基層事業單位檔案管理的思考

韓曉杰

（河北省承德市雙灤區行政審批局，河北 承德 067000）

隨著微縮技術、計算機技術、網絡技術和管理科學等在檔案管理工作當中的廣泛應用，極大程度地提高了檔案管理工作的效率，為實現檔案的現代化管理提供了途徑，檔案管理現代化的重要標志就是網絡信息技術的應用。當前，各級基層事業單位已經普遍實現了檔案的電子化管理，與傳統紙質檔案管理相比，在檢索速度、收集整理、檢索途徑及操作管理方面都具有明顯優勢，在提高檔案信息開發利用效率上也具有積極作用。此外，檔案管理的現代化還有利于借助計算機網絡實現遠程檔案信息的交流共享，大大提高了檔案管理的工作效率。

一、基層事業單位檔案管理現代化的重要意義

當前，在我國的基層事業單位中，利用現代信息技術，實現檔案管理的現代化已經成為必然的趨勢。基層事業單位檔案管理的現代化建設不僅有利于促進現代信息技術的進一步發展，對于國家基礎信息資源的傳播也起到了良好的作用。基層事業單位檔案管理現代化是社會經濟發展的必然要求，也是提升內部管理水平的重要舉措。傳統的紙質化檔案管理模式已經嚴重滯后于社會經濟發展的要求，影響了基層事業單位的管理水平。因此進行檔案管理的現代化是確保基層事業單位穩健發展的關鍵因素，各級基層事業單位必須意識到檔案管理現代化的重要性，將現代化的管理理念融入檔案管理之中。

二、基層事業單位現代化管理策略

（一）轉變檔案管理觀念

當前形勢下，我國的基層事業單位普遍存在不重視檔案管理的現象，并且關于檔案管理的觀念也非常陳舊封閉，面對經濟信息時代的到來，各單位應當主動創新檔案管理觀念，堅持與時俱進，不斷變革，充分利用現代信息技術，對現有檢索系統進行優化與完善，結合工作實際情況，利用相關軟件或系統管理平臺對單位檔案進行整理歸類，實現檔案管理的自動化，并對其進行統計與開發，節省檔案管理時間，提高工作效率，讓基層事業單位的檔案管理能夠適應經濟形勢的發展，不斷提高自身的檔案管理水平。

（二）大力加強檔案標準化管理

現代化管理一定是非常規范化的管理，因此基層事業單位要想實現檔案管理現代化，就必須對檔案實行標準化管理。眾所周知，現代化管理離不開高科技和現代管理理念支撐，因此基層事業單位檔案管理必須依靠一定的標準，即要求在單位內部必須形成完整的、系統的檔案管理體系。所以，我國各級基層事業單位應當盡快實現檔案的標準化管理，將標準化理念融入檔案管理工作的始終，為實現整個單位現代化管理奠定基礎。當前，依然存在部分基層事業單位在實際工作當中過度強調單位的運營性質，忽視檔案管理工作，沒有制定相關的規章制度，檔案工作無法可依，內部職責權限劃分不清楚，嚴重阻礙了檔案事業的快速發展。面對上述情況，我國的基層事業單位應當主動制定相關準則，并嚴格要求單位內部人員執行制度，預防上述現象的發生，為實現單位內部的檔案管理現代化而努力。

（三）不斷增強檔案管理人員的素質

基層事業單位檔案管理人員素質的高低直接影響了單位檔案管理水平的高低及管理現代化的實現。因此要想將現代化的管理理念和技術融入基層事業單位檔案管理工作之中，離不開檔案管理人員素質的增強。檔案管理人員除了應當具備扎實的專業技能和專業知識以外，還要求廣泛涉獵經濟、政治、科學、文化等多學科知識，同時還應當熟練掌握電腦、網絡及管理系統的操作。基層事業單位在選拔檔案管理人員時，應當嚴把質量關，堅持優中選優的招聘原則，結合檔案管理工作崗位的性質和要求，選拔出綜合實力較強，真正符合崗位需求的人員。同時，對現有檔案管理人員進行培訓，聘請外部專家或者老師，定期對檔案管理人員進行全方位地培訓，不斷提升其工作水平，以此促進檔案管理現代化的實現。

（四）完善軟件和硬件建設環境

各基層事業單位可以根據實際工作范疇建設內部的檔案管理系統，讓各個部門的檔案能夠通過網絡平臺迅速安全地傳輸到檔案管理中心，再由檔案人員進行統一的整理、歸類、編號、保存和鑒定等工作，可以確保檔案的及時性、真實性和準確性。此外，還應當選擇兼容性及穩定性均比較好的管理軟件，單位內部各部門及統計基層最好選用相同的管理軟件，以實現檔案管理的標準化和規范化，提高電子檔案的質量。

（五）注重檔案信息安全的維護

在提倡檔案管理現代化的同時，還應當重視檔案的安全。基層事業單位的檔案大多涉及國家機密，因此基層事業單位的檔案管理工作不是一般的個人行為或者是企業行為，而是關系到國家信息安全的大事，基層事業單位的檔案管理工作應當按照國家制定的信息安全框架從總體上開展信息安全建設。

三、結語

綜上所述，基層事業單位要想實現檔案管理的現代化，除了轉變管理觀念、加強標準化管理、提高檔案管理人員素質外，還應當不斷完善軟硬件環境，并注重檔案信息的安全維護，只有如此，才能確保單位內部檔案管理工作適應經濟形勢的發展要求。