新形勢下檔案管理工作的現狀及對策分析

文/ 曹剛

我國檔案管理工作經歷了漫長的發展過程，檔案管理工作不僅關乎到每一個職工的切身利益，而是還有利于企事業單位的經營管理工作的順利開展。因此，檔案管理一直以來都是企事業單位工作的重點。計劃經濟時代，檔案管理工作只局限于人事檔案的收集與整理。隨著市場經濟的快速發展，檔案管理工作日新月異，新形勢下檔案管理工作也面臨著全新的發展機遇，信息化時代給檔案管理工作帶來了很多便利，信息技術大量取代了手寫方式，很多檔案管理軟件的廣泛應用，將檔案管理工作人員從龐雜的信息數據錄入中解放出來，切實提高了企事業單位檔案管理工作的效率，有力推動了企事業單位檔案管理工作的發展。

一、當前檔案管理工作的現狀分析

（一）基礎設施匱乏

過去的檔案管理工作就是一支筆和一個本，靠著工作人員的手工記錄來完成，在數據的抄錄過程中，難免會出現一些人為的失誤，導致檔案信息失真現象時有發生，不可避免。現代化技術在檔案管理中的應用日益廣泛，很多企事業單位已經逐步采用信息技術來進行檔案管理工作。信息技術的普及需要良好的基礎設施條件，可是很多偏遠地區對檔案管理工作不夠重視，工作設備十分簡陋，甚至很多企事業單位沒有配備專門的檔案管理工作辦公室，檔案管理工作人員也是從其他部門臨時抽調過來的，無法全面開展信息化的檔案管理模式，影響了檔案管理工作的現代化進程。

（二）檔案利用率低

檔案信息涵蓋面豐富，不僅包括職工的人事檔案信息，還包括的企事業單位工作中的各種存檔信息，充分利用檔案信息能夠給企事業單位的經營管理工作帶來便利。然而，當前我國很多企事業單位還沒有意識到檔案信息利用的重要性，對檔案信息的查詢工作還延續著手工翻找檔案編號的手段，尚未建立檔案信息檢索系統，受到查詢工作繁瑣的影響，很多人都不愿意去翻閱檔案信息，導致檔案信息利用率較低。

（三）缺少專業人才

我國檔案管理工作起步較晚，專業性人才十分匱乏。企事業單位的檔案管理人員多數都不是專業出身，對于檔案管理工作是一知半解，有些檔案管理人員都是企事業單位中即將退休的人員，年齡結構偏大，學習能力較弱，很多都不會使用計算機，對網絡化辦公設備不夠了解，更談不上熟練掌握辦公軟件了。缺少專業檔案管理人才已經成為制約檔案管理發展的瓶頸問題。即便企事業單位為檔案管理部門配備了現代化的辦公設備，但是沒有工作人員會使用，那檔案管理現代化也還是無從談起。

（四）思想認識不足

檔案管理工作不是企事業單位的生產經營活動，但卻是很重要的部門。可是在實際工作中，卻出現了這樣的現象，很多單位領導并不重視檔案管理工作，曲解了檔案管理工作的內涵，片面的將當檔案管理工作與人事管理工作混為一談，讓檔案管理人員去做考勤工作，忽視了檔案管理工作的重要意義。導致檔案信息內容不詳實，甚至出現了很多錯誤，工作人員對信息沒有認真核對，只是接到材料就保管起來，這樣殘缺不全的檔案信息資料給檔案管理工作的有序開展帶來了很多困難，為檔案信息的再利用埋下了安全隱患。

（五）管理方法落后

隨著競爭上崗制度和專業崗位人才優化政策的實施，企事業單位職工的崗位流動性也顯著增加，這就給檔案管理工作造成了一定難度。以往的檔案管理方法已經明顯落后，與檔案管理創新工作相違背，不利于企事業單位人才培養方案的落實，檔案管理負責人責任意識不強，不重視檔案管理方法的改革，導致檔案管理方法無法適應人才交流的需要。

三、新形勢下檔案管理工作的發展對策

（一）搭建信息管理平臺

信息技術與檔案管理的深度融合，讓我們告別了傳統的手工查詢檔案方式，企事業單位應該以此為契機，集合多方資源，搭建檔案管理信息平臺，將可以向全單位開放的檔案信息材料進行匯總并錄入系統，依據操作權限的不同，對檔案信息進行加密保護，真正實現檔案信息資源的再利用，有效提高檔案資源的使用頻率。在軟件選擇上，應結合單位的具體情況，遴選適合本單位工作模式的檔案管理軟件，爭取做到信息平臺標準化、便捷化、服務化。同時，針對不同類型、不同內容的檔案資料，要進行分門別類，通過操作界面的引導，讓廣大職工能夠按需所查。

（二）強化檔案管理能力

新形勢下，我們要充分利用檔案管理信息化的便利條件，充分考慮到檔案管理中遇到的困難問題，深入挖掘檔案信息可利用資源，不斷拓寬檔案信息采集渠道，進一步完善企事業單位的發展歷程檔案、文化建設檔案、重要活動檔案、專業技術檔案等方面的檔案資料。另外，還要認真做好人事檔案管理的移交工作，做到檔案資料歸檔及時、編號規范、標準嚴格、查閱方便，從管理能力上為檔案管理事業打下牢固基礎。

（三）提升工作人員素質

檔案管理人員的理論知識水平以及專業能力直接影響著檔案管理工作的質量。因此，提升檔案管理工作人員的素質迫在眉睫。首先，定期開展繼續教育培訓工作。通過“請進來，走出去”的辦法，不僅需要請到檔案管理專業人才為企事業單位職工進行理論知識講解，還需要不定期的組織職工到檔案管理優秀的單位進行參觀學習，幫助檔案管理人員熟練掌握辦公自動化設備，爭取人人懂技術，工作用軟件，力求檔案管理人員的專業技術能夠適應檔案管理信息化的新需求；其次，采取競爭上崗。以自愿報名、公平公正公開為原則，鼓勵具備專業技術能力的職工開展競爭上崗，從而優化檔案管理人員的知識層次結構，讓專業的人才做專業的工作，同時，開展崗前培訓工作，要求檔案管理工作人員在入職前，必須能夠獨立操作檔案管理相關軟件。

（四）完善檔案管理制度

為了確保檔案管理工作在企事業單位發展中起到積極的作用，我們應進一步完善檔案管理制度，促進各項細節工作的推進落實。使檔案管理工作變得嚴謹、規范、詳實。第一，建立起適應本單位發展的檔案信息匯總制度，并通過監督約束確保其細則能夠嚴格落實到位。深入強化檔案信息歸檔的完備性以及時效性。第二，在現有基礎上完善檔案借閱制度，確保日常工作中能夠嚴格按照規定細則進行檔案借閱。這一方面的改革優化是為了突出檔案管理工作的安全性以及保密性。第三，優化檔案資料傳送制度，從根本上避免新入職或辭職員工在信息管理中所暴露出的滯后性。第四，獎懲制度，對檔案管理工作中表現優異的職工進行獎勵，對犯錯誤的員工進行必要的處罰，用這種方式來引導職工轉變工作理念，創新工作方法。

（五）轉變陳舊思想認識

傳統的檔案管理模式與文書檔案的管理模式類似，相關負責人員需要針對不同頁數的檔案選擇不銹鋼裝訂或專用膠裝訂的方法，之后需嚴格按照既定編號對檔案進行裝置作業。但這種工作模式卻極易出現失誤，而且較為繁瑣，因此，我們應根據時代特征以及行業發展趨勢對其進行改進。在這方面的改革實踐中，我們需要重視提高信息錄入的準確性，從源頭把好信息質量關。在改進管理模式的基礎上相關負責人員需要組織有關于檔案管理工作的宣傳活動，引導部分領導同志轉變認識，正視這部分工作的重要性。以引導職工轉變認識為前提下才能夠逐步提升相關工作人員的配合度，進而減少后續改革環節的阻力。在此基礎上，企事業單位也需要做好針對檔案管理的人才培養工作。嘗試組織相應的技能培訓活動來促進其工作理念以及工作技巧的創新，最終為檔案管理工作的發展儲備下充足的人力資源。

四、結語

總而言之，檔案管理工作是企事業單位長期發展的不竭動力，對于單位發展具有重要意義。當前檔案管理工作雖然取得了一定的成績，但是依舊存在著很多問題，需要采取相應的對策及時加以解決。我們要順應時代發展潮流，增強檔案管理的信息化建設，培養檔案管理人才，不斷提高檔案管理工作質量。