔案管理體系卻存在著較多的問題，不能與我國社會同步發展。可以看到檔案管理雖然處于信息化發展階段，很多問題亟待解決。由此可知實現檔案管理信息化的過程是復雜的，在管理創新與傳統檔案管理之間存在的矛盾，需要采取有效的措施予以解決。傳統的檔案管理目的是明確的，即為了快速查詢檔案和保障檔案的安全性。但在歷史檔案管理中實現這一目標的難度較大，這對我國現階段檔案管理提出更高的要求，即必須具有多元性。

（二）檔案資料管理制度有待進一步完善

我國對在建項目檔案資料有著明確的管理標準，但在工程施工承包合同中，卻沒有就在建項目工程檔案資料的收集和整理進行明確的規定。這就導致在建項目工程中的各施工單位未能嚴格按照相關法律法規以及合同內容進行檔案資料的收集和整理。從而造成檔案資料缺失，往往會在項目竣工前對遺失的資料進行臨時制作，而不是對在建項目工程的實際情況進行完整地記錄，這使得相關資料的真實性難以得到保障。

三、檔案管理信息化

（一）加強檔案數字化資源建設

為了把高質量的信息化服務提供給社會和需要者，對于檔案數字化資源建設工作必須要予以高度重視。檔案館的基礎軟硬件設施必須要完備，并且把現代多媒體、3D 等高科技技術應用于其中，使紙質檔案信息資料逐漸實現電子化，并構建出立體展示平臺，具有多方位多功能，可以提供視覺、聽覺等不同的試聽感受，數字化資料文獻更加具有帶入感和真實性，提供的信息化服務具有更強的吸引力，更加全面和完善。需求者不受時間和空間的限制登陸到網絡平臺，即可完成對所需檔案資料的查詢。

（二）完善檔案信息化管理制度

不論是哪一種管理，都要有完善的管理制度作為支撐。然而，在檔案管理信息化建設中，也是必不可少的。只有健全相關的管理制度，明確相關人員的主要職責，并將工作落實到責任人，才能提高工作效率，才能增加檔案管理的信息化水平。具體而言，首先領導要對檔案管理工作重視，這是檔案管理制度落實的基礎條件。另外，還要制定一些監督制度，這樣才能將制度落實到位，從而提高檔案信息化管理。

（三）完善檔案管理系統

首先要保障對檔案管理的資金投入，保證基本辦公設備的完善進而提高檔案管理人員的工作效率。要實現檔案管理信息化就要有一個嚴謹的檔案管理體系。檔案管理系統的建設要根據相關法律法規來制定，注重規章制度的落實，同時監督檔案管理人員確保檔案管理工作的效率。

（四）加強對在建項目工程檔案信息化的保護

電子檔案則難以從表面識別出該文件是否被篡改，這就需要檔案管理人員確保在工作過程中不對相關資料進行修改，保證電子檔案資料的原始性，并在收集過程中將文件設置為只讀模式，避免其他人員在閱讀過程中對檔案資料進行修改。檔案管理人員還要為電子檔案的保存提供合適的物理環境，由于電子檔案保管的介質一般是硬盤，其往往容易受到來自溫度、濕度等影響，甚至出現完全無法識別的情況，所以需要對相關檔案資料的保管引起足夠的重視。此外，還需及時對電子檔案存儲介質進行檢測，如果發現潛在的危害，則要第一時間進行處理，以確保電子檔案得到妥善的保管。

綜上所述，關于檔案信息化建設的重要性已達成共識，要轉變傳統檔案管理的思想，使資源的作用得到更大的發揮，提高檔案管理能力。我們的社會不斷的發展進步，對檔案信息資源領域的開發具有積極的帶動作用，從發展的角度來看，即檔案信息要發揮出更大的作用，更好的利用檔案信息資源。為了實現此目標，必須要提高服務水平，使檔案管理工作邁上更高的臺階，走向信息化、數字化的發展之路。