如何提升事業(yè)單位檔案管理工作效率

朱明杰

（河北省承德市雙灤區(qū)行政審批局，河北 承德 067001）

事業(yè)單位的檔案是事業(yè)單位日常工作和活動的記錄和反映，對事業(yè)單位的檔案資源進(jìn)行科學(xué)有效的管理直接影響著事業(yè)單位的發(fā)展。隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，我國事業(yè)單位也迎來了發(fā)展的新局面。在這一背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作也要做出相應(yīng)的改進(jìn)，以滿足事業(yè)單位日常工作和管理的需求。

一、對事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化的必要性

（一）順應(yīng)時代發(fā)展的潮流的需要

人力資源管理是事業(yè)單位檔案管理工作中的重要一部分，在新時期，事業(yè)單位的檔案管理工作可以在很大程度上體現(xiàn)其人力資源的管理狀況和人員的素質(zhì)。尤其是在信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用的時代背景下，很多機(jī)構(gòu)和單位都實現(xiàn)了信息技術(shù)的覆蓋，事業(yè)單位的檔案管理工作也不能停滯不前，要順應(yīng)時代發(fā)展的潮流和趨勢，充分借助信息化的勢力，不斷優(yōu)化檔案管理工作，提升檔案資源管理的信息化水平，同時也能提升事業(yè)單位的人力資源管理水平。

（二）推動事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展的要求

檔案管理工作是事業(yè)單位日常工作的重要組成部分，檔案管理可以為事業(yè)單位的發(fā)展提供各種信息和數(shù)據(jù)資源的支撐。在當(dāng)前，很多事業(yè)單位已經(jīng)在日常的管理工作中引入了管理信息系統(tǒng)，基本實現(xiàn)了管理工作的信息化，這對事業(yè)單位的檔案管理工作提出了新的要求。檔案管理部門要不斷優(yōu)化檔案管理工作，提升管理的效率和水平，進(jìn)一步充實檔案部門的服務(wù)功能，能夠滿足事業(yè)單位對信息資源篩選、分析、匯總等要求，推動事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。

（三）提升檔案管理工作成效的需求

事業(yè)單位的檔案管理工作涉及到對大量歷史資料、數(shù)據(jù)資料的整理和歸納，并且隨著時間的推移和事業(yè)單位業(yè)務(wù)的積累，各種歷史資料和數(shù)據(jù)資料的數(shù)量是非常龐大的。如果還是按照傳統(tǒng)的檔案管理方法，那么進(jìn)行信息和資料的查找和分析時工作量會特別大，不僅效率低下，還難以對工作的質(zhì)量提出保證。因此，及時優(yōu)化檔案的管理工作對于提升檔案管理的質(zhì)量，以及為事業(yè)單位提供科學(xué)有效的信息資源是非常有用的。

二、當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理制度不夠科學(xué)規(guī)范

很多事業(yè)單位在檔案管理方面重視不足，沒有安排專人進(jìn)行負(fù)責(zé)，沒有制定科學(xué)合理的管理制度。這樣首先使得檔案管理部門在日常的檔案管理中缺乏明確的制度規(guī)范，在資料的匯總和歸納方面難以按照統(tǒng)一的規(guī)范和流程進(jìn)行操作，進(jìn)而會導(dǎo)致各種資料的混亂，影響事業(yè)單位對各種檔案資源的正常使用。同時，檔案管理部門長期處于一個邊緣化的位置，沒有對其進(jìn)行專門的管理，也沒有?x予其足夠的重視，會嚴(yán)重影響檔案管理人員工作的熱情和積極性，使他們逐漸對檔案管理工作開始敷衍，進(jìn)而影響事業(yè)單位檔案資源的質(zhì)量。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)和水平不高

由于事業(yè)單位的性質(zhì)以及檔案管理工作本身所具有的流程多、要求嚴(yán)格和比較枯燥繁瑣等特點，檔案管理人員必須具備很強的責(zé)任意識、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度和嚴(yán)謹(jǐn)踏實的工作作風(fēng)。并且隨著事業(yè)單位的管理工作逐步邁入了信息化的大門，檔案管理人員還必須逐步提升自身應(yīng)用計算機(jī)系統(tǒng)的技術(shù)和水平，以滿足實際工作的需要。但是很多事業(yè)單位往往沒有對檔案管理工作予以足夠的重視，在招聘檔案管理人員時的考核力度不夠，而且人員更換的比較頻繁。加之部分檔案管理人員缺乏責(zé)任意識，在工作時敷衍了事，或者對檔案管理的各項內(nèi)容和要求都不夠明確，沒有按照要求對各項信息與資源進(jìn)行記錄與保存。這些都體現(xiàn)了人員因素對于檔案管理工作質(zhì)量的影響，如果不能保證檔案管理人員的素質(zhì)和水平合格，就很難實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的有序發(fā)展。

（三）檔案資源的管理系統(tǒng)落后

信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用給各行各業(yè)的發(fā)展注入了新的生機(jī)與活力，能夠更充分地調(diào)動發(fā)展的潛力。隨著信息化的普及以及事業(yè)單位的發(fā)展，信息技術(shù)在事業(yè)單位管理中的應(yīng)用是一個必然的趨勢。目前，已經(jīng)有部分事業(yè)單位認(rèn)識到了信息化所帶來的便捷和機(jī)遇，逐步將信息化的管理系統(tǒng)引入到了日常的管理工作中。但是仍有很多事業(yè)單位固守傳統(tǒng)的管理方法，在檔案的管理工作中沒有實現(xiàn)信息化，限制了檔案管理工作的效率和質(zhì)量的提升。

三、對事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化的策略

（一）逐步完善檔案管理制度

首先，事業(yè)單位應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要作用，對檔案管理部門的日常工作予以足夠的重視，設(shè)置專門人員對檔案管理工作的質(zhì)量和情況進(jìn)行管理和監(jiān)督。然后，要根據(jù)事業(yè)單位的實際情況以及對檔案資源的使用需求來進(jìn)一步明確檔案管理的各種規(guī)范和要求，針對不同種類的數(shù)據(jù)和資料制定具體詳細(xì)的要求，為檔案管理人員的工作提供行為規(guī)范。同時，要注重不斷提升檔案管理人員工作的積極性和創(chuàng)造性，明確責(zé)任，引導(dǎo)其嚴(yán)格遵守各項檔案管理工作的規(guī)范，不斷提升檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

（二）加強對檔案管理人員的教育和培訓(xùn)

可以說，檔案管理人員的素質(zhì)和水平直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量，影響著各種檔案資料和數(shù)據(jù)的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。因此，為了減少因管理人員素質(zhì)和水平不足而給檔案管理工作帶來的限制，事業(yè)單位要在實際管理中注重提升檔案管理人員的素質(zhì)和水平。一方面，事業(yè)單位在招聘人才時要加大考核力度，引入一些經(jīng)驗豐富、能力較強的檔案管理人員。另一方面，要不定期地對檔案管理人員進(jìn)行教育和培訓(xùn)，不斷提升其工作能力和職業(yè)道德觀念，逐步提升檔案管理人員隊伍的整體素養(yǎng)和水平。

在對事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行分析時，要注重結(jié)合事業(yè)單位的實際情況以及當(dāng)下發(fā)展的潮流和時機(jī)，對于檔案管理工作中難以滿足實際需求和時代潮流的部分要及時予以改進(jìn)，保證檔案管理工作能夠體現(xiàn)信息化的發(fā)展趨勢，滿足事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展的要求。