醫院文書檔案的電子化管理探討

文/ 呂琳琳

隨著新時代的發展動向，電子化的管理模式已經被各個行業所接受，并投入到實際操作之中。對于醫院這種信息量流量較大的地方，電子化管理能夠為其提供極大的便利與保障。現今我國大部分醫院已經將文書檔案電子化管理作為必不可少的發展內容，但是由于其所涉及的信息量相對較為龐大，管理方式存在不足，無法正確協調檔案與管理之間的關系，使得二者的矛盾逐漸顯露[2]。

一、醫院采用檔案電子化管理現狀及必要性

（一）醫院檔案管理現狀

1.由于醫院所涉及到的檔案流量過于龐大，所以相關管理人員對其重視程度無法與之達成正比。絕大部分領導層對文書檔案管理工作認知程度較低，導致了某些檔案管理仍舊停留在紙質文書階段，在面對引進的電子檔案持有觀望態度，認為紙質的文檔足以應付醫院的發展需求，無法認識到電子檔案對于醫院運行的重要性，導致難以達到新形勢下的管理需求[3]。

2.文書檔案管理的方式與新時代的發展步伐難以保持統一，其中較為嚴重的問題，比如工作人員專業水平良莠不齊，對于新興技術的接受能力不高，有些年齡較大的工作人員甚至對于計算機一竅不通，即使能夠操作，也只是會一些較為基礎的步驟，對于電子化檔案管理力不從心。無法對電子檔案進行實時保存、備份、分析等，阻礙了文書檔案電子化的發展步伐，使得醫院的檔案水平無法得到提高[4]。

3.現今部分醫院的檔案管理仍舊是使用紙質文件進行裝訂，在進行資料調閱時，需要從成千上萬的文件中進行查找，首先要知道檔案的年限，然后在登記本中查找、找號，最后在檔案室中翻查，即使在檔案歸納時標注出時間等等，但是面對醫院極大的信息流量，查找工作依然較為復雜。并且在需要對檔案進行復印時，還需要重新拆裝，不僅對原檔造成了損壞，檔案內的散頁也極容易丟失。

（二）檔案電子化管理的必要性

1.對檔案進行多種保存方式，最大程度的將檔案原始文件保留下來，使用電子掃描等手段將檔案進行備份，防止由于文件損壞或者丟失而帶來的不便。摒棄傳統的存檔方式，使用紙質電子同步保存的手段，在最大程度保留檔案原始文件的情況下，能夠實現實時同步、網上調閱，避免由于多次翻找而造成文件的損壞[5]。

2.醫院文書檔案的電子化管理能夠發揮檔案的最大價值，實現文書檔案的統一化管理，而不是以往分科室、分部門的管理模式。在傳統的檔案管理過程中，有些文書檔案由于在各個部門之間傳閱觀看，不能及時歸檔而且很容易造成檔案缺失，許多需要通知全院的相關檔案也無法進行全方位的傳閱。但是在電子檔案出現以后，這些問題都能夠得到很好地解決，根據計算機網絡的互通性，能夠將相關政策文件直接下發至各個科室的計算機內，有效提高了電子檔案的實時性，同時避免由于多人傳閱而造成的文件損壞。

3.提升檔案管理部門的工作實效，通過計算機網絡來整理相關檔案，具有極高的便捷性，相比于傳統的紙質文件，電子檔案能夠對錄入系統的文件進行自動識別，對于檔案的存儲、分類都有一套完整的體系。在調閱過程中即使對于年份時間等不明確，也能夠根據關鍵詞進行查找，不需要投入很大的人力進行查找，更加的方便快捷。

二、醫院文書檔案電子化管理的具體策略

醫院文書檔案電子化管理工作相比于傳統的紙質文件管理有著一定的技術要求，除了需要對紙質文件進行整理歸納，還要熟練掌握計算機技術，對電子化檔案系統有著透徹的了解，才能夠盡快實現文書檔案的電子化管理。醫院需要組織管理部門的工作人員進行定期的培訓，使其能夠熟練掌握電子檔案的使用，同時對于檔案系統的維護，也需要制定出一套完整的體系，用以保障電子檔案管理工作能夠順利開展。

（一）完善檔案電子化管理體系

以我院檔案管理部門為例，今年我們以三級評審為機遇，為檔案管理部門制定了詳細的管理方案。要求部門內工作人員能夠全員實現電子化辦公，完善工作日志，將每日的工作流程進行詳細的記錄。對于需要全院知曉的相關政策方針，要使得電子郵件與紙質文件同步進行，并且將上級通知以文件的形式做好備份，以便于后續的調閱工作。對于本院內相關檔案按年限、科室整理保存，然后利用十個月的時間對我院建院以來的檔案進行整理，在錄入電子檔案系統后將原始文件妥善保存。在保障文件不被損壞的情況下，為查閱提供方便。

（二）加快檔案信息化管理

進一步加快建設電子化檔案的步伐，醫院相關管理人員需要對其給予高度的重視，在資源方面對其進行支持，用以實現電子化檔案的數據庫資源共享?；赪eb 的網絡服務系統，能夠將各個科室分散的檔案資料進行統一化管理。安全高效的形式將檔案資源有效進行整合，同時也能夠為就醫者提供更加方便便捷的服務。醫院在進行電子化檔案管理過程中，還需要適當與外界有關部門開展合作，通過外界為醫院提供更加先進的信息分析方式，將電子化檔案管理的作用發揮到最大。

（三）統一電子檔案的文件格式

任何一項工作都需要由約束才能夠更好的開展，因此，對于醫院文書檔案的電子化管理，需要建立統一的管理標準。對于檔案中所涉及的文本、圖像、視頻等，由于不同種類的文件所涉及的格式多種多樣，在管理過程中往往會出現這樣的情況，由于各科室提交上來的文件格式與檔案管理部門的軟件發生沖突，造成文件無法安全打開，僅文本型文件就有諸如DOC、TXT、PDF 等格式。各式各樣的文件格式為管理工作帶來了一定程度的阻礙，也是的檔案管理部門在接收文件時由于格式的不同導致一系列問題。所以，想要順利開展電子化檔案管理，就需要對文件的類型進行統一，對于文件的命名、格式等等制定一個標準，使得電子檔案能夠保持其完整性，以便于發揮其最大的作用。

（四）提升紙質文件錄入的時效性

醫院在進行電子化檔案管理時的效率高低主要取決于管理人員工作態度的好壞，及時對紙質檔案進行錄入，是作為一名檔案管理人員的基本要求。作為醫院的檔案管理人員，不僅僅需要擁有一個良好的工作態度，還需要對自身的專業技能水平加以提升，使得檔案管理工作能夠高效開展。及時通知各個科室按時提交工作檔案，經常與其進行溝通交流，不能因為別人不提交檔案文件就對其置之不理，檔案管理人員需要以客觀的角度看待收集檔案這件事，進一步提升檔案管理效率。

（五）建立檔案資源庫并定期維護網絡安全

建立統一管理的檔案資源庫，對醫院現有紙質檔案進行整合，提升電子化管理工作的實用性。對應不同科室的檔案文件建立與之相對的文件夾，采用統一的命名標準，如有特殊情況則需要添加標注，采用科學化的管理手段，使得電子化管理的建設步伐能夠更進一步。

由于計算機網絡具有一定的不穩定性，所以相關工作人員需要對其進行定期的網絡安全維護，檢查檔案是否做好備份存儲工作。通過驗證用戶信息、輸入調閱口令和限制訪問、閱讀權限，安裝先進的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對電子檔案的惡意破壞和篡改。備份技術也是確保電子檔案信息安全的一個非常重要的安全策略和技術手段。針對網絡的不安全性，要建立數據備份和恢復系統，確保關鍵信息能在計算機和網絡發生災難性故障后得以及時恢復。

（六）改變傳統的管理理念

醫院的檔案管理人員多為年紀較大的老員工，他們對于新鮮事物的接受能力較差，計算機水平較低，一定程度上阻礙了檔案電子化管理工作的進度。因此，醫院需要對這一部分員工加強理論學習和業務能力提升，同時引進年輕的計算機人才，從而推動檔案電子化的進程。筆者以為，醫院的檔案管理工作涉及的內容較多、信息量較大，所以應當對管理團隊逐步實現年輕化，并且擴展管理人員的上升空間，使其能夠得到激勵，從而實現文書檔案電子化管理。

三、結語

根據上文所表述的內容可知，隨著我國醫療衛生事業的發展，社會各行業對于電子化管理的接受程度逐漸提高，醫院文書檔案電子化是新時期下的必然結果，在進行醫院文書檔案的電子化建設時，首先需要以科學化的方式分析現有階段存在的矛盾，努力尋求解決方法。重視相關工作人員的素質培養，創新管理部門的工作理念，提升電子檔案管理工作的時效性，從而盡快實現醫院文書檔案管理的電子化、現代化。拓寬提供信息資源服務的渠道，實現醫院內部各部門之間的資源共享和綜合利用。還能夠使就醫者能夠了解自身的相關信息，以此達到公開透明的管理模式，發揮電子檔案管理的最大效用。