時間管理在員工自我管理中的重要性

（廣東省東莞市路橋投資建設有限公司，廣東 東莞 523120）

引言

企業的經濟效益同工作人員個人能力之間有密切的關系，企業經濟效益往往直接受到員工所創造價值的干預。然而，企業關于職工自我管理重要性的認識并不了解，如今，許多企業依舊采用傳統的工作方式，職工個人工作積極性有所下降，員工普遍缺乏創造價值的意識，雖然工作時間相對較長，但實際工作效率并不高，原因在于工作人員并沒有加強對時間的管理，設計的工作期間內所形成效益相對較低。故而，時間管理對員工自我管理而言至關重要，為此，如何加強員工自我管理，特別是時間管理便顯得尤為重要。

一、時間管理的內涵

于過去、當下以及未來三個階段之中，接連產生的不同類型時間，其過程形成的全部軌跡便是時間。時間最為顯著的特點包含如下五個方面：時間具有不可再生性、不可逆轉性、不可再生性、不可停滯性、不可伸縮性以及不可替代性。時間所具有的特點決定了其成為世界上最為稀缺也最為具有價值的一類資源。

時間作為一種稀缺資源于企業管理工作中的作用至關重要，且是不可追回的資源，時間資源對企業而言具有不可替代的重要性以及價值。所以，關于時間的管理便至關重要。

當然，時間管理并不僅僅是針對企業生活生產經營期間與工作期間予以管理，同時牽涉管理的業余時間以及家庭時間。換言之，時間管理也關乎如何合理分配以及運用生活之中的所有時間。

二、時間管理的發展歷史

（一）時間增加與備忘錄

如果當前工作任務過于繁雜且呈現多樣化，而工作人員工作時間相對較少。所以，員工為了完成上級布置的任務，便通過加班的方式，即延長工作時長以獲得完成工作的時間。將完成的工作項目通過羅列清單的方式加以列舉，在完成一項工作之后，即將某項工作刪除或是劃掉，便是備忘錄。借助該類型方式管理以及配置時間，該階段時間管理有備忘錄，然而管理計劃缺少，其重點為并沒有計劃，而是在開展詳細工作的過程中再加以記錄。

（二）工作計劃與時間表

工作人員在開展工作前期，編寫時間清單，于清單之中詳細記錄各項工作以及人物的內容以及完成預期需要的市場，以便自身能夠在預定時間內有效完成工作任務，該方式也可稱之為行事歷時間管理方式。該階段時間管理，管理計劃獲得進一步的健全，能夠依照既定的規劃開展各項工作。但工作目標缺乏，其問題在于并沒有針對工作的價值以及工作原因加以衡量。

（三）排列優先順序

于限定完成工作任務的期限內，因為工作任務量過于繁重而造成無法完全完成的情況下，需要與企業管理人員進行溝通，以便針對現行實際管理內容予以科學的修改，可優先針對工作任務加以取舍，之后針對其順序加以排列，排序期間，可運用四象限方式加以排列。

（四）將重要性作為導向

經濟學家帕累托提出二八定律即不同類型是可以將其細分為如下兩個部分，一種是關鍵的少部分，另一種是普通的大部分。換言之，便是80%的結果是通過20%的努力所獲取的。于某一階段特殊事件范圍內，人們的注意力處于高度集中的狀態，這一時間段工作人員的辦事效率可達到最高。

不同階段時間管理理論的價值各不相同，時間管理演變的方式也從淺入深，呈現逐漸完善的流程，依舊有許多可以借鑒的部分。

三、時間管理具體方式

（一）時間“四象限”法

美國經濟學家科維提出時間管理理論，即時間四象限法，其認為可以根據事件的緊迫程度以及重要程度將工作內容細分四項內容，在完成劃分之后，基本可以形成四個不同的象限，分別代表事件的緊急程度：第一象限代表不僅緊急，且極為重要的活動，包括關鍵會議、活動以及項目的談判等。第二象限代表雖然并不緊急，但是十分關鍵的事情，例如公司培訓活動、職工學習活動。第三象限，為時間并十分緊迫但并不重要的事情，例如并沒有價值的電話以及朋友、同事或是企業之間的應酬活動等。第四項，即為不重要，時間也不緊迫的事情，例如不同類型瑣碎的事物、沒有價值的廣告以及同事之間的閑聊等。

普遍情況下，第一象限作為不僅時間緊迫且極為重要的事件，必須優先予以解決；第二象限，因為有足夠的時間作為準備時間，應在準備充分之后開展，以保證事務的質量；第三象限，則是沒有價值但較為緊迫的事物，針對該類型事務應采用合理的方式加以規避；第四象限，即不重要也不緊急的事務，該類型事務對工作以及個人而言沒有明顯的幫助以及作用，應盡可能學會舍棄，并盡量避免進行該類型實現。

就回報程度而言，四個象限之中，顯然僅第二象限中的事情最為重要，且為職工留下充足的時間作為準備。故而，通常情況下，企業第二象限的投資回報率達到最高。而投資第二象限的事務保證有效性，需要符合如下幾個關鍵要求：

需要以事務作為核心，并能夠采用靈活變通的方式，保證功能平衡、以人為本以及和諧一致。

將第二象限的事務作為核心開展日程安排，自我管理具體包含有如下四個重要流程：明確角色、設計計劃方案、滾動調節、付之于實踐。該類型時間管理方式普遍是將人際關系以及事務最終結果放在首位，而將時間置于第二位。

（二）GTD 方式

GTD 方式首次出現在美國學者戴維·艾倫所編寫的管理學書籍《Getting Things Done》。該方式的原則在于經由記錄的形式個體把自身思維中的不同類型任務予以轉移。通過該操作方式，思維之中針對不同類型所必須完成的事物調整，能夠針對目前正在開展的工作投入足夠的集中力以及精力，通過該方式，職工個人工作效率將得到顯著提高。該方式具體包含有如下五個步驟與流程，包括匯總、整理、組織、回顧以及落實。

企業工作人員結合每年年度下達的目標任務，針對任務加以分析，規劃在具體的時間段需要完成的任務，依照時間流程設計后續落實的規劃，集中既有的精力，高質量完成當下工作任務，使得工作效率得到顯著提高。

四、合理控制時間的途徑

作為職工，在工作中應有意識地調節個人工作態度，加強針對事件的管控，使得在既有的工作時間內最大程度提高個人工作效率。具體可采用如下途徑：

第一，改變能做態度。工作態度不同，工作結果自然也會存在差異。職工若能以積極的態度面對工作，貫徹積極的信念，掌握工作期間遇到的機會，并積極為自己創造更多展示自身價值的機會，則能夠在既定的時間內完成更多的工作，使得自身整體工作效率得到顯著的提升。反之，如果工作態度消極，得過且過，則工作效率自然會下降。故而，企業職工應學會自我調節，能夠以積極的心態面對各項工作。

第二，戒除不良習慣。部分工作人員在實際工作之中，普遍存在不同程度的不良習慣，例如通過閑聊等方式消磨時間。學者德魯克表示，有效性屬于一種后天養成的習慣，也是一種實踐的綜合，不管是何種個性的職工最終都可以學會有效性。所以，企業職工在實際工作中，需要有意識地戒除不良習慣，并通過重復積極地完成工作以逐漸形成良好的生活習慣。

第三，主動排除干擾。日常工作期間，企業員工難免源自不同方面的干預。作為企業職工應具備主動排除干擾的能力，可以尋找與判斷造成干擾的主要原因，并通過合理的方式排除干擾，以加強對事件的管理，從而提高自身工作整體效率。

第四，細分事件的緊迫與重要程度。員工在日常工作之中，需要提前做好規劃，明確不同事務的重要性、緊迫性，能夠細分不同事務開展的先后順序，對提高職工工作效率而言，同樣具有積極意義。

結束語

企業職工利用時間管理，可以完成對自我行為的管理，自我管理屬于管理工作的理想形態，也是企業管理工作的最高境界。經濟全球化發展的背景下，我國在世界上的話語權不斷增加，經濟發展也無法脫離人才的競爭。所以企業需要重視對人才自我管理的引導，通過GTD 方式以及四象限方式，幫助員工架起那個時間管理，提高工作效率。