大數據時代工程企業檔案信息化建設探析

周 艷/杭州市勘測設計研究院

張 堅/浙江省檔案館

隨著數據處理技術的不斷發展，大數據概念越來越為人們所熟知。大數據技術的產生，開啟了工業技術4.0時代，但這只是大數據應用的一方面。與此同時，企業特別是工程企業的業務量不斷增多，檔案數量也迅速增長，客觀上對檔案管理提出了更高要求[1]。相比于政府機構，集團企業下屬單位較多、機構龐大，且各機構間聯系緊密、層次管理分明，因此需要建立集中部署、分層管理的立體式數字化檔案館[2]。隨著工程數據規模不斷擴大，需要采用大數據技術以及創新的管理方式，提高資源管理成效。與此同時，企業還會面臨一些問題，如檔案數據化過程中的技術問題以及安全隱私問題，這些問題會嚴重阻礙檔案數字化進程。本文以工程企業為例，分析工程企業檔案數字化工作中存在的問題，并且提出相關建議。

1 大數據技術與檔案管理系統的有機結合

大數據指無法在一定時間范圍內用常規軟件工具進行捕捉、管理和處理的數據集合，是海量、高增長率和多樣化的信息資產[3]。根據定義，大數據不僅僅指數據量龐大，更指種類龐大，需要新的技術才能儲存和處理。綜合來講，大數據主要有數據體量巨大、數據種類多、處理速度快以及數據價值密度低四個特點。

大數據特征與檔案特征在一定程度上來講是吻合的，將大數據與檔案結合是對大數據技術的應用[4]。通過分析目前的研究成果可以發現，引入大數據概念其實是將靜態檔案觀轉變為動態檔案觀的過程，是通過數據挖掘實時在線管理檔案的過程，是基于數字理論的思維分析方法，必將會為檔案管理帶來全新模式。

基于大數據技術的工程企業檔案管理是一種新型的管理模型，不僅能對檔案進行分類保存，還能通過大數據理論對檔案中的潛在數據進行分析。在完成數字檔案資源的數學建檔之后，系統會根據檔案資源的內容進行自動掃描和分類，并且會將檔案信息存儲到數據庫中，完成儲存過程[5]。與傳統檔案不同的是，數字化檔案可以通過快速檢索提供給使用者，能夠高效地實現資源共享，完成對檔案潛在信息的開發和利用。由于大數據技術特點，開發出的信息往往具有較高精準度，能為企業決策提供參考。總的來說，大數據是工程企業檔案信息化建設的核心，同時也是不可缺少的部分。

2 當前檔案信息化建設存在的問題

2.1 制度建設有待加強

在大數據環境下，工程企業要推動檔案信息化建設，必須要重視工作制度建設，實現工作的規范化。遺憾的是，不少工程企業并沒有認識到制度建設的重要性，現有的工作制度往往不夠完善，特別是缺乏與新技術應用相關的內容，指導性不強，企業檔案信息化建設水平普遍不高。此外制度執行力度也不強，如有的企業沒有把項目文件的形成、收集和管理納入建設項目之中，檔案完整性得不到保障。

2.2 檔案存儲系統不完善

大數據的四個顯著特點決定了其技術應用平臺的特性。一方面，檔案管理系統面對大量數據應當具有足夠的緩存空間，即具有高度的可擴展性[6]。不過，當前集中式的數據存儲和管理系統價格昂貴。另一方面，系統需要適應數據資源激增的情況，但目前的系統還不能完全適應。因此檔案存儲系統還不完善，“價廉物美”的系統有待開發完善。

2.3 數據分析人才缺乏

不少工程企業檔案管理人員的工作思維模式，仍舊停留在傳統的檔案管理上，在實踐中能夠做好檔案得分類與保存工作，但不會對檔案信息進行挖掘與深度分析，導致企業檔案服務水平不高。工程企業往往對檔案人員的職業定位不夠準確，很多時候只要求他們做好日常的檔案管理，沒有意識到數據分析的重要性，自然也不會要求檔案人員具備數據分析的能力，長此以往檔案人員的業務能力難以提升。此外，當前大數據還是一種新興的技術，大數據方面的專業人才本身就少。上述原因，都導致了工程企業缺乏數據分析人才。

2.4 數字檔案資源安全性難以保證

數字檔案資源不同于企業其他信息資源，它是工程企業的核心部分，是各個工程的實際記錄，包含大量有關工程機密以及企業隱私的信息。囿于工程企業檔案管理制度不完善、不全面，沒有很好地重視檔案信息安全管理，數字檔案資源存在泄密的風險。大數據時代，如何對數據的所有權和使用權進行清晰界定，如何有效制定安全保護策略，如何切實降低數字資源泄露的風險，都需要認真思考。

3 推動工程企業檔案信息化建設的有益舉措

3.1 加強管理制度建設

在大數據環境下開展工程企業檔案信息化建設，需要工程企業切實加強檔案管理制度建設，從檔案形成、收集到檔案提供利用，都需要有明確的制度進行規范，實現檔案規范化管理。在制度的制定過程中，需要參考相關的技術規范，如要根據國內外的信息安全技術標準建立適合本企業的檔案共享制度，明確檔案調用部門等級，確保企業檔案的保密性。另外要切實將信息安全落實到位，建立嚴格的檔案信息保密制度，并將責任落實到人。

3.2 引入先進技術擴大數據容量

在大數據環境下開展工程企業檔案信息化建設，應當明確大數據技術是工作的核心，而數據又是大數據技術的核心，即只有掌握足夠大的數據量，對數據的分析才會有意義。因此增加檔案系統的數據容量是必然趨勢，檔案人員需要對數據資源進行有效建設，增加檔案資源的庫存。不過，囿于工程企業檔案數字化還處在初步探索階段，企業可引進先進的存儲技術，并且加快升級存儲系統；如果沒有足夠資金來升級系統，那么可以考慮通過分類儲存的方法建立多個專題數據庫，并分配人員進行管理，同樣可以達到不錯的效果。

3.3 培養高層次的檔案管理人員

大數據時代，工程企業檔案管理人員應當轉變理念，認識到自己應當由傳統的檔案分類、儲存人員的角色，轉變為數字資源整合、數據業務分析人員。這就要求檔案人員具有過硬的檔案業務素養，并具備數據分析能力。從工程企業的角度來說，工程企業應當定期開展數據分析培訓講座，為檔案人員提升自身技能提供平臺；從檔案人員的角度來說，應當勤于學習、善于學習，不斷更新完善自身的知識結構。只有這樣，檔案人員才能通過數據分析、數據挖掘，發掘各種有益信息，并對信息進行深度分析，為工程企業發展服務。