探討如何提高銀行檔案工作的服務功效

（江蘇銀行鹽城分行，江蘇 鹽城 224000）

引言：作為銀行工作中的重要模塊，銀行檔案工作在維護銀行和客戶權益、防范經營風險、促進業務順利開展等方面具有重大作用。但在銀行檔案工作中尚存有重業務輕管理、服務意識不強且素質不高、制度不健全等問題，影響檔案工作效率。對此，還應采取有效措施促進銀行檔案工作服務功效的提高。

一、健全檔案工作服務制度

知識經濟時代下，銀行要想做好檔案管理與信息服務工作，還應不斷加強對檔案服務工作的重視，結合相關法律法規健全制度建設，從而為各項業務的開展提供可靠的依據。一方面，健全檔案管理制度。一是檔案信息更新制度，即收集和整理制度，確保信息資料的時效性和實效性。二是借閱管理制度。明確借閱規程、期限及其他使用或調用權限等，記錄好借閱時間等信息。三是分類保管和歸檔制度。結合銀行業務屬性明確相應的保管辦法，并對檔案材料進行有序分類和歸檔，明確入檔時間。另一方面，健全責任制度，推進法治化檔案管理工作。對不按時移交檔案、歸檔、丟失檔案、偽造更改檔案、泄漏重要機密信息等行為追究相應的責任[1]。

二、強化檔案工作指導與審查

銀行業務廣泛、種類繁多，會產生海量重要信息和原始數據，因而對檔案工作的要求極高。因此，為有效提高銀行檔案工作的服務功效，并為業務開展等事情提供充足的依據和證明，銀行還應強化檔案工作的指導與審查力度，及時發現并解決其中存在的問題。首先，強化指導?？裳垯n案管理專業人士蒞臨指導，如指導大方向的檔案管理機制建設、法規及管理技術的應用與操作等。同時，結合各類檔案的特點對銀行各部門的信息檔案收集、分類整理等展開有效指導，以便及時移交進行統一管理。其次，強化審查。嚴格審核銀行各門類檔案的有效性、規范性、完整性等，并定期、不定期對之進行檢查。最后，強化監督。對銀行檔案的管理與使用進行監督，嚴防出現丟失、盜用等不良現象。

三、完善檔案服務信息化建設

在互聯網背景下，對銀行檔案工作提出更高要求的同時也為之帶來了創新發展機遇，推動著檔案工作朝著更加安全、實時、高效的方向發展。因此，銀行在開展檔案工作時，要想全面提高并發揮其服務功效，還應完善檔案服務工作的信息化建設，以促進工作和管理效率的提升。首先，完善基礎設施建設。結合銀行發展現狀等合理更新相關軟硬件設施設備，如自助服務設備、庫房設備等。其次，完善信息化系統建設。利用大數據技術、掃描技術等將紙質檔案、聲像文件掃描轉化成電子檔案進行歸檔保存。構建信息化管理系統，強化線上查詢、瀏覽等功能，以便檢索，促進數字化、信息化檔案的實現，提高檔案管理的有效性。如客戶可通過銀行官方網站或公眾號上線上查詢自己的檔案信息，減少排隊等待的時間，并可以節省人力投入，使檔案服務更加信息化、高效化。最后，加大對信息化檔案系統的維護力度。定期對檔案系統或程序進行檢查與維護，保障其運行的穩定性。

四、增強檔案安全管理意識

要想提高銀行檔案工作的服務功效，還應重視安全管理的實施。首先，增強安全防范意識。提前做好自然災害、突發事件、技術操作、人為因素等方面會給檔案帶來風險的防范工作，制定并實行有效的應急處理機制。同時，對重要檔案采取相應的加密處理，并利用先進技術開展異地異質備份工作，如檔案縮微等。其次，加強檔案工作過程的安全管理。加強銀行實體檔案在收集整理、加工、使用等環節的安全管理，最后，增強檔案庫房的安全管理意識。嚴格檢驗庫房承重是否達標，做好清理工作，并對庫房周邊環境的安全性進行分析，如空氣濕度、溫度等是否會對紙質、聲像文件產生不良影響[2]。

五、提升檔案工作人員素質

銀行檔案工作人員的素質是影響服務功效提高的一個重要因素。對此，在開展檔案工作時，銀行應重視相關人員素質的提升。首先，針對工作服務態度、檔案服務制度、職業操守等展開培訓，促進其職業素養的強化，以提高銀行客戶在檔案業務處理等工作中的滿意度，給銀行樹立良好形象。如定期召開員工交流會，讓員工在會議上分享經驗和建議，使之在交流中產生創新思維碰撞，并強化團隊協作意識。其次，展開專業知識和技能的培訓，如檔案分類歸檔的操作、檔案管理的安全防護等，提升檔案人員的業務能力和職業素養。最后，銀行要重視檔案工作專業技術型人才的引進與培養，并實施有效的獎懲制度，激發員工的創新創造能力，鼓勵其重視自我業務能力的進步。

結語：綜上，檔案工作服務功效的有效提高需要銀行從健全制度、強化指導與審查、完善信息化建設、增強安全管理意識、提高人員素質等方面著手，為自身和客戶提供更高效的檔案服務，推動銀行檔案工作朝著更加規范化、有序化方向發展，促進其內部管理水平的提升。