文書檔案管理工作中存在的問題及對策分析

（龍江縣投資服務中心，黑龍江 龍江 161100 ）

一、文書檔案管理中存在的問題

（一）管理人員的培訓工作做得不夠完善

出現檔案管理問題的主要原因就是檔案管理人員的專業素質和工作水平達不到單位對應職人員的工作要求，這些沒有經過專業培訓的人員對于文書檔案工作沒有具體的了解，對工作缺乏接觸與認知，缺乏檔案培訓的深造教育，不能及時地更新檔案管理理念，跟不上現代化檔案管理的步伐。不論是上崗之前沒有經過正式的上崗培訓的檔案管理人員，還是在后續工作中缺乏現代化檔案管理培訓的檔案管理人員，由于缺乏對當下檔案管理更新的了解，導致專業工作素質跟不上，從而阻礙了文書檔案管理水平的提高，不利于文書檔案管理工作的工作效率和工作質量的提高。

（二）缺少科學化的管理制度

文書檔案中記錄的內容正在增加，其記錄量也在不斷擴大。傳統文書檔案管理的傳統形式正在改善，但仍存在許多問題。首先，傳統的文書檔案記錄必須由工作人員手工編寫，工作人員不僅消耗大量的人力和物力，而且還大大增加了工作量，而手寫輸入的方法無法及時更新文件中的記錄。其次，以前的文書檔案管理工作沒有按照規章制度進行，檔案記錄不規范，檔案材料不能很好地為其他工作提供支持。

（三）文書工作和檔案工作缺乏緊密的銜接

文書檔案管理由文檔和檔案組成，兩者密切相關。因此，在管理文書檔案的過程中，必須使兩者緊密集成并合并為一個整體。文檔和檔案之間可以相互合作，相互促進，形成更加全面和完整的管理體系。但是，在新時代的實際管理中，管理子模塊的主要方法是分開工作，不可能形成一個完整的系統，形式上存在分化現象。這種管理方法拉大了文書和檔案管理之間的距離，在某種程度上導致了它們之間出現了一定的偏差，這也大大影響了文書檔案管理的工作質量。

二、優化文書檔案管理問題的對策

（一）應用現代化信息技術

為了能夠優化文書檔案管理中存在的問題，需要合理應用現代化信息技術，第一，文書檔案管理工作具有工作量大、整理復雜的問題，應用傳統方法進行文書檔案整理需要消耗大量的時間，并且在工作中容易出現歸檔整理失誤的問題，為了改善這一現狀，需要樹立現代化文書檔案管理理念，構建計算機檔案管理方法，例如：企業可以聘請信息技術專家，按照文書檔案管理模式構建信息技術平臺，達到提高工作效率、質量的目的，發揮出文書檔案管理的實際意義。第二，由于網絡環境中存在安全隱患，進而為了進一步提高檔案信息的安全性，需要安排專業的技術人員維護數據庫，及時發現并處理數據庫中的漏洞。另外，為了提高現代化信息技術的應用有效性，需要定期進行優化調整，保障檔案數據庫能夠滿足市場發展需求，提高文書檔案的安全性與完整性。

（二）提高檔案管理人員綜合素養

優化文書檔案管理問題時，需要提高檔案管理人員的綜合素養，在對這一內容進行分析時，可以從以下兩個角度進行分析：第一，由于文書檔案管理人員綜合素養直接影響工作質量、效率，但部分企業的工作人員參差不齊，難以推動文書檔案管理工作運行發展，為了改善這一現狀，需要管理人員提高招聘工作把控力度，例如：管理人員可以先構建招聘標準，在進行面試工作時，對應聘者的綜合能力進行分析，并與招聘標準進行比對，提高文書檔案管理的有效性。第二，由于現階段文書檔案管理方法在不斷地優化，為了使員工了解相關檔案管理方法，需要定期開展綜合素養培訓工作，做好員工綜合素養考察，達到督促員工提高檔案管理學習重視程度的目的，并推動文書檔案管理工作運行發展。

（三）建立良好的文書檔案管理工作銜接機制

缺少有效的工作銜接機制也是影響工作質量提升的重要因素，應該給予足夠重視。在具體的工作實踐中，首先應該建立一套科學完善的文書工作程序，規范文書管理工作流程。所謂無規矩不成方圓，只有建立一定的工作程序，才能有效避免文書流轉和存檔過程出現的誤差，也可以為檔案管理工作的順利開展打下良好基礎，程序一旦建立，就應該嚴格按照規范流程進行，任何人都不能隨意改動。其次，應該建立文書和檔案銜接機制。因為檔案管理工作是以文件為基礎進行的，如果文件工作不夠規范，那么要想使檔案管理工作取得良好效果也是不可能的。因此，應該重點關注文書和檔案收集、管理方面的銜接，對于一些需要進行存檔的文件，應該進行詳細登記和分類，嚴格按照事先制定的工作流程操作，盡量做到統一和規范。

（四）正確處理紙質檔案與電子檔案的關系

在信息飛速發展的今天，計算機與網絡應用成為全球化趨勢，文書檔案管理也深受影響。隨著電子檔案數量與規模的擴大，文書檔案管理現代化進程加速。為此，要重視文書檔案的科學管理，合理進行原有紙質文庫的處理，強化分類，維護數據的真實性與可靠性，提升安全系數。同時，要加快信息化建設，重視做好電子資料的錄入與轉換工作，構建電子資料庫，提升檔案管理自動化水平，構建信息化網絡平臺，加快信息化建設進程。

結束語

在文書檔案管理過程中，存在諸多不足和問題，嚴重影響著文書檔案管理工作的有效性和完整性，不利于檔案管理工作的可持續發展。基于此，需要在深入分析文書檔案管理工作問題的基礎上，探究優化文書檔案管理的對策，切實提升文書檔案管理水平，提高文書檔案利用率，發揮文書檔案管理工作的職能和作用。